Így növeld a hatékonyságot feladatkezelő programok segítségével!

Feladatok minden vállalkozásban vannak. A nehézség általában nem az, hogy nincs hol felírni őket, hanem az, hogy az információk több csatornán szóródnak szét. Egy kérés e-mailben érkezik, egy másikat telefonon beszélünk meg, a harmadik egy megbeszélésen hangzik el. Később már nem mindig egyértelmű, ki mit vállalt, mikorra kell elkészülnie, vagy hol tart a munka.

A task management, vagyis feladatkezelés ezt a működést teszi átláthatóbbá. A teendők egy közös rendszerbe kerülnek, ahol rögzíthető a felelős, a határidő, a prioritás, az aktuális állapot és minden olyan információ, amelyre a feladat elvégzéséhez szükség van. Egy jól kialakított feladatkezelési folyamat nemcsak a vezetőnek ad képet arról, hol tart a munka. A munkatársak számára is egyértelművé teszi, mi a következő teendőjük, mire várnak másoktól, és mely feladatok sürgősek.

Mit jelent a task management?

A task management az elvégzendő feladatok létrehozását, kiosztását, ütemezését és nyomon követését jelenti egészen azok lezárásáig.

A legegyszerűbb esetben három információ elég egy feladat meghatározásához: mit kell elvégezni, ki felel érte és mikorra kell elkészülnie. A gyakorlatban ehhez prioritás, státusz, leírás, részfeladatok, csatolmányok, megjegyzések vagy más feladatokkal fennálló függőségek is kapcsolódhatnak.

A feladatkezelés lehet egészen egyszerű. Egy kisebb csapatnak akár egy közös feladattábla is elegendő lehet. Összetettebb működésnél viszont már szükség lehet több projekt egyidejű kezelésére, automatizált munkafolyamatokra, jogosultságokra, riportokra vagy a csapat kapacitásának követésére. Nem az a cél, hogy minden apró teendőből külön adminisztráció legyen. Annyi információt érdemes rögzíteni, amennyi a munka egyértelmű elvégzéséhez és követéséhez valóban szükséges.

Miért kevés az e-mail és a szóbeli feladatkiosztás?

Egy-egy feladatot természetesen e-mailben vagy szóban is ki lehet osztani. A probléma akkor kezdődik, amikor egyszerre sok teendőt, több munkatársat és egymással összefüggő határidőt kell követni. Egy e-mailből például kiderülhet, mit kérünk egy kollégától, de később már nehezebb áttekinteni, hogy elkészült-e vele, változott-e a határidő, vár-e valamilyen információra, vagy kapcsolódik-e hozzá más feladat.

Szóbeli egyeztetésnél még kevesebb nyoma marad ezeknek az információknak. A csapat ilyenkor gyakran újabb üzenetekkel és megbeszélésekkel próbálja kideríteni, hol tart a munka. Egy közös feladatkezelőben mindenki ugyanazt az aktuális állapotot látja. Ha a státuszok naprakészek, nem kell minden alkalommal külön megkérdezni, hogy „hogy állunk vele?”. Ez nemcsak távmunkában hasznos. Ugyanúgy működik olyan csapatoknál is, amelyek naponta egy irodában dolgoznak.

Task management és projektmenedzsment: mi a különbség?

A két fogalom szorosan kapcsolódik egymáshoz, de nem ugyanazt jelenti. A task management az egyes feladatokra koncentrál: mi a teendő, ki végzi, mikorra kell elkészülnie, és milyen állapotban van. A projektmenedzsment ennél szélesebb terület. Egy teljes projekt célját, erőforrásait, ütemezését, mérföldköveit, kockázatait és egymással összefüggő feladatait kezeli.

Egy blogcikk megírása például lehet egyetlen feladat. A hozzá tartozó kulcsszókutatás, szövegírás, szerkesztés, jóváhagyás és publikálás már több egymásra épülő teendőből álló munkafolyamat. Egy teljes tartalommarketing-kampány pedig már projektként is kezelhető. Nem minden vállalkozásnak van szüksége összetett projektmenedzsmentre. Ha elsősorban azt szeretnénk átlátni, hogy kinek milyen feladata van és hol tart vele, egy egyszerűbb task management rendszer is elegendő lehet.

Mire képes egy feladatkezelő program?

A különböző rendszerek funkcionalitása eltérhet, de a feladatkezelés alapjai többnyire hasonlóak.

Feladatok, részfeladatok és felelősök

A legtöbb rendszerben létrehozhatunk feladatokat, amelyekhez felelőst, leírást és részfeladatokat rendelhetünk. A felelős kijelölése azért lényeges, mert egyértelművé teszi, kinél van az adott teendő. Ha többen dolgoznak ugyanazon a feladaton, az egyes munkarészek külön részfeladatként is kezelhetők. A bontásnál azonban nem érdemes túlzásba esni. A „weboldal elkészítése” túl általános lehet egy többhetes projektnél, de az sem hatékony, ha minden néhány perces művelet külön feladatként jelenik meg. Olyan egységeket célszerű kialakítani, amelyeknek egyértelmű eredménye és felelőse van, illetve szükség esetén határidő is rendelhető hozzájuk.

