Egy ügyfél telefonon rendel, az adatokat valaki beírja egy Excel-táblázatba, a megrendelést e-mailben továbbítják, a teljesítést papíron igazolják, a számlázáshoz pedig ismét kézzel rögzítik az információkat. Mindenki elvégzi a feladatát, mégis könnyen elveszhet egy dokumentum, elmaradhat egy értesítés vagy hibás adat kerülhet a következő munkafázisba.
A céges munkafolyamatok digitalizálása az ilyen széttagolt működés rendezését jelenti. A cél, hogy az adatok egységesen kezelhetők legyenek, a feladatok állapota követhetővé váljon, és a munkatársaknak ne kelljen ugyanazokat az információkat több helyen rögzíteniük. Ehhez nem feltétlenül szükséges azonnal egy teljesen új vállalati rendszer. Egy kisebb vállalkozásnál már a közös dokumentumkezelés és az átlátható feladatnyilvántartás is előrelépést jelenthet. Összetettebb működésnél viszont rendszerintegrációra, automatizált jóváhagyásokra vagy egyedi üzleti szoftverre lehet szükség.
A döntő kérdés nem az, hogyan lehet megszabadulni az Exceltől vagy a papírtól. Hanem az, hogyan jut el egy üzleti ügy a kezdetétől a lezárásáig, és ebből mennyi időt visznek el a felesleges adminisztratív lépések.
A digitális munkafolyamat több, mint a papír elektronikus változata
A digitalizálás és az automatizálás gyakran összemosódik, pedig különböző fejlesztési szinteket jelentenek. Ha egy papíralapú nyomtatványt beszkennelsz és elmentesz egy mappába, digitális másolatot hozol létre. Ettől azonban a jóváhagyási folyamat még ugyanúgy telefonhívásokból és e-mailekből állhat. Ha a munkatársak egy közös online űrlapon rögzítik az igényeket, és azok egy központi nyilvántartásba kerülnek, már a folyamat adatkezelése is digitálissá válik.
Amikor pedig a rendszer automatikusan kijelöli a felelőst, figyeli a határidőket és továbbítja a jóváhagyott ügyeket, már automatizált munkafolyamatról beszélünk. A három szint tehát eltérő:
Digitalizálás: a papíralapú vagy szétszórt információkat elektronikusan, rendezett formában kezeljük.
Folyamatfejlesztés: egyszerűsítjük a munkalépéseket, megszüntetjük a párhuzamos nyilvántartásokat és tisztázzuk a felelősségeket.
Automatizálás: meghatározott események és szabályok alapján a rendszer maga hajt végre bizonyos műveleteket.
A digitális transzformáció ennél tágabb változás: a technológia mellett a vállalkozás működését, döntési folyamatait és együttműködési szokásait is érintheti. A céges munkafolyamatok digitalizálásának első eredménye gyakran nem az, hogy minden automatikussá válik, hanem az, hogy végre egyértelmű, ki miért felel, és hol tart egy ügy.
Mikor válik az Excel, az e-mail és a papír a növekedés akadályává?
Ezek az eszközök önmagukban nem rosszak. Az Excel alkalmas számításokra és egyszerű nyilvántartásokra, az e-mail megfelelő kommunikációs csatorna, a papír pedig bizonyos helyzetekben továbbra is indokolt. A nehézségek akkor kezdődnek, amikor a vállalkozás a teljes napi működését egymástól független fájlokkal, üzenetekkel és dokumentumokkal próbálja irányítani.
Több helyen szerepel ugyanaz az adat
Egy ügyfél neve, címe vagy rendelési azonosítója megjelenhet az ajánlatban, a CRM-ben, egy táblázatban és a számlázóprogramban is. Ha az adat változik, mindenhol külön frissíteni kell. Amennyiben ez elmarad, különböző munkatársak eltérő információk alapján dolgozhatnak. A többszörös adatrögzítés ráadásul hibalehetőségeket teremt. A megoldás általában az, hogy minden adattípusnak kijelölnek egy elsődleges nyilvántartást, a többi rendszer pedig abból kapja meg a szükséges információt.
