Milyen vállalatirányítási rendszerek vannak, és mit tudnak a gyakorlatban?

A vállalatirányítási rendszer célja, hogy a céged működéséhez tartozó adatokat és folyamatokat egységes, átlátható rendszerben tartsd kézben. Így könnyebb követni, mi történik az értékesítésben, a projektekben, a beszerzésben vagy éppen a készletkezelésben, és kevesebb információ vész el a mindennapi munkában.

Az ERP rendszer nem egyetlen konkrét szoftvertípust jelent. Lehet viszonylag egyszerű, néhány üzleti területet összekapcsoló megoldás, de akár egy nagyobb vállalkozás szinte teljes működését lefedő rendszer is. A különbséget elsősorban az határozza meg, milyen folyamatokat kezel, hogyan kapcsolja össze az adatokat, mennyire alakítható és milyen más rendszerekkel tud együttműködni.

A NETipar szolgáltatásai között olyan digitális megoldások tervezése és fejlesztése is megtalálható, amelyek a vállalkozások belső működését támogatják. ERP esetén azonban még a technológia kiválasztása előtt érdemes tisztázni, pontosan milyen problémát szeretnél megoldani.

Milyen vállalatirányítási rendszerek vannak a gyakorlatban?

Az ERP rendszereket többféleképpen lehet csoportosítani. Beszélhetünk kész és egyedi rendszerekről, felhőben vagy saját infrastruktúrán működő megoldásokról, illetve olyan ERP-kről, amelyek néhány alapfolyamatra koncentrálnak, és olyanokról is, amelyek sok különböző vállalati területet kapcsolnak össze. A cégek számára általában nem az a legfontosabb kérdés, hogy melyik kategória hangzik fejlettebbnek. A megfelelő rendszer az, amelyik arányban áll a működés összetettségével, és valóban kezeli azokat a folyamatokat, amelyek problémát okoznak.

Kész, úgynevezett dobozos ERP rendszerek

A kész ERP egy már létező termék, amely meghatározott funkciókkal és működési logikával rendelkezik. Általában konfigurálható, modulokkal bővíthető, és bizonyos keretek között testre is szabható. Előnye, hogy az alapfunkciókat nem kell nulláról kifejleszteni. Ha a vállalkozás folyamatai közel állnak a rendszer által támogatott működéshez, ez egyszerűbb kiindulópont lehet. A kompromisszum ott jelentkezik, ahol a cég saját folyamatai jelentősen eltérnek a szoftver logikájától. Ilyenkor vagy a működést kell a rendszerhez igazítani, vagy egyedi módosításokra, integrációkra lehet szükség.

Egyedi ERP rendszerek

Az egyedi ERP a vállalkozás konkrét folyamataira épül. Ahelyett, hogy egy előre kialakított működési modellt kellene követned, a rendszer adatstruktúrája, moduljai, jogosultságai és automatizmusai a tényleges munkafolyamatokhoz igazíthatók.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy az egyedi megoldás minden helyzetben jobb. A saját rendszer fejlesztése több tervezést, fejlesztési kapacitást és hosszú távú üzemeltetést igényel. Akkor lehet indokolt, ha a vállalkozás speciális folyamatai, integrációi vagy üzleti logikája miatt a kész rendszerek túl sok kompromisszumot követelnének.

A szoftverfejlesztés során ilyen esetben nem pusztán egy felület elkészítése a feladat. Meg kell tervezni az adatmodellt, a folyamatokat, a jogosultságokat, az integrációkat és azt is, hogyan lehessen később továbbfejleszteni a rendszert.

Felhőalapú és saját infrastruktúrán működő ERP

Az ERP-k abban is különbözhetnek, hol fut maga a rendszer. Felhőalapú megoldásnál az alkalmazás és az adatok távoli infrastruktúrán működnek, a felhasználók pedig jellemzően interneten keresztül érik el a rendszert. A szerveroldali infrastruktúra üzemeltetésének jelentős része ilyenkor a szolgáltatóhoz vagy a választott felhőszolgáltatáshoz kerülhet.

Saját infrastruktúrán működő, úgynevezett on-premise rendszer esetén a vállalkozás nagyobb kontrollt tarthat az infrastruktúra felett, ezzel együtt viszont az üzemeltetésből, frissítésekből, mentésekből és biztonságból is több feladat hárulhat rá. A választást többek között az adatkezelési követelmények, a meglévő informatikai környezet, az integrációk és az üzemeltetési lehetőségek határozzák meg.

