Feladatkezelő programok: melyiket válassza egy cég?

Nincs olyan feladatkezelő program, amely minden vállalkozásnak egyformán jó. Egy kisebb csapatnak elég lehet egy egyszerű, gyorsan bevezethető online rendszer, míg összetettebb működésnél már projektkezelésre, automatizálásra, jogosultságokra, riportokra és más vállalati rendszerekkel való kapcsolatra is szükség lehet.

A választást ezért nem érdemes azzal kezdeni, hogy melyik program a legismertebb vagy melyik kínálja a legtöbb funkciót. Előbb azt kell megnézni, hogyan dolgozik a cég: milyen feladatokat kezel, hány ember vesz részt a folyamatokban, hogyan követik a határidőket, és mi történik egy feladattal azután, hogy valaki létrehozta.

A jó feladatkezelő rendszer a napi munkát egyszerűbbé és követhetőbbé teszi. Ha a csapatnak folyamatosan a szoftver korlátaihoz kell igazítania a működését, valószínűleg nem megfelelő eszközt választott.

Mire való egy céges feladatkezelő program?

Sok vállalkozásnál a teendők több helyen élnek egyszerre. Az egyik e-mailben érkezik, a másikat chatben osztják ki, egy határidő Excelben szerepel, néhány feladat pedig egyszerűen egy megbeszélésen hangzik el. Kevés teendőnél és kis csapatnál ez még működhet. Ahogy azonban nő a párhuzamos ügyek, projektek és munkatársak száma, egyre nehezebb követni, ki mit vállalt, hol tart vele, és melyik határidő csúszik. A feladatkezelő program ezeket a teendőket közös rendszerbe rendezi. Egy feladathoz felelős, határidő, prioritás, státusz és a munkához szükséges további információk rendelhetők. Így a feladat nem egy elveszett e-mail vagy chatüzenet marad, hanem visszakereshető és követhető munkadarab.

Mit old meg a gyakorlatban?

Egy céges feladatkezelőben egyértelműen rögzíthető, mit kell elvégezni, ki felel érte, mikorra kell elkészülnie, milyen állapotban van, és kapcsolódik-e hozzá dokumentum, megjegyzés vagy részfeladat.

Vegyünk egy egyszerű példát. Egy ügyfél módosítást kér. A teendő bekerül a rendszerbe, felelőst és határidőt kap, majd elkészülés után tesztelésre kerül. A projekt állapotát bárki megnézheti anélkül, hogy külön végig kellene kérdeznie a csapatot.

A rendszer természetesen nem végzi el a munkát. Arra szolgál, hogy a munka állapota ne legyen bizonytalan.

Miért nem mindig elég az Excel, az e-mail vagy a chat?

Ezek az eszközök önmagukban jól használhatók, csak nem feltétlenül teljes feladatkezelésre készültek. Táblázatban jól lehet adatokat rendezni, e-mailben kommunikálni, chatben pedig gyorsan egyeztetni. Ha azonban ezekből próbálunk összerakni egy teljes munkaszervezési rendszert, hamar megjelennek a manuális szabályok.

Ki frissíti a státuszt? Hol található az aktuális határidő? Mi számít hivatalos információnak? Honnan tudjuk, hogy egy feladat valóban elkészült?

Egy ponton a párhuzamos nyilvántartások fenntartása több munkát okozhat, mint egy kifejezetten erre kialakított rendszer használata.

Feladatkezelő vagy projektmenedzsment program kell?

A két kategória között nincs éles határ. Sok feladatkezelő már komolyabb projektmenedzsment-funkciókat is kínál, miközben egy projektmenedzsment rendszer alapját ugyanúgy feladatok adják. A különbséget inkább a működés összetettsége alapján érdemes nézni.

Mikor elegendő egy egyszerű feladatkezelő?

Ha a csapatnak főként azt kell látnia, mi a teendő, ki végzi és mikorra kell elkészülnie, egy egyszerűbb rendszer is megfelelő lehet. Egy kisebb marketingcsapat például dolgozhat olyan táblán, ahol a feladatok az „előkészítés”, „folyamatban”, „ellenőrzés” és „kész” állapotokon haladnak végig. Ha kevés az egymásra épülő feladat, nincs szükség részletes kapacitástervezésre, és a projektek is könnyen átláthatók, fölösleges lehet egy túl összetett projektmenedzsment-rendszert bevezetni.

Mikor van szükség komolyabb projektmenedzsment funkciókra?

