Így teszi könnyebbé az életed az automatizált számlázás

Néhány havonta kiállított számlánál a manuális számlázás még könnyen kezelhető. Ahogy azonban nő a megrendelések és az ügyfelek száma, ugyanazoknak az adatoknak a rögzítése, a számlák létrehozása és továbbítása egyre több adminisztrációval jár. Ezeknek a lépéseknek jelentős része automatizálható. Egy webshop, ügyviteli rendszer vagy más üzleti alkalmazás összekapcsolható a számlázóprogrammal, így egy előre meghatározott esemény hatására a számla emberi beavatkozás nélkül is létrejöhet.

Az automatizált számlázás lényege nem egyszerűen az, hogy gyorsabban készül el a számla. A cél az, hogy a már rendelkezésre álló adatokat ne kelljen újra kézzel rögzíteni, és a számlázás szervesen illeszkedjen az üzleti folyamatba.

Mit jelent az automatizált számlázás?

Manuális számlázásnál valakinek be kell lépnie a számlázóprogramba, ki kell választania vagy létre kell hoznia a vevőt, rögzítenie kell a tételeket és a szükséges adatokat, majd ki kell állítania a számlát. Automatizált számlázásnál ugyanezek az információk egy másik rendszerből érkeznek.

Egy webáruház például már rendelkezik a vásárló számlázási adataival, a megrendelt termékekkel, azok árával és a rendeléshez tartozó egyéb információkkal. Ha ezeket megfelelő módon át tudja adni a számlázóprogramnak, nincs szükség arra, hogy valaki még egyszer kézzel rögzítse őket. A számlázóprogram az átadott adatok alapján létrehozza a bizonylatot. Több számlázórendszer is támogatja, hogy webshopból, ügyviteli rendszerből vagy más külső alkalmazásból automatikusan induljon el a számlakiállítás.

Hogyan működik az automatikus számlázás a gyakorlatban?

Az automatizált folyamat általában egy másik rendszerben bekövetkező eseménnyel indul. Ez lehet például egy rendelés létrejötte vagy egy sikeres fizetés. A rendszer összegyűjti a számla kiállításához szükséges adatokat, majd továbbítja azokat a számlázóprogramnak. A számlázó elkészíti a megfelelő bizonylatot, a további lépések pedig a kialakított folyamattól függenek.

A működés leegyszerűsítve így néz ki: üzleti esemény → számlázási adatok átadása → számla létrehozása → további feldolgozás

A nehezebb kérdés általában nem az, hogy technikailag létrehozható-e a számla, hanem az, hogy melyik esemény hatására, milyen adatokkal és milyen szabályok szerint kell elkészülnie.

Mi indítja el a számlakiállítást?

Nem minden vállalkozásnál ugyanaz az esemény jelenti a megfelelő pillanatot a számla elkészítésére. Egy webshopban például létrejöhet a rendelés akkor is, amikor a vásárló még nem fizetett. Online bankkártyás fizetésnél ezért a folyamat kialakítható úgy, hogy a számlázás csak a sikeres fizetés visszaigazolása után induljon el.

Más fizetési vagy teljesítési módnál eltérő logikára lehet szükség. Az automatizálás előtt ezért pontosan meg kell határozni, hogy a vállalkozás jelenlegi folyamatában mikor kell elkészülnie az adott bizonylatnak. A technikai integrációt ehhez kell igazítani, nem fordítva.

Hogyan kerülnek át az adatok a számlázóprogramba?

A kapcsolat létrehozható kész integrációval vagy közvetlen API-kapcsolattal. Az API olyan programozási felület, amelyen keresztül két rendszer adatokat és utasításokat tud átadni egymásnak. A számlázási folyamatban ez azt jelenti, hogy a webshop vagy ügyviteli rendszer elküldi a számlázóprogramnak a vevő adatait, a tételeket, a fizetéshez kapcsolódó információkat és minden mást, ami a bizonylat létrehozásához szükséges.

Ha az általad használt webshophoz vagy üzleti rendszerhez már létezik megfelelő integráció, nincs feltétlenül szükség saját fejlesztésre. Egyedi üzleti folyamatnál viszont közvetlen API-kapcsolat lehet indokolt.

