A felhőalapú ügyviteli rendszer előnyei

Egy vállalkozásnak a növekedés csakúgy buktatója lehet, mint a csökkenő ügyfél- vagy megrendelésszám.

Bármilyen hihetetlennek is tűnik ez az állítás, mégis igaz. A növekedés ugyanis nem egyszerűen több bevételt jelent: több érdeklődőt, vásárlót, ügyfelet, feladatot, adatot és belső egyeztetést is hoz. Az a folyamat, amely tíz ügyfélnél még könnyen követhető volt egy táblázatban vagy néhány e-mailben, száz ügyfélnél már komoly szervezési problémává válhat.

A megoldás ilyenkor nem feltétlenül több ember vagy még több táblázat. Sok esetben az üzleti folyamatokat kiszolgáló informatikai rendszernek is együtt kell fejlődnie a vállalkozással. Ebben kaphat szerepet egy felhő alapú rendszer, amelynek alkalmazásai és adatai nem kizárólag a vállalkozás egyik irodai számítógépén vagy helyi szerverén érhetők el. A felhő azonban önmagában nem tesz jobbá egy ügyviteli rendszert. Ahhoz, hogy valódi előnyt jelentsen, meg kell érteni, mitől felhőalapú egy alkalmazás, milyen problémákra ad választ, milyen költségeket helyez át máshová, és milyen új függőségeket hoz létre.

Mit jelent a felhő alapú rendszer?

A felhő alapú rendszer olyan informatikai megoldás, amelynek működéséhez szükséges számítási kapacitás, adattárolás vagy alkalmazáskörnyezet részben vagy egészben távoli infrastruktúrán működik, és jellemzően hálózaton, sok esetben interneten keresztül érhető el. A felhasználó ebből gyakran annyit érzékel, hogy nem egy adott irodai számítógépen található programot kell elindítania, hanem például böngészőből vagy mobilalkalmazásból jelentkezik be a rendszerbe.

A háttérben azonban ennél jóval több történik. Az alkalmazásnak szerverekre, adatbázisokra, adattárolásra, hálózati kapcsolatokra, jogosultságkezelésre, mentésekre és üzemeltetésre van szüksége. A különbség elsősorban az, hogy ezek hol találhatók, ki kezeli őket, és milyen szolgáltatási modellben fér hozzájuk a vállalkozás. A felhő tehát nem egyetlen konkrét technológia. A felhőben történő adattárolás csak egy része annak, amit egy felhőalapú üzleti alkalmazás használhat.

Felhőalapú rendszer és SaaS: nem pontosan ugyanaz

A két fogalmat gyakran egymás szinonimájaként használják, pedig nem teljesen ugyanazt jelentik.

A cloud computing, vagyis felhőalapú számítástechnika egy tágabb technológiai modell. Ide tartozhatnak például bérelt virtuális szerverek, adatbázis-szolgáltatások, fájltárolók vagy komplett alkalmazások.

A SaaS, vagyis Software as a Service ezzel szemben olyan szolgáltatási modell, amelyben a felhasználó kész szoftvert vesz igénybe szolgáltatásként. Általában nem neki kell az alkalmazás szerverét telepítenie, az alap-infrastruktúrát karbantartania vagy a program új verzióit egyenként telepítenie.

Egy online CRM, számlázó vagy projektmenedzsment-rendszer lehet SaaS. Egy vállalkozás számára fejlesztett egyedi webes ügyviteli alkalmazás ugyanakkor szintén működhet felhő-infrastruktúrán anélkül, hogy klasszikus SaaS-termék lenne. Ez a különbség azért számít, mert a „felhőalapú” önmagában még nem mondja meg, ki felel az alkalmazásért, az infrastruktúráért, a frissítésekért vagy az adatokért.

Miért kerül elő a felhő egy növekvő vállalkozásnál?

A növekedés számtalan új problémát vethet fel, az érdeklődés növekedésétől a vásárlók gyarapodásán át a meglévő ügyfelek kezeléséig. Egy kisebb vállalkozás működésében sok információ informális módon is célba ér. A kollégák egy helyen dolgoznak, ismerik egymás feladatait, az ügyfelek száma kezelhető, és egy-egy folyamatot akár manuálisan is végig lehet vinni.

