Melyik a legjobb online számlázási megoldás egy webshop számára?

Egy webáruház számlázása addig viszonylag egyszerű feladat, amíg csak néhány rendelést kell feldolgozni. Nagyobb forgalomnál viszont már rengeteg időt vinne el, ha minden vásárlás után külön kellene belépni a számlázóprogramba, rögzíteni a vevő adatait, létrehozni a számlát, majd elküldeni azt. Egy jól beállított rendszerben ezeknek a lépéseknek a nagy része automatizálható. A webshop átadja a szükséges adatokat a számlázónak, a megfelelő eseménynél elkészül a bizonylat, majd a vásárló is megkapja azt.

Magyarországon több szolgáltatás közül választhatsz. A legismertebb megoldások közé tartozik a Számlázz.hu és a Billingo, amelyek egyaránt összekapcsolhatók webáruházakkal. A választásnál azonban nem érdemes kizárólag a havidíjat nézni. Webshop esetében legalább ennyit számít az integráció módja, az automatizálhatóság, az API-hozzáférés, a használt webshopmotor támogatása és maga a számlázási folyamat.

Mit jelent az online számlázás egy webshop esetében?

Először két gyakran összekevert fogalmat érdemes különválasztani: az online számlaadat-szolgáltatás és az elektronikus számla nem ugyanaz.

A NAV Online Számla rendszere a számlaadatok továbbítására szolgál. A NAV tájékoztatása szerint az adatszolgáltatási kötelezettség nem kizárólag az online számlázóprogramok használóit érinti: a számlázóprogrammal és a kézi számlával kiállított, adatszolgáltatás alá eső számlák adatait egyaránt továbbítani kell. Egy webáruház szempontjából az online számlázás előnye elsősorban nem ebben, hanem az automatizálhatóságban van. Ha a számlázóprogram közvetlenül kommunikál a webshoppal, a rendelési adatok alapján automatikusan létrehozható a megfelelő bizonylat.

Egy tipikus folyamat így nézhet ki:

1. a vásárló leadja a rendelést;

2. megtörténik a fizetés, vagy a rendelés elér egy meghatározott állapotot;

3. a webshop továbbítja a szükséges adatokat a számlázóprogramnak;

4. elkészül a számla;

5. a vásárló megkapja a bizonylatot;

6. a szükséges számlaadatok eljutnak a NAV Online Számla rendszerébe.

Napi néhány rendelésnél a manuális számlázás még kezelhető lehet. Több tucat vagy több száz rendelésnél viszont már felesleges adminisztrációt és plusz hibalehetőséget jelentene, ha ugyanazokat az adatokat minden rendelésnél kézzel kellene újra rögzíteni.

Hogyan válasszam ki a megfelelő számlázóprogramot?

Első ránézésre egyszerűnek tűnhet a választás, webshop esetében azonban nem elég összehasonlítani az alapcsomagok árát. A szolgáltatók funkciói, csomagjai és integrációs lehetőségei eltérnek egymástól. Az sem biztos, hogy egy ingyenesen használható számlázóval a webshop automatikus számlázása is külön költség nélkül megoldható.

Érdemes ezért előre végiggondolni:

• milyen webshoprendszert használsz;

• elérhető-e hozzá kész integráció;

• szükséged lesz-e API-hozzáférésre;

• melyik rendelési esemény indítsa el a számlázást;

• kezelned kell-e előlegszámlát, díjbekérőt vagy sztornót;

• milyen fizetési módokat használsz;

• értékesítesz-e külföldre;

• szükséged van-e több pénznem vagy több nyelv kezelésére;

• hogyan kapja meg a könyvelő a szükséges adatokat;

• mennyire szeretnéd automatizálni a rendelés utáni adminisztrációt.

Egy havi néhány rendelést feldolgozó kisebb webshopnak egészen más igényei lehetnek, mint egy nagy forgalmú webáruháznak. Emiatt nincs olyan számlázó, amely minden esetben automatikusan a legjobb választás lenne.

