Mi az a Trello és miért érdemes használnod?

Ha egyszerre több projekten dolgozol, könnyen nehézzé válhat követni, melyik feladattal ki foglalkozik, mi készült már el, és mi vár még megoldásra. A Trello egy vizuális feladat- és munkafolyamat-kezelő eszköz, amelyben a teendőket táblákba, listákba és kártyákba rendezheted. Használhatod saját feladataid rendszerezésére, csapatmunkára vagy akár ügyfelekkel közös projektek követésére is. Az alapvető működését különösebb projektmenedzsment-ismeretek nélkül is gyorsan meg lehet tanulni.

Mi az a Trello?

A Trello egy online projekt- és feladatkezelő alkalmazás, amelyben a különböző feladatokat és munkafolyamatokat virtuális táblákon rendezheted el. Képzelj el egy nagy, fehér táblát, amelyre Post-it cetliket ragasztasz. A cetlik az egyes teendőket jelölik, amelyeket a munka előrehaladtával áthelyezhetsz egyik helyről a másikra.

A Trello ugyanezt valósítja meg digitálisan. A feladatokhoz leírást, határidőt, ellenőrzőlistát, csatolmányokat és hozzászólásokat adhatsz, valamint azt is megadhatod, hogy ki felel értük. Egy jól felépített táblára ránézve gyorsan látható, milyen feladatokon dolgozik a csapat, melyik hol tart, és kinek van vele teendője.

Táblák, listák és kártyák

A Trello működése három alapvető elemre épül:

• Tábla (Board): általában egy projektet, munkafolyamatot vagy nagyobb témát fog össze.

• Lista (List): a kártyák rendszerezésére szolgál, és gyakran a munkafolyamat egy-egy állapotát jelöli.

• Kártya (Card): egy konkrét feladatot, ötletet vagy más követendő elemet tartalmaz.

Egy egyszerű munkafolyamat például így épülhet fel: Teendők → Folyamatban → Tesztelés → Elkészült

Amikor valaki elkezd dolgozni egy feladaton, a hozzá tartozó kártyát áthúzhatja a „Teendők” listából a „Folyamatban” listába. Ha elkészült vele, továbbkerülhet tesztelésre, majd végül az elkészült feladatok közé. Ezzel külön magyarázat nélkül is látható, hol tartanak az egyes feladatok.

Egy egyszerű Trello-példa

Tegyük fel, hogy egy csapat új weboldalon dolgozik. A projekthez létrehozhatunk egy külön Trello-táblát, amelyen minden feladat saját kártyát kap:

• főoldal grafikai terve;

• kapcsolat oldal elkészítése;

• mobilnézet javítása;

• kapcsolatfelvételi űrlap tesztelése;

• szövegek feltöltése.

A „Mobilnézet javítása” kártyához hozzáadhatjuk a hiba leírását és egy képernyőképet, kijelölhetjük a felelőst, majd a munka előrehaladtával mozgathatjuk a megfelelő listák között. Így nem kell e-mailekből és üzenetekből összerakni, hol tart a feladat: a szükséges információk és az aktuális állapot egy helyen követhetők.

Mire használható a Trello?

A Trello nem csak klasszikus projektmenedzsmentre alkalmas. A táblák és kártyák szabadon alakíthatók, ezért sok olyan munkafolyamathoz használhatók, ahol feladatokat, információkat vagy különböző munkafázisokat kell rendszerezni.

Ilyen lehet például:

• weboldal- és szoftverfejlesztés;

• marketingfeladatok kezelése;

• tartalomnaptár készítése;

• hibák és fejlesztési igények követése;

• értékesítési folyamatok kezelése;

• rendezvények szervezése;

• csapaton belüli feladatkiosztás;

• saját teendők rendszerezése.

A listáknak sem kell minden esetben a klasszikus „Teendők – Folyamatban – Kész” felépítést követniük. Tartalomgyártásnál például használhatod az „Ötletek – Előkészítés – Szövegírás – Ellenőrzés – Publikálva” folyamatot.

A táblát tehát nem egy előre meghatározott rendszerhez kell igazítanod: a Trello felépítését alakíthatod a saját munkafolyamatodhoz.

Miért egyszerű vele a közös munka?

Egy közös projekt során az információk könnyen szétszóródnak. Egy részlet e-mailben érkezik, egy másik üzenetben, a fájlok külön tárhelyen vannak, és közben azt sem feltétlenül látja mindenki, hogy ki foglalkozik az adott feladattal. A Trello-kártyákon a feladathoz tartozó információk együtt kezelhetők. Leírásokat, ellenőrzőlistákat, határidőket, csatolmányokat és hozzászólásokat adhatsz hozzájuk, a feladatokhoz pedig csapattagokat rendelhetsz. Így nemcsak maga a teendő látható, hanem az is, hogy ki dolgozik rajta, mi kapcsolódik hozzá és hol tart a folyamat. Ez ügyféllel közös projektnél is praktikus, hiszen mindkét fél ugyanazon a felületen követheti a munkát.