Mi történik a számla elkészülte után?

Az automatizálásnak nem kell véget érnie a számla létrehozásánál. A rendszer kialakításától függően a bizonylat továbbítható az ügyfélnek, a számla adatai visszakerülhetnek a webshopba vagy az ügyviteli rendszerbe, és további folyamatok is elindulhatnak. A cél az, hogy a számlázás ne különálló adminisztrációs feladat legyen, hanem kapcsolódjon ahhoz a folyamathoz, amelyből létrejött.

Milyen folyamatokat lehet automatizálni a számlázás körül?

Az automatizálás mértéke mindig az alkalmazott rendszerektől és az üzleti folyamattól függ. Az alap általában maga a számlakiállítás. Ha a szükséges adatok már rendelkezésre állnak egy másik rendszerben, azok automatikusan továbbíthatók a számlázónak.

Ehhez további műveletek is kapcsolódhatnak. Bizonyos esetekben automatizálható a számla továbbítása, a fizetési státusz kezelése vagy egyes kapcsolódó bizonylatok létrehozása. A számlázóprogram emellett más üzleti rendszerekkel is összekapcsolható. Nem érdemes azonban abból kiindulni, hogy mindent automatizálni kell. Elsősorban azokat az ismétlődő lépéseket célszerű kiváltani, amelyek egyértelmű szabályok alapján működnek, és amelyekhez a szükséges adatok már rendelkezésre állnak.

Miért éri meg automatizálni a számlázást?

Kevesebb manuális adminisztráció

Ha a vásárló adatai már szerepelnek a webshopban vagy az ügyviteli rendszerben, kevés értelme van ugyanazokat még egyszer kézzel beírni a számlázóprogramba. Néhány számlánál ez csak néhány plusz művelet. Nagyobb rendelési mennyiségnél viszont ugyanazt a rutinfeladatot újra és újra el kell végezni. Az automatizálás ezt az ismétlődő munkát váltja ki. A munkatársnak így elsősorban azokkal az esetekkel kell foglalkoznia, amelyek valóban beavatkozást igényelnek.

Kevesebb adatbevitelből származó hiba

A kézi adatbevitel mindig magában hordozza az elírások és más rögzítési hibák lehetőségét. Ha a számlázási adatok automatikusan kerülnek át abból a rendszerből, ahol már eleve rendelkezésre állnak, megszűnik egy felesleges manuális adatbeviteli lépés. Ez persze nem jelenti azt, hogy az automatikusan létrejövő számla szükségszerűen hibátlan. Ha a forrásrendszerben rossz adat szerepel, vagy hibás az integráció logikája, a probléma ugyanúgy továbbgyűrűzhet. Az automatizált folyamatot ezért is tesztelni és ellenőrizni kell.

Átláthatóbb folyamatok

Az automatizálás egyik gyakorlati előnye, hogy egyértelmű szabályok határozhatják meg, mikor és mi történik. A rendszer például nyilvántarthatja, hogy egy adott rendeléshez létrejött-e már számla, sikeres volt-e a számlázási kérés, és milyen bizonylat tartozik a tranzakcióhoz. Ehhez azonban megfelelő rendszertervezés szükséges. Az automatizálás önmagában nem tesz átláthatóvá egy rosszul felépített üzleti folyamatot.

Kész integráció vagy egyedi API-kapcsolat?

Az automatizált számlázáshoz nem feltétlenül szükséges egyedi fejlesztés. Ha a használt webshopmotorhoz, ügyviteli rendszerhez vagy más alkalmazáshoz van megfelelő kész integráció, az gyakran egyszerűbb megoldás. Egyedi API-kapcsolatra inkább akkor lehet szükség, ha a számlázás saját fejlesztésű rendszerből történik, vagy a vállalkozás folyamatait egy kész bővítmény nem tudja megfelelően kezelni.

Ilyen helyzet lehet például, ha több rendszer adatai alapján kell eldönteni, mikor készüljön számla, speciális státuszokat kell kezelni, vagy a számlázás egy összetettebb automatizált folyamat egyik lépése. Nem az egyedi fejlesztés a cél, hanem az, hogy a számlázás megfelelően illeszkedjen a vállalkozás működéséhez. Ha ezt egy kész integráció megoldja, nincs szükség felesleges fejlesztésre.