Alapfunkciók, amelyek egy ERP rendszerben gyakran megjelennek

Egy vállalatirányítási rendszer meghatározó eleme az adatok központi és következetes kezelése. Az ERP értéke nem egyszerűen abból származik, hogy sok információt lehet benne tárolni, hanem abból, hogy az egymással kapcsolatban álló adatok és folyamatok össze is kapcsolódnak. Az, hogy pontosan milyen modulok kerülnek a rendszerbe, vállalkozásonként eltérhet.

Központi adatkezelés

Az ügyfelek, partnerek, termékek, rendelések, projektek és más üzleti objektumok adatai egységes struktúrában kezelhetők. Ennek egyik gyakorlati előnye, hogy kevesebbszer kell ugyanazt az információt különböző helyeken rögzíteni. Ha például egy partneradatot több folyamat is használ, nem feltétlenül szükséges külön táblázatot vezetni hozzá az értékesítésben, a projektkezelésben és az adminisztrációban.

Ehhez azonban azt is meg kell határozni, melyik rendszer vagy adatbázis legyen egy adott információ elsődleges forrása. Ha ugyanazt az adatot több helyen egymástól függetlenül lehet módosítani, könnyen eltérések alakulhatnak ki.

Folyamat- és feladatkezelés

Az ERP segítségével nyomon követhető, hol tart egy feladat, rendelés, projekt vagy más üzleti folyamat. Egy rendelés például végighaladhat több állapoton: beérkezett, feldolgozás alatt, teljesítésre vár, teljesítve. Az egyes állapotváltozásokhoz feladatok, értesítések vagy más műveletek kapcsolódhatnak. A rendszer így nem pusztán azt mutatja meg, milyen adatok vannak egy rendeléshez, hanem azt is, mi történt vele, hol tart jelenleg és mi következik ezután.

Jogosultságkezelés

Egy vállalatirányítási rendszerben nem minden munkatársnak kell minden információhoz hozzáférnie. Meghatározható például, ki láthat pénzügyi adatokat, ki módosíthat rendelést, ki hagyhat jóvá egy műveletet, vagy melyik munkatárs mely projektekhez férhet hozzá. A jogosultságokat célszerű szerepkörök és valós munkafolyamatok alapján kialakítani. A túl szigorú rendszer akadályozhatja a munkát, a túl tág hozzáférés viszont feleslegesen tesz elérhetővé olyan adatokat és funkciókat, amelyekre az adott felhasználónak nincs szüksége.

Kimutatások és vezetői információk

Az ERP rendszerek jól használhatók jelentések és kimutatások készítésére is, mert a működés során keletkező strukturált adatok ugyanabban a rendszerben vagy összekapcsolt adatforrásokban állnak rendelkezésre. Láthatóvá válhat például:

• egy projekt aktuális állapota;

• a rendelések megoszlása;

• a készlet változása;

• egy folyamat átfutási ideje;

• a feladatok terhelése;

• különböző üzleti területek aktuális mutatói.

A kimutatás azonban csak annyira megbízható, mint az adat, amelyből készül. Ha a munkatársak nem rögzítik következetesen az információkat, vagy ugyanaz az adat több rendszerben eltérően szerepel, az ERP sem tud automatikusan pontos vezetői képet készíteni.

Hogyan néz ki egy ERP a mindennapi használatban?

A mindennapi használatban az ERP olyan lehet, mint egy központi irányítópult. Belépés után a felhasználó azokat az adatokat és feladatokat látja, amelyek az ő munkájához kapcsolódnak. Egy értékesítő számára ez lehet a nyitott ajánlatok és ügyfélfeladatok listája. A projektvezető a futó projektek állapotát és a határidőket figyelheti. Egy raktári felhasználó számára a készlet és a teljesítendő műveletek kerülhetnek előtérbe, míg a vezető összesített mutatókat láthat.

Nem az a cél, hogy mindenki minden adatot egyszerre lásson. Egy jól kialakított felület éppen azt segíti, hogy az adott felhasználó gyorsan elérje a munkájához szükséges információkat. Ha például egy rendelés elakad, a rendszer jelezheti, hogy további művelet szükséges. Ha egy feladat határideje közeledik, az megjelenhet a felelős felhasználó felületén. Így kevesebb folyamat függ attól, hogy valaki fejben tart-e egy következő lépést.

Hogyan kapcsolódnak egymáshoz az ERP különböző moduljai?

Az ERP egyik lényegi tulajdonsága, hogy a modulok nem különálló programokként működnek. Egy értékesítési folyamatban létrejövő megrendelés például hatással lehet a készletre, feladatot generálhat egy másik részlegnek, és adatot szolgáltathat a későbbi pénzügyi elszámoláshoz. Az információt nem kell minden állomáson újra létrehozni.