A feladatok e-mail-fiókokban ragadnak
Egy e-mail alkalmas arra, hogy valakit tájékoztassunk. Arra már kevésbé, hogy egy több szereplős, határidőkkel és jóváhagyásokkal működő folyamatot hosszú távon átláthatóan kezeljünk. Ha a felelős munkatárs szabadságra megy, könnyen előfordulhat, hogy mások nem látják, milyen feladatok várnak rá. Egy központi feladatkezelőben ezzel szemben minden ügyhöz hozzárendelhető felelős, határidő, státusz és előzmény. A feladatkezelő programok kiválasztásánál ezért érdemes a csapat tényleges munkamódszeréből kiindulni.
A papíralapú jóváhagyás lelassítja az ügyintézést
Egy beszerzési igény vagy teljesítésigazolás papíron is kezelhető, de az iratnak fizikailag el kell jutnia a megfelelő személyekhez. Ha valaki nincs az irodában, a jóváhagyás késhet. Ha az eredeti dokumentum elkallódik, nehéz lehet rekonstruálni, ki és mikor hozott döntést. Digitális jóváhagyási folyamatnál a rendszer rögzítheti a kérelmet, a felelőst, a döntést és annak időpontját. A dokumentumokhoz megfelelő jogosultságok mellett távolról is hozzá lehet férni. Fontos különbség, hogy egy egyszerű digitális jóváhagyás nem feltétlenül helyettesít minden jogilag előírt aláírási vagy dokumentumkezelési követelményt. Ezeket a konkrét ügytípus alapján kell meghatározni.
Először a folyamatot térképezd fel, ne szoftvert válassz
A digitalizálási projektek egyik leggyakoribb tévedése, hogy a vállalkozás előbb választ alkalmazást, és csak utána próbálja hozzáigazítani a működését. Ennek eredményeként a régi adminisztráció gyakran új felületre költözik, miközben a felesleges lépések megmaradnak. A helyes kiindulópont egy konkrét üzleti folyamat feltérképezése. Például: mi történik az ügyfél megrendelésétől a számla kiállításáig?
Határozd meg a folyamat elejét és végét
Egy megrendelésfeldolgozási folyamat kezdődhet a rendelés beérkezésével, és lezárulhat a teljesítés visszaigazolásával vagy a számlázással. A határok kijelölése segít elkerülni, hogy a projekt egyszerre akarja átalakítani a vállalkozás összes működési területét. Ezután érdemes végigkövetni egy valódi, tipikus ügy útját. Nem azt kell leírni, hogyan kellene működnie a folyamatnak, hanem azt, ahogyan ténylegesen zajlik.
Keresd meg a várakozási és adatátadási pontokat
Minden lépésnél érdemes megválaszolni néhány kérdést:
Ki indítja el a feladatot?
Milyen információ szükséges a végrehajtásához?
Hol található az adat, és ki felel a pontosságáért?
Mi alapján dől el, ki kapja a következő feladatot?
Mi történik, ha egy adat hiányzik vagy hibás?
Hogyan látható, hogy az ügy elkészült?
Melyik lépésnél kell ugyanazt az információt újra beírni?
A felmérés során különösen hasznos megkülönböztetni az aktív munkával töltött időt és a várakozási időt. Egy jóváhagyás például két percet vesz igénybe, de az ügy három napig állhat, mire a megfelelő személy észreveszi az e-mailt. A folyamat átfutási ideje ezért sokszor fontosabb mutató, mint az egyes műveletek végrehajtásának időtartama.