Ahogy nő a szervezet, ez egyre nehezebb. Az adminisztráció és az üzleti folyamatok rendezése azért válik fontossá, mert több munkatárs között kell ugyanazokat az adatokat és feladatokat összehangolni. Ha például az ügyféladatokat egy rendszer, a számlázást egy másik, a feladatokat egy harmadik, a készletet pedig egy negyedik megoldás kezeli, hamar felmerül az integráció és az automatizáció igénye. A CRM-rendszerek az ügyfélkapcsolatok rendezésében, míg a különböző vállalatirányítási rendszerek szélesebb üzleti folyamatok összekapcsolásában segíthetnek.

Valóban elavultak a hagyományos ügyviteli rendszerek?

Nem. A helyben telepített, úgynevezett on-premise rendszer nem attól rossz vagy elavult, hogy nem a nyilvános felhőben működik. Vannak olyan vállalati környezetek, biztonsági követelmények, speciális integrációk vagy működési feltételek, amelyek mellett a saját infrastruktúra továbbra is indokolt lehet.

A lényegi különbség inkább a felelősségek elosztásában van. Egy helyileg üzemeltetett rendszer esetében a vállalkozásnak vagy az általa megbízott szolgáltatónak kell gondoskodnia többek között a szerverekről, operációs rendszerekről, mentésekről, frissítésekről, hálózatról, rendelkezésre állásról és biztonsági feladatokról. Ehhez belső informatikusra, rendszergazdára vagy külső szolgáltatóra lehet szükség. Saját hardver vásárlása vagy bérelt infrastruktúra is felmerülhet, és a karbantartás, hibaelhárítás, frissítés, mentés és kapacitástervezés szintén erőforrást igényel.

Egyetlen munkatársra építeni a vállalkozás teljes informatikai stabilitását kockázatos. Ha csak ő ismeri a konfigurációkat, hozzáféréseket, mentési folyamatokat és rendszerkapcsolatokat, a szabadsága vagy távozása komoly működési problémát okozhat. A felhő bizonyos üzemeltetési feladatokat átadhat a szolgáltatónak, de a vállalkozás felelőssége nem tűnik el, csak megváltozik.

A felhőalapú ügyviteli rendszer előnyei

A felhőalapú működés egyik legfontosabb tulajdonsága a rugalmasság. A vállalkozásnak nem feltétlenül kell minden szükséges infrastruktúrát saját telephelyén kiépítenie és üzemeltetnie. Ez több területen is gyakorlati előnyt jelenthet.

Helytől függetlenebb hozzáférés

Egy megfelelően kialakított felhőalapú alkalmazás nem kötődik egyetlen irodai számítógéphez. A jogosult munkatársak internetkapcsolattal több helyszínről is elérhetik. Ez támogatja a több telephelyes működést, az otthoni munkavégzést és a terepen dolgozó munkatársakat is. A bárhonnan elérhető azonban nem jelenthet kontroll nélküli hozzáférést. A biztonságos működéshez megfelelő hitelesítésre, jogosultságokra, eszköz- és munkamenet-kezelésre, valamint az adott rendszer kockázataihoz illő biztonsági megoldásokra van szükség.

Egységesebb információáramlás

Ha több munkatárs ugyanazt a központi rendszert használja, csökkenhet annak esélye, hogy egymástól eltérő táblázatok vagy fájlverziók alapján dolgozzanak. Egy közös adatforrás különösen akkor hasznos, amikor az értékesítés, ügyfélszolgálat, adminisztráció és vezetés ugyanannak a folyamatnak más-más részével foglalkozik. Ez az ügyfélkezelő rendszerek esetében is jól látható: ha az ügyféllel kapcsolatos előzmények csak egy munkatárs levelezésében találhatók meg, a szervezet nehezen tud egységesen reagálni.