Webshopnál az integráció legalább olyan fontos, mint maga a számlázó

Ha kézzel készíted a számlákat, főként a kezelőfelület és a számlázó funkciói számítanak. Automatizált webshopnál viszont sokkal inkább az, hogyan kapcsolódik egymáshoz a két rendszer. Az egyik alapvető kérdés, hogy pontosan mikor készüljön el a számla. Nem minden webáruháznál ugyanaz a megfelelő pillanat. Van, ahol már a rendelés beérkezésekor létrehozható a bizonylat, máshol a sikeres bankkártyás fizetés vagy egy meghatározott rendelési státusz indítja el a folyamatot.

Ez akkor válik igazán lényegessé, ha bankkártyás fizetés, utánvét és banki átutalás egyszerre érhető el. Nem biztos, hogy mindhárom fizetési módnál ugyanazt a számlázási logikát szeretnéd használni. A Billingo WooCommerce-integrációjában például meghatározható, hogy a bizonylat a rendelés létrejöttekor, fizetéskor vagy egy kiválasztott WooCommerce-rendelési állapot elérésekor készüljön el. A Számlázz.hu esetében a Számla Agent API segítségével köthető össze a számlázás a webshop eseményeivel, így a rendelési vagy fizetési folyamat megfelelő pontján automatikusan létrehozható a számla.

Nem mindegy, milyen webshopmotort használsz

A választás előtt ellenőrizd, hogy az adott szolgáltató milyen módon támogatja a webáruházad rendszerét. A Számlázz.hu többek között WooCommerce, Shopify, Shoprenter és Shoptet rendszerekhez is kínál integrációs lehetőségeket.

A Billingo szintén több webshoprendszerrel összeköthető, például WooCommerce, Shopify, Shoprenter, Shopstart és Unas webáruházakkal. Ha egyedi fejlesztésű webshopod van, a kész bővítmények helyett már sokkal inkább az API lehetőségei számítanak. Ebben az esetben a számlázást a saját üzleti és rendelésfeldolgozási folyamataidhoz lehet igazítani.

Mit tud a Számlázz.hu?

A Számlázz.hu az egyik legismertebb hazai online számlázási megoldás, amely egyszerűbb és összetettebb számlázási folyamatok kezelésére egyaránt használható. Webshopoknál az egyik legfontosabb lehetőség a Számla Agent, vagyis a Számlázz.hu API-ja. Ennek segítségével egy weboldal, webáruház vagy más üzleti alkalmazás közvetlenül kommunikálhat a számlázórendszerrel. A gyakorlatban a vásárló ebből semmit nem érzékel. Leadja a rendelést a webshopban, az adatok pedig a háttérben átkerülnek a számlázóba. Ha a beállított feltételek teljesülnek, a rendszer elkészíti a számlát, amelyet a vevő is megkaphat e-mailben. WooCommerce esetében több olyan funkció is rendelkezésre áll, amely összetettebb webáruházaknál lehet hasznos. Kezelhető például a manuális vagy automatikus számlakészítés, a nemzetközi számla, a szállítólevél, az áfakulcsok, a kedvezmények és a többnyelvű működés.

Mikor lehet jó választás a Számlázz.hu?

Kézenfekvő megoldás lehet, ha a vállalkozásod már egyébként is ezt a rendszert használja, vagy olyan webshopmotorod van, amelyhez rendelkezésre áll megfelelő integráció. Egyedi webes rendszerhez szintén használható, mivel a Számla Agent segítségével a számlázást saját üzleti logikához lehet kapcsolni. Meghatározható például, hogy egy adott esemény után készüljön el a számla, a számlázás eredményét pedig a webáruház további folyamatai is felhasználhatják.

Mit tud a Billingo?