Mire kell figyelni az automatizált számlázás kialakításakor?

A számlázás megfelelő időpontja

Az egyik legfontosabb tervezési kérdés, hogy pontosan mi váltja ki a számla létrehozását. Nem feltétlenül helyes minden új rendelés után azonnal számlát készíteni. A megfelelő esemény függhet a fizetési módtól, a teljesítési folyamattól és attól is, milyen bizonylatot kell létrehozni. Az automatizálás előtt ezért először az üzleti és számlázási folyamatot kell tisztázni.

Hibakezelés és ellenőrizhetőség

Egy automatikus folyamat is hibára futhat. Hiányozhat egy szükséges adat, megszakadhat a kapcsolat a rendszerek között, vagy a számlázó visszautasíthat egy kérést. Nem elég tehát csak arra felkészülni, amikor minden megfelelően működik. Azt is meg kell határozni, hogyan derül ki egy sikertelen számlázás, ki kap róla értesítést, újrapróbálható-e a művelet, és hogyan kerülhető el, hogy ugyanahhoz a tranzakcióhoz véletlenül több bizonylat készüljön. Minél több számlát kezel automatikusan a rendszer, annál fontosabb, hogy a kivételes esetek gyorsan és könnyen azonosíthatók legyenek.

Fizetés, számlázás és kintlévőség-kezelés nem ugyanaz

Ezek a folyamatok szorosan összekapcsolhatók, de nem ugyanazt a feladatot jelentik. A számlázóprogram létrehozhatja a számlát, a fizetési szolgáltató kezelheti az online bankkártyás tranzakciót, egy másik rendszer pedig nyilvántarthatja a fizetési státuszokat vagy a kintlévőségeket. A rendszerek összeköthetők úgy, hogy az egyikben bekövetkező esemény automatikusan hatással legyen a másikra. Ettől azonban továbbra is külön funkciókról beszélünk.

Mi a helyzet a NAV Online Számla adatszolgáltatással?

A számlázás automatizálásakor a számlaadat-szolgáltatást is figyelembe kell venni. A vállalkozás saját automatizációja és a számlázóprogram működése két külön kérdés. Ha például egy webshop API-n keresztül ad utasítást a számlázóprogramnak egy számla létrehozására, a webshop és a számlázó közötti integráció feladata az adatok megfelelő átadása. A számlázóprogram oldalán pedig biztosítani kell az adott rendszerre vonatkozó számlázási és adatszolgáltatási folyamatokat. Az integráció kialakításakor ezért nem elég azt ellenőrizni, hogy technikailag létrejön-e a számla. A teljes folyamatnak illeszkednie kell a vállalkozás számlázási követelményeihez is.

Mikor éri meg bevezetni az automatizált számlázást?

Nincs olyan számlamennyiség, amely felett minden vállalkozásnak automatikusan át kellene állnia automatizált számlázásra. Ha havonta kevés számla készül, és azok kiállítása gyorsan elvégezhető, a manuális működés teljesen ésszerű lehet. Egy automatizáció kialakításának és fenntartásának is van költsége, ezért nem célszerű csak azért integrációt fejleszteni, mert technikailag lehetséges. Más a helyzet, ha ugyanazt a folyamatot rendszeresen ismételni kell. Webshopoknál, előfizetéses szolgáltatásoknál vagy nagyobb tranzakciószámot kezelő rendszereknél jelentős adminisztrációt okozhat, ha minden számlát külön kell elkészíteni.

Az automatizálás akkor adja a legtöbb értéket, amikor a számlához szükséges adatok már rendelkezésre állnak egy másik rendszerben, a számlakiállítás szabályai egyértelműen meghatározhatók, és ugyanazt a manuális folyamatot rendszeresen ismételni kell. Ilyenkor nem egyszerűen néhány kattintást lehet megspórolni. A számlázás beépülhet a rendelési, fizetési vagy ügyviteli folyamatba, miközben az emberi figyelem azokra az esetekre marad, amelyek valóban döntést vagy beavatkozást igényelnek.