Összetettebb projekteknél már számíthat, hogy melyik feladat melyik után kezdődhet, milyen mérföldkövek vannak, hogyan oszlik el a kapacitás, és hol jelenik meg késés. Itt már megjelenhetnek feladatfüggőségek, idővonalak, több csapat, részprojektek és vezetői riportok is. Egy szoftverfejlesztési projektben például a tervezés, a fejlesztés, a tesztelés és az átadás egymásra épül. Ha egy korábbi fázis csúszik, az a következő lépésekre is hatással lehet. Ilyen helyzetben egy egyszerű teendőlista már kevés.

Milyen szempontok alapján válasszon feladatkezelő programot egy cég?

A funkciólista helyett a napi használatból érdemes kiindulni.

Hányan és milyen szerepkörökben használják majd?

Egy ötfős csapat igényei egészen mások lehetnek, mint egy több részlegből álló vállalkozásé. Kis csapatnál akár mindenki ugyanazokat az adatokat láthatja és hasonló jogosultságokkal dolgozhat. Nagyobb szervezetben már szükség lehet arra, hogy egyes felhasználók csak bizonyos projekteket érjenek el, mások feladatokat osszanak ki, a vezetők pedig magasabb szintű áttekintést kapjanak. Az sem mindegy, hogy külső partnereket vagy ügyfeleket be kell-e vonni a rendszerbe.

Mennyire összetettek a munkafolyamatok?

Van, ahol elég három állapot: nyitott, folyamatban, kész. Máshol ugyanaz a feladat több jóváhagyási szakaszon halad keresztül. Egy szerződés előkészítése például így nézhet ki: tervezet → belső ellenőrzés → ügyfél jóváhagyása → véglegesítés

Ha a vállalkozás sajátos folyamatok szerint dolgozik, azt kell megvizsgálni, mennyire tudja ezeket a választott rendszer természetesen leképezni. Nem érdemes minden eltérő folyamatra külön szoftvert bevezetni. Az viszont fontos, hogy a rendszer ne kényszerítse a csapatot állandó kerülőutakra.

Milyen nézetek segítik valóban a munkát?

Más nézet hasznos egy munkatársnak, és más egy projektvezetőnek. Egy egyszerű lista gyors áttekintést ad a teendőkről. Kanban táblán jól látszik, hogyan haladnak a feladatok az egyes státuszokon keresztül. A naptárnézet a határidőket helyezi előtérbe, míg az idővonal összetettebb projektek tervezésénél lehet hasznos. A nézetek száma nem önmagában érték. Csak azok számítanak, amelyek ténylegesen segítik a munkát.

Mennyire van szükség automatizálásra?

Egy feladat elkészülése után automatikusan átadható a következő felelősnek. Bizonyos státusz értesítést küldhet, vagy egy új megrendelés létrehozhatja a hozzá tartozó teendőket. Az ilyen automatizmusok sok kézi lépést kiválthatnak.

Túlzásba vinni viszont könnyű. Ha már senki nem tudja, miért jött létre egy feladat vagy mitől érkezett egy értesítés, a rendszer inkább zajt termel. Az automatizálás akkor hasznos, ha egyszerűbbé teszi a folyamatot, nem akkor, ha elfedi annak működését.

Milyen riportokra van szükség?

A munkatársat többnyire az érdekli, mi a következő teendője. Egy vezető viszont más kérdésekre keres választ. Mely projektek késnek? Hol van sok nyitott feladat? Melyik csapat túlterhelt? Mely munkák állnak hosszabb ideje ugyanabban a státuszban? Ezekhez már olyan riportokra és vezetői nézetekre lehet szükség, amelyek túlmutatnak a napi feladatlistán.

Milyen más rendszerekkel kell együttműködnie?

A feladatkezelő sokszor CRM-hez, ügyviteli rendszerhez, levelezéshez, naptárhoz, dokumentumtárhoz vagy más vállalati alkalmazáshoz kapcsolódik. Tegyük fel, hogy az értékesítő lezár egy ügyletet a CRM-ben. Ha a projektvezetőnek ezután kézzel kell létrehoznia ugyanazt a munkát a feladatkezelőben, máris marad egy fölösleges adminisztratív lépés. Integrált működésnél az elfogadott ügylet automatikusan elindíthatja a szükséges feladatokat. Minél több ilyen kapcsolat van, annál kevésbé célszerű a feladatkezelőt különálló rendszerként kezelni.