Határidők, prioritások és függőségek

A határidő megmutatja, mikorra kell elkészülni, a prioritás pedig segít eldönteni, melyik feladattal kell először foglalkozni. Összetettebb munkánál a feladatok közötti függőségek is számítanak. Ha a grafikus csak a szöveg véglegesítése után tudja elkészíteni a kreatívot, a két feladat nem független egymástól. Egyes rendszerekben ezek a kapcsolatok külön is megadhatók. Az Asana például képes jelezni, hogy egy feladat egy másikat blokkol, vagy annak elkészültére vár. Ez főként olyan projektekben hasznos, ahol egyetlen csúszás több következő feladat ütemezését is érintheti.

Kanban, lista, naptár és idővonal

Ugyanazokat a feladatokat többféle nézetben is érdemes lehet megjeleníteni.

• A listanézet egyszerű és jól használható, ha elsősorban a teendőket, felelősöket és határidőket szeretnénk áttekinteni.

• A Kanban-tábla oszlopok között mozgatja a feladatokat. Egy egyszerű folyamat például lehet „Teendő → Folyamatban → Ellenőrzés → Kész”. Ez jól működik olyan munkánál, ahol a teendők meghatározott állapotokon haladnak keresztül.

• A naptárnézet akkor praktikus, ha a határidők és az egyes napokra tervezett feladatok számítanak.

• A Timeline vagy Gantt jellegű nézet inkább olyan projektekben hasznos, ahol a feladatok időtartamát és egymáshoz való viszonyát is látni szeretnénk.

Nem feltétlenül kell egyetlen nézet mellett dönteni. Számos mai rendszer ugyanazokat a feladatokat többféle formában képes megjeleníteni. A Trello például a klasszikus Board mellett Timeline, Table, Calendar és Dashboard nézeteket is kínál bizonyos csomagokban.

Fájlok, kommunikáció és integrációk

A feladathoz célszerű közvetlenül hozzákapcsolni azokat az információkat, amelyekre a végrehajtásához szükség van. Ide kerülhet a részletes leírás, dokumentumok, hivatkozások, megjegyzések és a kapcsolódó kommunikáció. Így a munkatársnak nem kell külön e-mailekben vagy üzenetekben keresnie az előzményeket.

Sok feladatkezelő külső szolgáltatásokkal is összekapcsolható. Ilyenek lehetnek a levelező-, kommunikációs, naptár- és fájltároló rendszerek. Az elérhető integrációk köre szolgáltatónként és előfizetési csomagonként eltérhet, ezért ezt választás előtt külön is célszerű ellenőrizni.

Automatizáció

Ha ugyanazokat a műveleteket rendszeresen kézzel végezzük, érdemes megnézni, automatizálhatók-e. Egy rendszer például automatikusan módosíthatja egy feladat státuszát, felelőshöz rendelhet egy új teendőt, vagy elindíthatja a következő lépést, ha teljesül egy előre meghatározott feltétel. Ez főként ismétlődő folyamatoknál hasznos. Ha minden héten ugyanolyan lépésekből álló feladatsort végzünk, az automatizáció csökkentheti a manuális adminisztrációt.

A fejlettebb rendszerek külön erre épülő funkciókat is kínálnak. Az Asana például szabályokkal automatizálhat rutinfeladatokat, míg a Trello szintén beépített automatizációval támogatja a munkafolyamatokat.

Hogyan válasszunk feladatkezelő programot?

Nem feltétlenül az a legjobb feladatkezelő, amelyik a legtöbb funkciót kínálja. Sokkal többet számít, hogy mennyire illeszkedik a csapat tényleges munkájához. Egy néhány fős vállalkozásnak, ahol egyszerűen kiosztják és követik a teendőket, akár egy átlátható Kanban-tábla is minden szükséges funkciót biztosíthat.

Más a helyzet, ha több csapat dolgozik egyszerre sok projekten, a feladatok egymástól függenek, vezetői riportokra van szükség, vagy azt is látni kell, hogy melyik munkatárs mennyire leterhelt. Ilyenkor egy összetettebb rendszer lehet megfelelőbb.

Választás előtt ezért a csapat jelenlegi működését érdemes végiggondolni. Milyen feladatokat kell kezelni? Hány ember használja majd a rendszert? Szükség van-e függőségekre, automatizációra, időkövetésre vagy riportokra? Milyen más szoftverekkel kell összekapcsolni? A használhatóság legalább ennyire számít. Egy funkciókban gazdag rendszer sem sokat ér, ha annyira összetett, hogy a munkatársak inkább továbbra is e-mailben és üzenetekben intézik a feladatokat.