Szűrd ki a szükségtelen lépéseket
A digitalizálás előtt érdemes megvizsgálni, valóban szükség van-e minden jelenlegi ellenőrzésre, továbbításra és jóváhagyásra. Ha például ugyanazt az ügyféladatot három osztály is ellenőrzi, lehet, hogy elegendő lenne egy megfelelő adatellenőrzés a folyamat elején. Az üzleti folyamatok automatizálásáról szóló döntéseknek is erre az egyszerűsített működésre érdemes épülniük. Egy rossz folyamat automatizálva is rossz folyamat marad. Legfeljebb gyorsabban hajtja végre a felesleges műveleteket.
Öt terület, ahol gyorsan kézzelfoghatóvá válhat a digitalizálás
A megfelelő első projekt kiválasztása a vállalkozás működésétől függ. Vannak azonban olyan területek, ahol a manuális adminisztráció jellemzően jól azonosítható.
1. Ügyfélkezelés és értékesítés
Ha az érdeklődők adatai e-mailekben, jegyzetekben és különböző táblázatokban találhatók, nehéz egységesen követni az értékesítési folyamatot. Egy CRM-rendszerben az ügyfélhez kapcsolódó kapcsolattartási adatok, ajánlatok, feladatok és kommunikációs előzmények központilag kezelhetők. A CRM-rendszerek bevezetésének szempontjai között ezért nem csak a funkciók száma számít. Azt is mérlegelni kell, hogy a rendszer hogyan illeszkedik az értékesítők napi munkájához.
Egy digitális értékesítési folyamatban az ajánlatkérés beérkezése után automatikusan létrejöhet egy ügyfélrekord, a rendszer feladatot oszthat ki, és figyelmeztethet a következő kapcsolatfelvételre. A CRM értékesítési használata így akkor hozhat valódi előnyt, ha az ügyfelek állapota és a következő teendők nem kizárólag az értékesítők személyes emlékezetében léteznek.
2. Belső feladatok és jóváhagyások
Szabadságkérelmek, beszerzési igények, költségelszámolások és dokumentumjóváhagyások esetén a legnagyobb gondot gyakran a feladatok követhetősége jelenti. Egy digitális munkafolyamatban a kérelemhez hozzárendelhető a jóváhagyó, a határidő és az aktuális állapot. A workflow automatizálás ennél továbbmegy: meghatározott szabályok alapján automatikusan továbbíthatja az ügyet, emlékeztetőt küldhet, vagy új feladatot hozhat létre. A digitalizálás és az automatizálás itt jól elkülöníthető. Már az is előrelépés, ha minden kérelem egyetlen rendszerben látható. A következő fejlesztési szint lehet a továbbítás és a határidőfigyelés automatizálása.
3. Dokumentumkezelés és szerződések
A közös dokumentumkezelés segíthet megszüntetni azt a helyzetet, amikor ugyanannak a szerződésnek több, egymástól eltérő változata kering e-mailben. A közös dokumentumszerkesztés előnyei különösen akkor érvényesülhetnek, ha több munkatárs dolgozik ugyanazon anyagon. A megfelelő dokumentumkezeléshez azonban a közös tárhely önmagában nem mindig elegendő. Szükség lehet verziókövetésre, hozzáférési jogosultságokra, jóváhagyási állapotokra és visszakereshető előzményekre is. Érdemes azt is meghatározni, melyik dokumentum számít véglegesnek, és ki jogosult módosítani vagy törölni azt.
4. Számlázás és pénzügyi adminisztráció
A megrendelési, teljesítési és számlázási adatok különálló kezelése jelentős manuális munkát okozhat. Ha egy megrendelés adatait a számlázáshoz újra be kell gépelni, az időveszteség mellett az eltérő adatok kockázata is megjelenik. Az automatizált számlázás megfelelő rendszerkapcsolatok mellett csökkentheti az ismétlődő adatbevitelt. A pénzügyi folyamatoknál azonban pontosan meg kell határozni az ellenőrzési és jóváhagyási pontokat. Egy hibás teljesítési adat automatikus feldolgozása nem jelent valódi hatékonyságnövekedést.