Milyen ismert feladatkezelő programok jöhetnek szóba?

Több ismert megoldás közül lehet választani, de abszolút rangsort nem érdemes felállítani. Az számít, milyen munkát kell támogatniuk. A szolgáltatások funkciói és csomagjai idővel változhatnak, ezért konkrét döntés előtt az aktuális szolgáltatói információkat külön ellenőrizni kell.

Trello

A Trello elsősorban vizuális, táblás feladatkezeléséről ismert. Kanban-jellegű felépítése könnyen érthető, ezért egyszerűbb folyamatoknál gyorsan használatba vehető a Trello. Egy kisebb csapat például külön oszlopokban kezelheti az új, folyamatban lévő és elkészült feladatokat. Ha azonban összetett projektek, részletes riportok vagy speciális vállalati folyamatok jelennek meg, már meg kell vizsgálni, hogy ez a működés továbbra is elegendő-e.

Asana

Az Asana feladatok és projektek strukturáltabb kezelésére használható. Olyan csapatoknál lehet jó választás, ahol a napi teendők mellett több projektet és összetettebb munkafolyamatokat is követni kell. Itt sem a funkciók száma a döntő, hanem az, hogy a rendszer mennyire illeszkedik a vállalat saját működéséhez.

ClickUp

A ClickUp sokféle funkciót próbál egy rendszerben összefogni, ezért olyan cégeknek lehet érdekes, amelyek a feladatkezelés mellett több projekt- és együttműködési funkciót is ugyanott szeretnének használni. A széles funkcionalitás ugyanakkor több konfigurációt és bevezetési döntést is jelenthet. Nem minden csapatnak van szüksége ugyanarra a komplexitásra.

Monday.com

A Monday.com rugalmasan kialakítható munkafolyamatokra épít. Olyan vállalkozások számára lehet érdekes, amelyek több eltérő folyamatot szeretnének hasonló rendszerben kezelni. A rugalmasság akkor érték, ha maga a folyamat már tisztázott. Ha nincs egyértelmű működés, a sok beállítási lehetőség önmagában nem fog rendet teremteni.

Jira

A Jira leginkább szoftverfejlesztési és technikai munkafolyamatok kapcsán ismert. Hibajegyek, fejlesztési feladatok, backlogok és összetettebb workflow-k kezelésére is használható. Ez nem jelenti azt, hogy általánosan jobb lenne más rendszereknél. Olyan környezetben lehet jó választás, ahol a működése jól illeszkedik a fejlesztési vagy technikai folyamatokhoz.

Microsoft Planner

Microsoft-alapú vállalati környezetben a Planner kézenfekvő választás lehet, különösen akkor, ha a cég eleve intenzíven használja a Microsoft ökoszisztémáját. Ebben az esetben nem csak magát a feladatkezelőt érdemes nézni, hanem azt is, hogyan illeszkedik a vállalkozás már meglévő eszközeihez.

Ingyenes vagy fizetős feladatkezelő programot érdemes választani?

Kisebb csapatnál vagy kipróbálási időszakban egy ingyenes csomag is elegendő lehet. Ha csak alapvető feladatkiosztásra, határidőkre és státuszokra van szükség, nem feltétlenül indokolt rögtön nagyobb csomagra előfizetni. Fizetős verzió akkor válhat szükségessé, amikor fejlettebb jogosultságokra, automatizálásra, riportokra, integrációkra vagy más vállalati funkciókra van igény.

Az ár önmagában azonban félrevezető lehet. Egy olcsó rendszer is sokba kerülhet, ha a munkatársak minden nap kézzel mozgatják az adatokat közte és más alkalmazások között. Egy drágább, de jól integrált megoldás közben kevesebb adminisztrációt hagyhat maga után.

Mikor nem elég egy kész feladatkezelő program?

A kész SaaS rendszerek sok cég igényeit teljesen lefedik. Az egyedi megoldás akkor kezd reális alternatívává válni, amikor a működést már folyamatosan a szoftver kereteihez kell igazítani.

Ha sajátos munkafolyamatokat kell kezelni

Egy feladat része lehet olyan üzleti folyamatnak, amely több speciális állapotot, jóváhagyást vagy automatikus műveletet tartalmaz. Ha például egy státuszváltás más vállalati rendszerben is módosít adatokat vagy elindít egy következő folyamatot, már túlmutatunk az egyszerű feladatkezelésen.