Aktuálisabb adatok

Egy központi rendszerben a felhasználók ugyanazt az adatbázist használhatják. Ha egy jogosult munkatárs módosít egy adatot, a többieknek nem kell egy külön fájl új változatára várniuk. Ez azonban nem jelenti automatikusan azt, hogy minden adat „valós idejű”. Az aktualitás attól is függ, hogyan kerül az adat a rendszerbe, milyen gyakran szinkronizálnak az integrált alkalmazások, illetve a felhasználók megfelelően vezetik-e az információkat. A központi adatbázis csak akkor megbízható, ha az adatbevitel és az adatkapcsolatok is megbízhatók.

Egyszerűbb együttműködés és feladatkezelés

Egy ügyviteli rendszer összekapcsolhatja a feladatokat, felelősöket, határidőket és kapcsolódó üzleti adatokat. Így kevesebb információ marad kizárólag e-mailben vagy szóbeli egyeztetésekben. Egyszerűbb igények esetén önálló feladatkezelő programok is megfelelőek lehetnek. Összetettebb működésnél azonban előnyt jelenthet, ha a feladat közvetlenül kapcsolódik például egy ügyfélhez, projekthez, megrendeléshez vagy más üzleti objektumhoz.

Bizonyos folyamatok automatizálhatók

A vállalat akkor tud hatékonyabban működni, ha a munkatársak feladatai megfelelően összekapcsolhatók, az ismétlődő és jól meghatározható munkafolyamatok egy része pedig automatizálható.

Automatizáció lehet például egy értesítés elküldése, feladat létrehozása, státusz módosítása, adat továbbítása egy másik rendszerbe vagy dokumentum előállításának elindítása.

A számlázás is összekapcsolható más üzleti folyamatokkal; az automatizált számlázás például csökkentheti az ismétlődő manuális műveleteket, ha az automatizáció alapjául szolgáló adatok és szabályok megfelelőek. Nem minden feladatot érdemes automatizálni. A ritka, sok kivétellel működő vagy emberi mérlegelést igénylő folyamatok automatizálása könnyen nagyobb komplexitást hozhat, mint amennyi munkát megtakarít.

Rugalmasabban változtatható infrastruktúra

Saját infrastruktúránál egy jelentős kapacitásbővítés új hardvert, beszerzést és konfigurációt is igényelhet. Felhőkörnyezetben sok erőforrás rugalmasabban módosítható. Ez nem azt jelenti, hogy a felhőben minden alkalmazás automatikusan skálázható. Egy rosszul megtervezett adatbázis, alkalmazásarchitektúra vagy külső integráció ugyanúgy szűk keresztmetszetté válhat. A felhő lehetőséget ad a rugalmas skálázásra, de ezt az alkalmazás technikai felépítésének is támogatnia kell.

Olcsóbb a felhő, mint a saját szerver?

Nem minden esetben. A költségek említése minden vezető érzékeny pontja, és a felhő egyik gyakori ígérete, hogy nincs szükség nagy kezdeti hardverberuházásra. Ez valóban előny lehet, de a teljes költséget hosszabb időtávon kell vizsgálni. Saját infrastruktúránál felmerülhet:

• hardverbeszerzés és -csere;

• szerverüzemeltetés;

• villamos energia és megfelelő fizikai környezet;

• mentési infrastruktúra;

• rendszergazdai munka;

• frissítés és hibaelhárítás;

• licencek és támogatás.

Felhőalapú rendszer esetében e költségek egy része szolgáltatási díjjá alakulhat. SaaS-terméknél gyakori a felhasználónkénti vagy csomagalapú előfizetés, infrastruktúra-szolgáltatásnál pedig többek között a felhasznált számítási, tárolási és hálózati erőforrások befolyásolhatják a költséget. Egy kisebb vállalkozás számára ezért a felhő kiszámíthatóbb és egyszerűbben kezelhető lehet, de nagy vagy speciális terhelés mellett nem lehet általánosan kijelenteni, hogy mindig olcsóbb. A döntéshez teljes birtoklási költséget érdemes vizsgálni: nemcsak a szerver vagy előfizetés árát, hanem az üzemeltetést, karbantartást, szakértelmet, mentéseket, fejlesztést és migrációt is.