5. Készletkezelés és megrendelések
A készletadatok különösen érzékenyek arra, ha több rendszer eltérő időpontban frissül. Egy webshop, egy raktári nyilvántartás és egy ügyviteli rendszer között könnyen keletkezhet eltérés, ha a munkatársak manuálisan vezetik át a változásokat. A webshop és ügyviteli rendszer összekötése segíthet a rendelési és teljesítési információk összehangolásában. A készletnyilvántartás szinkronizálása esetén ugyanakkor különösen fontos, hogy a rendszer kezelje a párhuzamos rendeléseket, a sikertelen adatátadásokat és az esetleges készleteltéréseket.
Milyen szoftverre van szükség a céges munkafolyamatok digitalizálásához?
A megfelelő rendszer kiválasztása attól függ, hogy a vállalkozás jelenleg milyen eszközöket használ, mekkora az adminisztrációs terhelése, és mennyire összetettek a folyamatai. Nem minden esetben kell lecserélni a meglévő alkalmazásokat. Gyakran elegendő egy központi nyilvántartás, egy feladatkezelő vagy a már használt rendszerek összekapcsolása.
Felhőalapú megoldások kisebb csapatoknak
Egy kisebb vállalkozás számára megfelelő kiindulópont lehet egy felhőalapú dokumentumtár, közös feladatkezelő vagy ügyviteli alkalmazás. Az ügyviteli rendszerek előnyei akkor mutatkozhatnak meg igazán, amikor több munkatárs ugyanazokkal az ügyfél-, megrendelési vagy teljesítési adatokkal dolgozik.
A felhőalapú ügyviteli rendszerek lehetőséget adhatnak a különböző helyszínekről történő hozzáférésre, miközben az alkalmazás üzemeltetésének bizonyos feladatait a szolgáltató látja el. A bevezetés előtt azonban tisztázni kell az adatkezelési feltételeket, a jogosultságokat, a mentési lehetőségeket és azt is, hogyan exportálhatók az adatok szolgáltatóváltás esetén.
ERP-rendszer összetettebb vállalati működéshez
Ha a beszerzés, a készletgazdálkodás, a pénzügy és a teljesítés szorosan összekapcsolódik, szükség lehet integrált vállalatirányítási rendszerre. Az ERP-rendszerek több üzleti terület adatait és folyamatait képesek közös működési keretbe szervezni. Ez csökkentheti a különálló nyilvántartások számát, de az ERP bevezetése jelentős szervezési feladat is lehet. A vállalkozásnak egységesítenie kell az adatait, tisztáznia kell a folyamatokat, és meg kell határoznia a felhasználói jogosultságokat. Az ERP nem minden cégnek szükséges. Egy néhány fős szolgáltató vállalkozás egyszerűbb eszközökkel is hatékonyan működhet, míg egy több telephelyes kereskedelmi vagy gyártóvállalatnál az integrált rendszer komoly előnyt jelenthet.
Meglévő alkalmazások összekapcsolása
Ha a vállalkozás már elégedett a CRM-jével, számlázójával és projektkezelőjével, nem feltétlenül érdemes ezeket lecserélni. A rendszerintegráció lehetővé teheti, hogy a különálló alkalmazások adatokat adjanak át egymásnak. Például egy elfogadott ajánlat automatikusan létrehozhat megrendelést az ügyviteli rendszerben, majd a teljesítés után a szükséges adatok továbbíthatók a számlázóhoz. Az ilyen kapcsolatok kialakításánál az API-integráció gyakran megfelelő technikai megoldás. Az integráció tervezésekor nem elegendő azt ellenőrizni, hogy két rendszer képes-e kommunikálni. Azt is meg kell határozni, melyik alkalmazásban található a hiteles adat, milyen esemény indítja az adatátadást, és mi történik, ha a kapcsolat átmenetileg megszakad.