Ha a feladatok más üzleti adatokhoz kapcsolódnak

Egy teendő gyakran ügyfélhez, ajánlathoz, megrendeléshez, projekthez, munkalaphoz vagy számlázási folyamathoz kötődik. Ha minden feladatnál több külön rendszerben kell megkeresni a kapcsolódó adatokat, a különálló feladatkezelő csak részben oldja meg a problémát. Ilyen helyzetben már integrált ügyviteli vagy CRM-rendszer is szóba kerülhet.

Ha az emberek végzik a rendszerek közötti adatmozgatást

Az ügyfél a CRM-ben van, a feladat másik alkalmazásban, a dokumentum felhőtárhelyen, a projektállapot egy táblázatban, a számlázási információ pedig megint máshol. Ez önmagában nem gond. Több külön rendszer is tud jól együtt működni. A probléma akkor kezdődik, amikor a munkatársak töltik be az integráció szerepét: folyamatosan másolják át az adatokat egyik alkalmazásból a másikba.

Kész feladatkezelő vagy egyedi rendszer?

Kész rendszerrel általában gyorsabban és kisebb induló ráfordítással lehet elindulni. A funkciók már rendelkezésre állnak, és az üzemeltetés jelentős részét a szolgáltató kezeli. Egyedi rendszerhez több tervezés és fejlesztés kell, cserébe a működés a vállalkozás saját folyamatai köré építhető. Egyik megközelítés sem jobb önmagában. A kérdés az, melyik illeszkedik jobban a tényleges üzleti igényekhez.

Mikor jobb döntés egy kész feladatkezelő?

Ha a folyamatok nagyrészt szabványosak, és egy meglévő rendszer tartalmazza a szükséges funkciókat, általában ésszerűbb azt használni. Egyszerű feladatkezelést nem célszerű nulláról lefejleszteni pusztán azért, hogy saját rendszer legyen.

Mikor lehet indokolt az egyedi fejlesztés?

Akkor érdemes komolyabban megvizsgálni, amikor a feladatkezelés egy nagyobb üzleti folyamat része. Egy megrendelés például automatikusan létrehozhat több teendőt. Bizonyos státuszok más rendszerekben is adatot módosíthatnak. Az ügyfélhez, projekthez, dokumentumokhoz és számlázáshoz kapcsolódó információk pedig egy folyamatban futhatnak össze. Ha ezt egy kész rendszer csak sok kiegészítővel, kézi adatmozgatással vagy jelentős kompromisszumokkal tudja kezelni, egy integrált vagy egyedileg fejlesztett megoldás már indokolható lehet. Nem a cég mérete dönti el, kell-e egyedi rendszer. Sokkal inkább a folyamatok összetettsége és az integrációs igények.

Hogyan válasszon rendszert úgy, hogy ne kelljen hamar lecserélni?

Először a folyamatot írják le

Nem azzal érdemes kezdeni, hogy Asana, ClickUp vagy más rendszer legyen. Előbb azt kell megérteni, hogyan zajlik maga a munka. Ki hozza létre a feladatot? Ki felel érte? Milyen állapotokon megy keresztül? Milyen információk szükségesek hozzá? Mi történik késés esetén? Ki ellenőrzi, és mi történik, amikor elkészül? Ezekből már használható követelménylista készíthető.

Válasszák külön a szükséges és a kényelmi funkciókat

Egy bemutatón sok minden hasznosnak tűnhet: dashboardok, automatizmusok, egyedi nézetek, értesítések, riportok. A kérdés nem az, hogy jól jönnének-e, hanem hogy ténylegesen szükségesek-e a napi működéshez. Minél több funkciót teszünk kötelezővé, annál összetettebb lesz a bevezetés és a használat.

Valódi munkafolyamattal próbálják ki

Egy üres demórendszerből kevés derül ki. Sokkal többet mond, ha egy valósághű céges folyamatot visznek végig benne: létrehozzák a feladatokat, kiosztják őket, státuszt váltanak, információt keresnek vissza, majd megnézik, mit lát ebből egy vezető. Ilyenkor gyorsan előjönnek azok a problémák, amelyek egy funkciólistából nem láthatók.

A várható fejlődést is vegyék figyelembe

Nem kell ma olyan rendszert választani, amely minden lehetséges jövőbeli igényt megold. Arra viszont célszerű figyelni, hogy a szoftver ne legyen már az induláskor a saját határán. Ha várhatóan több csapat csatlakozik, új folyamatok jelennek meg, vagy több rendszerrel kell majd együttműködni, ezt már a kiválasztásnál érdemes számításba venni.