A Billingo szintén széles körben használt magyar online számlázó, amely a manuális számlázás mellett webshopos automatizálásra is használható. Több webáruház-rendszerhez létezik kész integráció, egyedi fejlesztés esetén pedig API-n keresztül kapcsolható össze más rendszerekkel. WooCommerce esetén például beállítható a számlagenerálás időpontja, a fizetési mód, a számlatömb, a számla nyelve és több más számlázási paraméter. Egy webshop számlázása ugyanis ritkán merül ki abban, hogy minden beérkező rendelésről azonnal készüljön egy számla. Ha bankkártyás fizetés, utánvét és banki átutalás is elérhető, az egyes fizetési módokhoz eltérő folyamat tartozhat. A Billingo WooCommerce-integrációjában a webshopban használt fizetési módok összerendelhetők a Billingo megfelelő fizetési típusaival.

A Billingo webshop-integráció valóban ingyenes?

Az eredeti cikk egyik állítását ezen a ponton pontosítani kell. A Billingo tájékoztatása szerint maga a WooCommerce-integráció ingyenesen elérhető, az API-n keresztüli számlakiállításhoz azonban API és tömeges számlagenerálás kiegészítő szükséges, amely a számlázócsomag mellé választható. Ez jól mutatja, miért nem elegendő csak azt megnézni, hogy egy számlázó rendelkezik-e ingyenes csomaggal. Webshop esetén a teljes folyamat költségét kell figyelembe venni, beleértve az automatizáláshoz szükséges kiegészítőket is.

Számlázz.hu vagy Billingo: melyik jobb webshophoz?

Erre nincs minden webáruházra érvényes válasz. Mindkét rendszer alkalmas webshopos számlázás automatizálására, a választást ezért érdemes a saját technikai és üzleti igényeid alapján meghozni. Egy kisebb webáruháznál sokat számíthat az egyszerű telepítés és az alacsony induló költség. Nagyobb forgalomnál viszont előtérbe kerülhet az automatizálhatóság, a hibakezelés, az API lehetőségei és az, hogy a számlázás mennyire jól illeszthető a teljes rendelésfeldolgozási folyamathoz.

Ha WooCommerce webáruházad van

Mindkét szolgáltatóhoz létezik WooCommerce-integráció, ezért pusztán a webshopmotor alapján nem lehet eldönteni, melyik a jobb választás. Sokkal többet segít, ha először felrajzolod a saját rendelési folyamatodat. Egy egyszerű bankkártyás vásárlás például így nézhet ki: Bankkártyás rendelés → sikeres fizetés → automatikus számla → számla elküldése → rendelés további feldolgozása.

Utánvétnél már más működés lehet megfelelő. Ugyanez igaz akkor is, ha előlegszámlára, több nyelvre, több pénznemre, eltérő áfakulcsokra vagy egyedi rendelési státuszokra van szükséged.

Ha egyedi fejlesztésű webshopod van

Egyedi webshop esetében kevésbé érdekes, hogy melyik szolgáltatáshoz létezik kész WordPress-bővítmény. Ilyenkor az API és annak lehetőségei kerülnek előtérbe. A Billingo és a Számlázz.hu is biztosít programozói kapcsolatot, amelyen keresztül saját webes rendszerből indítható a számlázás.

A számlázási folyamatot ilyenkor célszerű már a webshop tervezésekor átgondolni. El kell dönteni többek között, hogy melyik esemény indítsa el a számlázást, milyen adatokat adjon át a webshop, hogyan kezelje a rendszer a sikertelen számlakészítést, illetve mi történjen módosítás vagy sztornó esetén.

Mire figyelj a webshop és a számlázó összekötésekor?

A megfelelő számlázó kiválasztása önmagában még nem old meg mindent. Egy rosszul beállított automatizmus több problémát okozhat, mint egy részben manuális, de jól ellenőrizhető folyamat. Az egyik tipikus hibaforrás a számlázást elindító rendelési állapot rossz beállítása. Ha olyan WooCommerce-státuszt választasz, amelyet az adott rendeléstípus soha nem ér el, a számla sem fog automatikusan elkészülni. A fizetési módok összerendelésére ugyancsak figyelni kell. Az utánvét, a banki átutalás és az online bankkártyás fizetés másképp működik, ezért ellenőrizni kell, milyen fizetési mód és fizetettségi állapot kerüljön a számlára.