Mi történik a biztonsággal a felhőben?

A „saját szerver biztonságos, a felhő veszélyes” és a „felhőben minden automatikusan biztonságos” állítás egyaránt túlzott leegyszerűsítés. A biztonságot az egész rendszer határozza meg: a szolgáltató infrastruktúrája, az alkalmazás, a konfiguráció, a jogosultságok, a felhasználói fiókok, az adatmentések és a vállalkozás saját működése. Felhőalapú rendszernél különösen figyelni kell például:

• az erős hitelesítésre és ahol indokolt, többtényezős azonosításra;

• a szerepköralapú hozzáférésekre;

• a felesleges jogosultságok elkerülésére;

• az adatátvitel és az adattárolás megfelelő védelmére;

• a naplózásra és biztonsági események észlelésére;

• a biztonsági mentésekre és visszaállíthatóságra;

• a rendszeres frissítésekre;

• a szolgáltató és az alkalmazás biztonsági gyakorlatára.

A felhőszolgáltató átvehet számos infrastruktúrával kapcsolatos feladatot, de nem tudja helyettünk eldönteni például, melyik munkatársnak milyen üzleti adathoz kell hozzáférnie.

A biztonsági mentés és a rendelkezésre állás sem automatikus

Gyakori félreértés, hogy ami felhőben van, arról biztosan van megfelelő biztonsági mentés. Egy szolgáltatás magas rendelkezésre állása és az adatmentés két külön kérdés. Az előbbi azt jelenti, hogy a rendszer milyen megbízhatóan érhető el, az utóbbi pedig azt, hogy adatvesztés vagy hibás módosítás esetén milyen állapot állítható vissza. Egy üzleti rendszer tervezésekor ezért azt is tisztázni kell, milyen adatvesztés elfogadható, mennyi idő alatt kell helyreállítani a szolgáltatást, és hogyan ellenőrizhető, hogy a mentésekből valóban visszaállítható a rendszer.

Mi történik, ha nincs internet?

A felhőalapú működés egyik nyilvánvaló függősége a hálózati kapcsolat. Ha egy üzletileg kritikus rendszer kizárólag interneten keresztül használható, a kapcsolat kiesése a munkavégzést is akadályozhatja. Emiatt olyan helyen, ahol a folyamatos működés kritikus, indokolt lehet tartalék internetkapcsolat vagy más üzletmenet-folytonossági megoldás. Egyes alkalmazások bizonyos funkciókat offline is biztosíthatnak, majd a kapcsolat helyreállásakor szinkronizálják az adatokat. Ez azonban alkalmazásfüggő, és az offline működés technikailag külön kezelendő feladat.

Integrációk nélkül a felhőben is kialakulhatnak adatszigetek

Attól, hogy két rendszer egyaránt felhőalapú, még nem fognak automatikusan kommunikálni egymással. Egy vállalkozás használhat külön CRM-et, számlázót, webáruházat, projektkezelőt és ügyviteli alkalmazást. Ha ugyanazokat az adatokat mindegyikbe manuálisan kell beírni, a felhő önmagában nem oldotta meg a működési problémát. A rendszerek összekapcsolásához gyakran API-kat használnak. Az API olyan programozási kapcsolódási felület, amely meghatározza, hogyan kérhet vagy küldhet adatot egyik alkalmazás a másiknak.

Az integráció megtervezésekor azt is el kell dönteni, melyik rendszer az adott információ hiteles forrása. Ha például ugyanaz az ügyfélcím három alkalmazásban külön-külön módosítható, előbb-utóbb eltérő adatok keletkezhetnek. Az integrált működés ezért nem pusztán technikai kapcsolatokat jelent, hanem egyértelmű adatgazdai és folyamatkezelési szabályokat is.

Felhőalapú CRM, ERP vagy egyedi ügyviteli rendszer?