Népszerű task management rendszerek

A legismertebb feladat- és projektkezelő rendszerek között jelentős különbségek vannak. Nem érdemes ezért pusztán a funkciók számából kiindulni.

Asana

Az Asana feladatok, projektek és összetettebb munkafolyamatok kezelésére is használható. A teendőkhöz felelősök, határidők, részfeladatok, fájlok és függőségek kapcsolhatók. Több projekt egyidejű kezelésére, munkaterhelés áttekintésére és automatizált folyamatok kialakítására is alkalmas, ezért olyan csapatoknál lehet jó választás, amelyek az egyszerű feladatlistánál részletesebben szeretnék kezelni a munkát.

Trello

A Trello legismertebb felülete a kártyákból és oszlopokból álló tábla, ezért könnyen használható Kanban jellegű folyamatokhoz. A rendszer ma már nem korlátozódik erre a nézetre: idővonal, táblázat, naptár és dashboard is elérhető benne, bár bizonyos funkciók magasabb előfizetési csomaghoz kötöttek. Automatizációk és külső integrációk szintén használhatók.

Basecamp

A Basecamp a projektfeladatok mellett a csapaton belüli kommunikációt és a projekthez kapcsolódó információk közös kezelését is egy helyre szervezi. Ez akkor lehet előnyös, ha nemcsak a feladatokat szeretnénk követni, hanem a projekthez tartozó kommunikációt és dokumentumokat is ugyanabban a környezetben kezeljük.

Notion

A Notion nem kizárólag feladatkezelő. Dokumentáció, belső tudásbázis és adatbázis-alapú munkafolyamatok kialakítására is használható. Ez nagy szabadságot ad, ugyanakkor több kezdeti beállítást igényelhet, mint egy eleve meghatározott feladatkezelési logikára épülő rendszer.

ClickUp és monday.com

A ClickUp és a monday.com szintén a szélesebb funkcionalitást kínáló munka- és projektkezelő rendszerek közé tartozik. Az ilyen összetettebb megoldásoknál nem feltétlenül az a döntő, hány funkció érhető el. Inkább azt kell megnézni, hogy ezek közül melyeket fogja a csapat ténylegesen használni, és mennyi beállítást vagy adminisztrációt igényel a rendszer hosszabb távon.

Hogyan vezessük be a feladatkezelést a cégben?

Egy task management rendszer bevezetése nem ér véget a felhasználói fiókok létrehozásával.Először azt kell meghatározni, milyen munkát kezelünk benne, és milyen szabályok szerint. Ha az egyik kolléga minden teendőt felvisz, a másik csak a nagyobb feladatokat, a harmadik pedig továbbra is e-mailben dolgozik, rövid időn belül megbízhatatlanná válik a rendszer.

Célszerű egységesen meghatározni azt is, milyen információ szükséges egy feladathoz. Sok esetben elegendő egy egyértelmű cím, rövid leírás, felelős, határidő és státusz. Összetettebb folyamatoknál ehhez prioritás, részfeladatok vagy más mezők is társulhatnak.

A státuszokból sem kell feltétlenül sok. Egy egyszerű folyamatban a „Teendő – Folyamatban – Ellenőrzés – Kész” már elegendő lehet. További állapotokat csak akkor érdemes létrehozni, ha azok valóban eltérő munkafázist jelentenek. A csapatnak azt is tudnia kell, ki frissíti a feladatokat. Nem feltétlenül egy projektmenedzsernek kell minden státuszt kézzel módosítania. Fenntarthatóbb megoldás, ha mindenki a saját teendőit tartja naprakészen, miközben a projektvezető a teljes folyamatot követi.

Milyen hibákat érdemes elkerülni?

Az egyik gyakori probléma, amikor a feladatkezelő rendszer a munka támogatása helyett külön adminisztrációs feladattá válik. Ha minden apró teendőhöz túl sok mezőt kell kitölteni, túl sok státusz közül kell választani, és minden változtatás több lépést igényel, a csapat könnyen megkerüli a rendszert.

A másik véglet a túl kevés információ. A „Weboldal”, „Marketing” vagy „Ügyfél” jellegű feladatcímekből később nem derül ki, pontosan mit kell elvégezni. Az is gondot okoz, ha ugyanazt a feladatot több helyen vezetik. Ha egy teendő egyszerre szerepel e-mailben, táblázatban és a feladatkezelőben, hamar bizonytalanná válik, melyik tartalmazza az aktuális állapotot.

A task management akkor segíti valóban a munkát, ha a feladatkezelő rendszer lesz a teendők állapotának közös és megbízható forrása. Nem önmagában az új szoftver teszi hatékonyabbá a csapatot, hanem az, ha a feladatok kiosztására, követésére és lezárására mindenki számára egyértelmű folyamat alakul ki.