Ne csak az ideális rendelést teszteld

Egy integráció tesztelése nem érhet véget azzal, hogy egy normál bankkártyás rendelésnél megfelelően elkészül a számla. Érdemes külön ellenőrizni:

• a bankkártyás fizetést;

• az utánvétes rendelést;

• a banki átutalást;

• a sikertelen fizetést;

• a lemondott rendelést;

• a visszatérítést;

• a kuponnal vagy kedvezménnyel leadott rendelést;

• az eltérő áfakulcsokat;

• a külföldi vásárlást;

• a devizás rendelést, ha ilyen előfordulhat.

Az automatizmusnak nemcsak akkor kell megfelelően működnie, amikor minden a tervek szerint történik. A ritkább eseteket is érdemes előre tesztelni, mert jellemzően ezekből származnak a későbbi számlázási hibák.

Mi történik, ha később kinövöd az egyszerű integrációt?

Induláskor gyakran elegendő, ha minden sikeres rendelésből automatikusan elkészül egy számla. Egy növekvő webshopnál azonban idővel jóval összetettebb folyamatok jelenhetnek meg. Ilyen lehet a több országban történő értékesítés, a több pénznem kezelése, a B2B értékesítés, az egyedi fizetési módok, egy ERP- vagy CRM-rendszer bevezetése, fulfillment szolgáltató használata vagy a piacterek bekapcsolása. Ekkor már előnyt jelent, ha a számlázás nem egy különálló bővítményként működik, hanem beilleszthető a teljes ügyviteli folyamatba. Egy növekedésre tervezett vagy egyedi fejlesztésű webáruháznál ezért nemcsak azt érdemes megnézni, hogy ma megoldható-e az automatikus számlázás. Az is számít, hogy a választott rendszer később milyen rugalmasan kapcsolható össze más alkalmazásokkal.

Online számlázás és NAV-adatszolgáltatás: nem ugyanaz

Az a megfogalmazás, hogy az online számlázás ma már kötelező, félrevezető lehet. Nem általánosságban valamelyik online számlázóprogram használata kötelező, hanem az előírt számlaadatok NAV felé történő továbbítása. Ez a kötelezettség a NAV tájékoztatása alapján nemcsak a számlázóprogrammal, hanem a kézzel kiállított, adatszolgáltatás alá eső számlákra is vonatkozik. Webshopnál ettől függetlenül sok esetben az automatizálható online számlázó a praktikusabb megoldás. Nem azért, mert kötelező ilyet használni, hanem azért, mert a rendelés és a számlázás közötti manuális adminisztráció jelentős része megszüntethető vele.

Melyik online számlázót válaszd végül?

Ha a Számlázz.hu és a Billingo között szeretnél dönteni, ne egyetlen funkció vagy az ingyenes csomag alapján válassz. Sokkal hasznosabb a teljes folyamatot végignézni: rendelés → fizetés → számlázás → számla kiküldése → NAV-adatszolgáltatás → könyvelés → esetleges módosítás vagy sztornó

Azt a megoldást érdemes választani, amelyik ezt a folyamatot a saját webáruházadban a lehető legkevesebb manuális beavatkozással tudja kezelni. Egy egyszerű WooCommerce-webshopnál mindkét szolgáltató kész integrációja jó kiindulópont lehet. Egyedi vagy összetettebb rendszer esetében viszont már az API, az automatizálási lehetőségek és a teljes rendszer felépítése alapján célszerű dönteni. Ha pedig saját fejlesztésű webshopot vagy más webes rendszert építesz, a számlázási integrációt érdemes már a fejlesztés elején megtervezni. Így nem egy utólag hozzáillesztett funkció lesz, hanem a rendelési, fizetési és adminisztrációs folyamat szerves része.