Egyedi vállalati szoftver
Vannak vállalkozások, amelyek működése nem illeszthető megfelelően a kész alkalmazásokhoz. Ilyen helyzet fordulhat elő, ha speciális jóváhagyási szabályok, összetett munkafolyamatok, sajátos jogosultságok vagy több régi rendszerrel történő együttműködés szükséges. A belső vállalati rendszer fejlesztése lehetőséget adhat arra, hogy a feladatok, dokumentumok és üzleti adatok egy központi alkalmazásban legyenek kezelhetők.
Az egyedi szoftverfejlesztés előnye a vállalkozás működéséhez igazított megoldás, ugyanakkor fejlesztési, üzemeltetési és karbantartási költségekkel jár. Az egyedi és dobozos szoftverek összehasonlítása segíthet annak eldöntésében, hogy a speciális igények valóban indokolják-e a saját rendszer fejlesztését.
Mikor érdemes lecserélni az Excelt, és mikor nem?
Az Excel kiváltása sok digitalizálási projektben felmerül, de nem minden táblázat jelent problémát. Egy egyszerű költségkalkulációhoz, alkalmi kimutatáshoz vagy kisebb adatelemzéshez továbbra is megfelelő eszköz lehet. A nehézségek akkor jelentkeznek, amikor egy táblázat már valójában vállalati alkalmazásként működik.
Például több munkatárs módosítja ugyanazokat az adatokat, különböző jogosultságokra lenne szükség, vagy a nyilvántartás alapján automatikusan kellene feladatokat létrehozni. Az Excel egyedi üzleti szoftverrel történő kiváltása akkor lehet indokolt, ha a táblázatos működés már rendszeresen hibákhoz, adatütközésekhez vagy jelentős adminisztrációhoz vezet. Nem feltétlenül kell azonban az összes táblázatot megszüntetni. Egy vállalati rendszerből exportált adatok Excelben továbbra is elemezhetők, miközben az elsődleges nyilvántartás és a munkafolyamat-kezelés központi alkalmazásban történik. Az Excel nem ellenség, hanem eszköz. A kérdés az, hogy megfelelő feladatra használja-e a vállalkozás.
Így digitalizálj egy céges folyamatot lépésről lépésre
Egy jól körülhatárolt digitalizálási projekt kisebb kockázatot jelenthet, mint a teljes vállalati működés egyszerre történő átalakítása.
1. Válassz egy konkrét problémát
Ne az legyen a cél, hogy „digitálisabb legyen a cég”. Határozz meg egy mérhető problémát. Például:
Az ajánlatkérések feldolgozása túl sok manuális adatbevitelt igényel.
A beszerzési jóváhagyások gyakran elakadnak.
Nem követhető, ki foglalkozik egy adott ügyféllel.
A teljesítési adatok késve jutnak el a számlázáshoz.
Több táblázatban eltérő készletadatok szerepelnek.
Egy pontosan meghatározott probléma alapján könnyebb kiválasztani a megfelelő technológiát és értékelni az eredményt.
2. Mérd fel a jelenlegi működést
Rögzítsd, mennyi időt vesz igénybe a folyamat, hány ember vesz részt benne, és hol fordulnak elő hibák. Külön mérd az aktív munkavégzést és a várakozási időt. Egy ügy például azért is tarthat több napig, mert a következő felelős nem kap időben értesítést. Ebben az esetben nem feltétlenül a feladat végrehajtását kell gyorsítani, hanem a továbbítás módját.
3. Tervezd meg az új folyamatot
Határozd meg, mely adatokra van szükség, ki jogosult módosítani őket, és milyen állapotokon halad át az ügy. Már a tervezés során foglalkozni kell a kivételes helyzetekkel is. Mi történik, ha a jóváhagyó szabadságon van? Ki javíthat egy hibás megrendelést? Hogyan lehet visszavonni egy tévesen elindított folyamatot? Az ilyen kérdésekre adott válaszok határozzák meg, mennyire lesz használható az új rendszer.