Gyakori hibák feladatkezelő program bevezetésekor

Az egyik tipikus hiba a túl bonyolult rendszer kiválasztása. A csapat valójában egyszerű feladatkiosztást szeretne, mégis olyan szoftvert kap, amelynek használatához rengeteg mezőt és fölösleges folyamatot kell kezelni.

A másik véglet, amikor egy túl egyszerű eszközre próbálnak ráerőltetni egy összetett vállalati működést.

Gondot okozhat a státuszok következetlen használata is. Ha az egyik munkatárs számára a „folyamatban” azt jelenti, hogy dolgozik a feladaton, a másik számára pedig azt, hogy már ügyfél-visszajelzésre vár, a riportok rövid idő alatt pontatlanná válnak. Az értesítésekkel ugyanez történhet. Ha minden eseményről mindenki üzenetet kap, hamar megszűnik az értesítések információértéke.

Párhuzamos nyilvántartás mellett pedig maga a bevezetés kérdőjeleződik meg. Ha a feladat ugyan bekerül az új rendszerbe, de mellette továbbra is vezetnek Excel-listát és e-mailes nyilvántartást, az eredeti probléma megmarad. Egy feladatkezelő program nem fog rendet teremteni egy olyan munkafolyamatban, amelynek a szabályai sincsenek tisztázva.

Gyakori kérdések a feladatkezelő programokról

Melyik a legjobb feladatkezelő program cégeknek?

Nincs minden cég számára egyetlen legjobb megoldás. A választást a csapat mérete, a munkafolyamatok összetettsége, a szükséges automatizmusok, integrációk és riportok határozzák meg. Egyszerű működésnél egy könnyen használható kész rendszer gyakran jobb, mint egy túl összetett megoldás.

Mire jó egy feladatkezelő program?

A feladatok rögzítésére, kiosztására és követésére. Kezelhetők benne felelősök, határidők, prioritások, státuszok és a munkához kapcsolódó információk. Komplexebb rendszerben automatizálás, riportolás és más vállalati alkalmazásokkal való kapcsolat is megjelenhet.

Mi a különbség a feladatkezelő és a projektmenedzsment program között?

A feladatkezelő elsősorban az egyes teendők rögzítésére és követésére koncentrál. Projektmenedzsmentnél ehhez feladatfüggőségek, mérföldkövek, idővonalak, erőforrások vagy több projekt együttes követése is társulhat. A két kategória funkciói a gyakorlatban gyakran átfednek.

Érdemes ingyenes feladatkezelő programmal kezdeni?

Kisebb csapatnál és egyszerűbb igényeknél igen. Kipróbálásra is jó lehet, mert kiderülhet, milyen munkamódszer válik be a csapatnál. Fizetős csomagra akkor lehet szükség, ha fejlettebb jogosultságok, automatizálás, riportok vagy integrációk kellenek.

Mikor érdemes egyedi feladatkezelő rendszert fejleszteni?

Akkor lehet indokolt, ha a feladatkezelés szorosan kapcsolódik sajátos üzleti folyamatokhoz, más belső rendszerekhez vagy olyan működéshez, amelyet kész szoftverrel csak jelentős kompromisszumokkal lehet kezelni.

Melyik feladatkezelő programot válassza végül?

Egyszerű feladatkiosztáshoz és kisebb csapatmunkához célszerű először kész, gyorsan bevezethető rendszert keresni. Ha valamelyik meglévő eszköz megfelelően lefedi az igényeket, nincs szükség egyedi fejlesztésre. Összetettebb projektmunkánál már olyan rendszer lehet megfelelő, amely a munkafolyamatokat, automatizmusokat, jogosultságokat és vezetői áttekintést is kezeli.

Ha pedig a feladatok szorosan összekapcsolódnak ügyfelekkel, ajánlatokkal, megrendelésekkel, dokumentumokkal vagy más vállalati folyamatokkal, nem biztos, hogy külön feladatkezelőben érdemes gondolkodni. Ilyenkor már azt kell megvizsgálni, hogy egy integrált ügyviteli rendszer vagy egyedi fejlesztés egyszerűbben és következetesebben tudja-e kezelni a teljes működést.

A sorrend egyszerű: először a folyamatot kell megérteni, és csak utána érdemes technológiát választani.