Vegyünk egy egyszerű példát: egy kereskedelmi vállalkozás új rendelést kap. A rendszerben látható, hogy van-e elegendő készlet. Ha nincs, beszerzési folyamat indulhat. Amikor az áru rendelkezésre áll, a rendelés továbbléphet a teljesítés következő szakaszába. A felhasználók különböző feladatokat végeznek, de ugyanannak az üzleti folyamatnak az adataival dolgoznak.

Automatizálás egy vállalatirányítási rendszerben

Egy ERP nemcsak nyilvántartja a folyamatokat, hanem bizonyos lépéseket automatikusan is végrehajthat. Ha egy jól meghatározott esemény bekövetkezik, a rendszer például:

• feladatot hozhat létre;

• értesítést küldhet;

• módosíthat egy státuszt;

• ellenőrzést indíthat;

• előkészíthet egy dokumentumot;

• adatot továbbíthat egy másik rendszernek.

Ez különösen azoknál a műveleteknél hasznos, amelyek rendszeresen ismétlődnek és egyértelmű szabályok alapján működnek. Nem minden üzleti döntést célszerű automatizálni. Ha egy folyamat sok kivételt, mérlegelést vagy nehezen formalizálható döntést tartalmaz, gyakran jobb, ha az ERP az információt készíti elő, a döntést pedig továbbra is ember hozza meg.

ERP és más üzleti szoftverek: mindennek egy rendszerben kell lennie?

Nem. Az egységes vállalatirányítás nem feltétlenül jelenti azt, hogy minden funkciót ugyanannak az alkalmazásnak kell megvalósítania. Egy vállalkozás használhat külön számlázót, CRM-et, webáruházat, logisztikai rendszert vagy más speciális szoftvert. Ha ezek jól végzik a feladatukat, sokszor nincs értelme csak azért lecserélni őket, hogy minden funkció egyetlen alkalmazásba kerüljön.

Ilyenkor az integráció a lényeg. Az ERP és a külső rendszer API-n vagy más adatkapcsolaton keresztül információt cserélhet egymással.

Például egy webshopban leadott rendelés automatikusan bekerülhet a vállalatirányítási rendszerbe, majd az ERP-ben történő állapotváltozás visszakerülhet a webshopba vagy egy másik szolgáltatásba. A tervezésnél ezért nemcsak azt kell eldönteni, milyen funkciókat tudjon az ERP, hanem azt is, melyik adat melyik rendszerben keletkezik, hol módosítható, és hogyan jut el a többi alkalmazáshoz.

A cégre szabhatóság az ERP egyik legfontosabb döntési szempontja

Az eredeti folyamatokhoz való illeszkedés valóban sokat számít, de nem minden esetben az a jó megoldás, ha a szoftver változtatás nélkül leképezi a cég jelenlegi működését. Ha egy meglévő folyamat feleslegesen bonyolult, sok kézi lépést tartalmaz vagy történelmi okokból alakult ki, annak pontos digitalizálása csak konzerválhatja a problémát.

ERP bevezetése előtt ezért érdemes különválasztani azt, ami valóban üzleti követelmény, attól, amit egyszerűen megszokásból végez így a szervezet.

Kész rendszer esetén többnyire nagyobb alkalmazkodásra van szükség. Egyedi ERP-nél sokkal pontosabban leképezhető a saját működés, de itt is célszerű előbb optimalizálni a folyamatokat, és csak utána rendszerbe foglalni őket. A rugalmasság ráadásul nem kizárólag a jelenlegi működésről szól. A rendszernek kezelnie kell azt is, hogy később új folyamat, felhasználói szerepkör, integráció vagy modul jelenhet meg.

Mikor elég egy egyszerűbb rendszer?

Nem minden vállalkozásnak van szüksége teljes ERP-re. Ha kevés munkatárs dolgozik együtt, a folyamatok egyszerűek, kevés adat keletkezik, és a használt alkalmazások között nincs jelentős manuális adatmozgatás, egy kisebb ügyviteli vagy projektkezelő rendszer is megfelelő lehet. A teljes ERP akkor kezd valódi előnyt jelenteni, amikor több folyamat kapcsolódik egymáshoz, és a különálló eszközök már nehezítik a működést. Erre utalhat például, ha:

• ugyanazt az adatot több helyen kell rögzíteni;

• sok különálló táblázatból dolgoznak a munkatársak;

• rendszeresen kérdés, melyik adat az aktuális;

• egy folyamat állapotát csak több ember megkérdezésével lehet megállapítani;

• jelentős kézi munka kell a vezetői kimutatások elkészítéséhez;

• egyre több információt kell manuálisan átvinni különböző rendszerek között;

• a meglévő szoftverek már nem tudják követni a vállalkozás működését.