Milyen további funkciókat kínál a Trello?

Az alapvető tábla–lista–kártya rendszer egyszerű feladatkezeléshez önmagában is elegendő lehet. Ha összetettebb munkafolyamatot szeretnél kialakítani, további funkciókkal bővítheted.

Automatizációk

Az ismétlődő műveletek egy része automatizálható. Beállíthatsz például olyan szabályokat, amelyek egy adott feltétel teljesülésekor automatikusan elvégeznek egy műveletet. Ez főként olyan csapatoknál lehet hasznos, ahol sok feladat halad végig ugyanazon a folyamaton, és bizonyos adminisztratív lépések rendszeresen ismétlődnek.

Integrációk és Power-Upok

A Trello külső szolgáltatásokkal is összekapcsolható, a Power-Upokkal pedig további funkciókkal egészíthetők ki a táblák. Egy projekt során általában nem egyetlen alkalmazásban történik minden. A Trello ilyen esetben a feladatok központi kezelőfelülete lehet, miközben más, a munkához használt szolgáltatások is kapcsolódhatnak hozzá.

Inbox, Planner és további nézetek

A Trello az alapvető táblanézet mellett más eszközöket is kínál. Az Inbox segítségével gyorsan rögzíthetők a később rendszerezendő feladatok és ötletek, a Planner pedig a feladatok időbeli megtervezésében segít, és naptárral együtt is használható. A magasabb előfizetési csomagokban további megjelenítési módok, például naptár-, idővonal- és táblázatos nézet is elérhető. Ezek akkor lehetnek hasznosak, ha egy összetettebb projektet több szempontból szeretnél áttekinteni.

Ingyenes a Trello?

A Trellónak van ingyenes csomagja, így az alapvető funkciókat előfizetés nélkül is kipróbálhatod és használhatod.

Az ingyenes változat bizonyos funkciókban és használati keretekben korlátozott. Mellette Standard, Premium és Enterprise előfizetések is elérhetők, amelyek többek között magasabb limiteket, fejlettebb feladatkezelési lehetőségeket, további nézeteket és adminisztrációs funkciókat kínálnak. Kisebb csapatnál vagy egyszerű munkafolyamatoknál az ingyenes változat is elegendő lehet. Ha sok táblával dolgozol, fejlettebb automatizációkra, speciális nézetekre vagy részletesebb jogosultságkezelésre van szükséged, már érdemes összehasonlítani a fizetős csomagokat.

Miért hasznos a Trello a fejlesztői munka során?

A Trellót tapasztalatból tudom ajánlani, hiszen ügyfeleimmel a projektek fejlesztési időszaka alatt és után is ezt használjuk a közös feladatkezelésre. Az ügyfelek a Trellóban jelezhetik a projekttel kapcsolatos észrevételeiket, rögzíthetik a hibákat és az új kéréseiket. Az adott feladathoz rögtön csatolhatják a szükséges képernyőképet, leírást vagy más kapcsolódó információt.

Közben azt is látják, hogyan halad a projekt: melyik feladat vár még megoldásra, melyiken dolgozunk éppen, és mi került már át tesztelésre. Ha az ügyfél letesztelte és késznek tekinti a kártyán szereplő feladatot, áthelyezheti az elkészült feladatok közé.

Így nem kell e-mailekből, üzenetekből és különböző dokumentumokból összeszedni, milyen módosításokat kért az ügyfél, és azok közül melyek készültek már el. A feladat, a hozzá kapcsolódó kommunikáció és az aktuális állapot ugyanazon a helyen követhető. Ez a fejlesztési folyamatot mindkét fél számára átláthatóbbá teszi.

Mikor nem feltétlenül a Trello a legjobb választás?

A Trello egyszerűsége sok esetben előny, de összetettebb projektmenedzsmentnél korlátot is jelenthet. Ha részletes erőforrás-tervezésre, bonyolult projektfüggőségek kezelésére, speciális riportokra vagy vállalati szintű projektportfólió-kezelésre van szükség, más projektmenedzsment-rendszerek jobban megfelelhetnek ezeknek az igényeknek.

Arra is érdemes figyelni, hogy a táblák ne váljanak szükségtelenül bonyolulttá. Ha egy munkafolyamat követéséhez már rengeteg lista, címke és szabály szükséges, könnyen elveszhet az az átláthatóság, amiért a Trellót eredetileg használni kezdtük. Egyszerűbb és közepesen összetett munkafolyamatoknál viszont éppen a vizuális felépítés az egyik legnagyobb előnye: egy helyen látható, mit kell megcsinálni, ki dolgozik rajta, és hol tart az adott feladat.