4. Készíts pontos követelményeket
Ha a megoldás fejlesztést vagy rendszerintegrációt igényel, szükség van a funkciók és az üzleti szabályok dokumentálására. A szoftverspecifikáció segíthet egyértelművé tenni, hogy a rendszernek mit kell elvégeznie, milyen adatokat kezel, és hogyan reagál a különböző eseményekre. Egy jó követelmény például nem egyszerűen annyi, hogy „a rendszer küldjön értesítést”, hanem pontosan meghatározza, milyen esemény után, kinek, milyen csatornán és milyen tartalommal történjen az értesítés.
5. Indíts kisebb próbaüzemet
Érdemes először korlátozott felhasználói körrel vagy egyetlen munkafolyamattal kipróbálni a megoldást. Így a munkatársak visszajelzései alapján javítható a felület, pontosíthatók a szabályok, és kiderülhetnek a korábban nem azonosított kivételek.
A prototípus készítése különösen hasznos lehet akkor, ha egy új rendszer felhasználói működését kell még a teljes fejlesztés előtt kipróbálni. Egy összetettebb alkalmazásnál pedig célszerű lehet először a legfontosabb funkciókat tartalmazó, korlátozott változatot elkészíteni.
6. Tanítsd be a munkatársakat, és mérd az eredményt
A digitalizálás nem ér véget a rendszer élesítésével. A munkatársaknak meg kell érteniük, hogyan változik a napi munkájuk, hol találják az információkat, és mi a teendőjük hiba esetén. A bevezetés után érdemes ugyanazokat a mutatókat mérni, mint a projekt elején: feldolgozási idő, hibák száma, határidők teljesülése és manuális adatbevitel mennyisége. Így megállapítható, hogy az új működés valóban javulást hozott-e.
Mennyibe kerül a céges munkafolyamatok digitalizálása?
A költség elsősorban a választott megoldástól és a folyamatok összetettségétől függ. Egy meglévő felhőalapú alkalmazás bevezetése jellemzően más költségszerkezetet jelent, mint egy több rendszerrel kommunikáló, egyedi vállalati szoftver fejlesztése. A költségtervezésnél érdemes külön figyelembe venni a felmérést, az adatállományok rendezését, az előfizetési vagy fejlesztési díjakat, az integrációkat, a tesztelést, a betanítást és a későbbi üzemeltetést. Az egyedi szoftver fejlesztési költségeit például jelentősen befolyásolhatja a felhasználói szerepkörök száma, az üzleti szabályok összetettsége és a külső rendszerekkel kialakítandó kapcsolatok mennyisége. A megtérülés számításánál a megtakarított munkaidő mellett a hibajavításra fordított időt, a gyorsabb ügyintézést és a jobb átláthatóság üzleti értékét is érdemes mérlegelni.
Egy egyszerű, szemléltető példa
Tegyük fel, hogy egy vállalkozás havonta 300 ügyet kezel, és minden ügyhöz átlagosan 10 perc ismétlődő adminisztráció kapcsolódik. Ez havi 3000 perc, vagyis 50 munkaóra.
Ha egy új digitális folyamatban az adminisztráció ügyenként 4 percre csökken, a havi ráfordítás 20 munkaóra lenne.
A hipotetikus példában így havonta 30 munkaóra szabadulhatna fel. Ez nem valós Netipar-projektből származó eredmény, és önmagában nem jelenti azt, hogy a fejlesztés pénzügyileg is megtérül. A tényleges megtérüléshez a bevezetés és a működtetés teljes költségét is figyelembe kell venni.
Adatbiztonság és jogosultságkezelés: amit nem szabad kihagyni
A digitalizálás során a korábban különálló információk gyakran közös rendszerbe kerülnek. Ez megkönnyítheti a munkát, de növeli annak jelentőségét is, hogy ki milyen adatokhoz férhet hozzá. Egy ügyfélszolgálati munkatársnak például szüksége lehet az ügyfél kapcsolattartási adataira és a folyamatban lévő ügyekre, de nem feltétlenül kell látnia a vállalkozás teljes pénzügyi nyilvántartását.