Ilyenkor sem feltétlenül az a következő lépés, hogy mindenre kiterjedő ERP-t kell bevezetni. Először azt érdemes feltárni, hol keletkezik a legtöbb felesleges adminisztráció, adatismétlés vagy információvesztés.

Mire figyelj ERP rendszer választásakor?

Amikor azon gondolkodsz, milyen vállalatirányítási rendszer lenne megfelelő, érdemes a funkciólista helyett a saját folyamataidból kiindulni.

Milyen problémát szeretnél megoldani?

Az „ERP-re van szükségünk” önmagában még nem követelmény. Pontosan meg kell határozni, miért van szükség változásra. Más rendszer kell akkor, ha elsősorban a készletkezelés okoz problémát, és más akkor, ha projektek, munkatársak, ügyféladatok és pénzügyi információk között kell kapcsolatot teremteni.

Mely folyamatokat kell összekapcsolni?

Azokat a pontokat érdemes keresni, ahol az információ egyik üzleti területről átkerül egy másikra. Ha például az értékesítésben létrehozott adatot a projektmenedzsmentnek, a raktárnak és később a pénzügynek is használnia kell, ez természetes integrációs pont.

Milyen rendszereket kell megtartani?

Egy ERP-projekt ritkán indul teljesen üres környezetből. Már lehetnek olyan alkalmazások, amelyek jól működnek, és amelyeket nem célszerű lecserélni. Ezeknél azt kell megvizsgálni, milyen integrációs lehetőségeket kínálnak, és hogyan biztosítható az adatok következetes szinkronizálása.

Hogyan fog változni a rendszer később?

Egy vállalkozás működése nem marad változatlan. Új termékek, folyamatok, telephelyek, munkatársak vagy külső szolgáltatások jelenhetnek meg. A technikai tervezésnél ezért a jelenlegi követelmények mellett a várható bővíthetőséget is figyelembe kell venni. Ez nem azt jelenti, hogy előre minden jövőbeli funkciót meg kell építeni. Inkább azt, hogy az alapstruktúra ne tegye indokolatlanul nehézzé a későbbi fejlesztést.

Bevezetéskor nemcsak a szoftver számít

Egy ERP technikailag jól működhet, mégsem hozza a várt eredményt, ha a használata nincs megfelelően beillesztve a napi munkába. A bevezetés során tisztázni kell többek között:

• mely adatok kerülnek át a régi rendszerekből;

• szükséges-e az adatok tisztítása;

• ki mely folyamatért és adatért felel;

• milyen jogosultságokat kapnak a felhasználók;

• hogyan kezelhetők a kivételes esetek;

• milyen oktatásra van szükség;

• hogyan történik az átállás a régi rendszerről.

Az adatmigráció külön figyelmet igényel. Régi táblázatokban és programokban előfordulhatnak duplikált, hiányos vagy eltérő formátumban tárolt adatok. Ezek automatikus átmásolása az új ERP-be nem oldja meg a problémát, csak áthelyezi.

Miért érdemes tudatosan választani?

Amikor azt vizsgálod, milyen vállalatirányítási rendszerek vannak, valójában nem pusztán szoftvereket hasonlítasz össze. Azt kell eldöntened, hogyan szeretnéd kezelni a céged adatait, folyamatait és a különböző területek közötti kapcsolatokat.

Egy ERP rendszer akkor működik jól, ha a napi feladatokat egyszerűbbé és követhetőbbé teszi. Nem attól lesz jó, hogy minél több modult tartalmaz, hanem attól, hogy a megfelelő adatot a megfelelő ember számára, a megfelelő folyamatban teszi elérhetővé.

Kisebb, standard folyamatokkal működő cégnél egy kész és jól konfigurálható megoldás is megfelelő lehet. Speciális üzleti logika, sok integráció vagy egyedi munkafolyamatok esetén nagyobb szerepet kaphat az egyedi fejlesztés. A két megközelítés között pedig számos átmenet létezik: kész rendszer egyedi modulokkal, külső alkalmazásokkal integrált ERP vagy fokozatosan bővített saját megoldás.

A cél minden esetben ugyanaz: olyan rendszert kialakítani, amely átláthatóbbá teszi a működést anélkül, hogy felesleges technikai vagy adminisztratív terhet rakna a vállalkozásra. Ha a saját folyamataidhoz illeszkedő digitális megoldást tervezel, jó helyen jársz!