A megfelelő jogosultságkezelés mellett szükség lehet a módosítások naplózására, rendszeres mentésekre és a hozzáférések felülvizsgálatára is. Az adattárolás felhőben külön figyelmet igényel a szolgáltató kiválasztásakor. Tisztázni kell az adatkezelési és mentési feltételeket, valamint azt, hogyan biztosítható az adatok visszaállítása vagy exportálása. A digitális rendszernek ellenőrizhetőnek kell lennie. Ha egy munkatárs hibás adatot módosít, fontos, hogy a változás visszakövethető legyen, és szükség esetén javítani lehessen.
Mi történik a régi rendszerekkel?
Sok vállalkozás azért halogatja a digitalizálást, mert attól tart, hogy a meglévő szoftverek lecserélése túl nagy fennakadást okozna. Pedig nem minden régi rendszert kell azonnal megszüntetni. Egy jól működő, de korlátozott integrációs lehetőségekkel rendelkező alkalmazás bizonyos esetekben tovább használható, miközben a köré épülő folyamatokat fokozatosan korszerűsítik.
Más esetekben viszont a rendszer technikai korlátai, biztonsági hiányosságai vagy nehézkes karbantartása miatt indokolt lehet a csere. A legacy rendszerek problémáinak megértése segíthet eldönteni, hogy egy régi alkalmazás valóban akadályozza-e a vállalkozás működését. Az elavult vállalati szoftver modernizációja történhet fokozatosan is. Például először az adatkapcsolatokat alakítják ki, később az egyes funkciókat helyezik át új rendszerbe. Ez csökkentheti az egyszerre végrehajtott változtatások kockázatát, de gondos adatkezelési és átállási tervet igényel.
Mikor érdemes szakértőt bevonni?
Egy egyszerű feladatkezelő bevezetését vagy közös dokumentumtár kialakítását sok vállalkozás saját erőforrásból is meg tudja oldani. Szakértő bevonása akkor lehet indokolt, ha több üzleti terület működését kell összehangolni, régi rendszerekből kell adatokat átvenni, vagy összetett jogosultsági és automatizálási szabályokra van szükség.
Különösen fontos a tervezés, ha a digitalizálás olyan folyamatokat érint, amelyek leállása közvetlenül akadályozná az értékesítést, a teljesítést vagy a pénzügyi működést. A szoftverfejlesztő cég kiválasztásakor ezért nem elegendő kizárólag a fejlesztési árat összehasonlítani. A folyamatfelmérés, az integrációs tapasztalat, a tesztelési módszerek és a későbbi támogatás is számít.
Az első lépés: egyetlen folyamatot tegyél átláthatóvá
A céges munkafolyamatok digitalizálása akkor működik jól, ha nem a használt eszközök lecseréléséből, hanem egy konkrét üzleti probléma megoldásából indul ki. Lehet, hogy a vállalkozásnak egy jobb feladatkezelőre van szüksége. Elképzelhető, hogy a CRM és a számlázó összekapcsolása oldja meg a legtöbb problémát. Összetettebb működésnél pedig egyedi belső rendszer jelentheti a megfelelő irányt. A legjobb első projekt általában az, amelynek világos a határa, ismert a jelenlegi időráfordítása, és az eredménye a bevezetés után mérhető.
Ha az ügyek állapota követhető, az adatoknak egyértelmű helyük van, és a munkatársaknak nem kell ugyanazokat az információkat újra és újra rögzíteniük, a digitalizálás már valódi működési javulást hozhat. A Netipar szoftverfejlesztési megoldásai olyan vállalkozások számára lehetnek relevánsak, amelyek meglévő munkafolyamataikat szeretnék rendezettebbé tenni, különálló rendszereiket összekapcsolni, vagy egyedi digitális alkalmazással támogatni a működésüket. Az Excelnek, az e-mailnek és a papírnak továbbra is lehet helye a vállalkozásban. A lényeg az, hogy ne ezek között vesszen el az üzleti folyamat.