A „felhő alapú rendszer” nem határozza meg, hogy az alkalmazás milyen üzleti problémát old meg. Egy CRM elsősorban az ügyfelekkel és értékesítési folyamatokkal kapcsolatos adatokat kezeli. Egy ERP ennél szélesebb vállalati működést kapcsolhat össze, például beszerzési, készlet-, pénzügyi vagy más ügyviteli folyamatokat. Az ERP jelentésének és gyakorlati szerepének megértése ezért segít elkülöníteni a technológiai modellt az üzleti funkciótól.

Egyedi ügyviteli rendszerre akkor lehet szükség, ha a vállalkozás működése olyan sajátos folyamatokra épül, amelyeket a kész termékek csak jelentős kompromisszummal tudnak kezelni. Az egyedi szoftverfejlesztés cégeknek azonban nem automatikusan jobb választás. Egy kész rendszer gyorsabb és gazdaságosabb lehet, ha megfelelően lefedi az igényeket. Egyedi fejlesztés akkor indokolt, amikor a speciális működésből származó üzleti érték ellensúlyozza a fejlesztés és hosszú távú üzemeltetés többletét.

Kész felhőszolgáltatás vagy saját fejlesztés?

Egy vállalkozás előtt több út is állhat. Kész SaaS-megoldás esetén a rendszer gyorsabban használatba vehető, az alap-infrastruktúráról és a termék frissítéseiről jellemzően a szolgáltató gondoskodik. Cserébe a vállalkozásnak a termék által kínált funkciókhoz, integrációkhoz és testreszabási lehetőségekhez kell alkalmazkodnia.

Egyedi rendszer esetén nagyobb szabadság nyílik az üzleti logika, jogosultságok, integrációk és felhasználói folyamatok kialakítására. Ennek ára a fejlesztési projekt, a tesztelés és a későbbi karbantartás. A vállalkozásra szabott szoftverfejlesztés akkor lehet indokolt, ha a kész rendszerek korlátai már érdemben akadályozzák a működést. A választás tehát nem egyszerűen „dobozos vagy egyedi”, illetve „helyi vagy felhős”. A tényleges döntés több dimenzióból áll: üzleti funkció, technológiai architektúra, üzemeltetés, tulajdonlás, integráció és költségmodell egyaránt számít.

Mire figyelj egy felhőalapú ügyviteli rendszer bevezetésekor?

Egy új rendszer bevezetésénél az átváltás ideje valóban komoly kihívás. Tudni kell, mennyi energiát és erőforrást von el a napi működésből, hogyan kerülnek át a meglévő adatok, és mikor lehet a régi rendszert biztonságosan kivezetni. A technikai migráció mellett legalább ilyen fontos a működés átgondolása. Mielőtt rendszer mellett döntesz, érdemes tisztázni:

• mely üzleti folyamatokat kell támogatnia;

• milyen adatokat kell a régi rendszerből átvinni;

• mely alkalmazásokkal kell integrálni;

• hány és milyen szerepkörű felhasználó használja majd;

• hogyan működik a jogosultságkezelés;

• milyen mentési és helyreállítási lehetőségek állnak rendelkezésre;

• hogyan exportálhatók az adatok, ha később szolgáltatót váltanál;

• milyen rendelkezésre állás szükséges;

• hogyan változnak a költségek a felhasználók, adatmennyiség vagy terhelés növekedésével;

• ki felel a rendszer működéséért és támogatásáért.

Ha a meglévő folyamat rosszul működik, annak változtatás nélküli digitalizálása ritkán hoz áttörést. Előbb azt kell eldönteni, hogyan kellene működnie a vállalkozásnak, és csak utána azt, milyen szoftver szolgálja ki ezt.

A szolgáltatófüggőséggel is számolni kell

A felhő kényelmének ára lehet, hogy a vállalkozás jobban függ egy külső szolgáltatótól. Ezt gyakran vendor lock-innek nevezik. Minél több adat, üzleti szabály és integráció kötődik egy adott platform saját technológiájához, annál költségesebb lehet később másik szolgáltatóra vagy rendszerre váltani.

Ez nem jelenti azt, hogy minden szolgáltatóspecifikus megoldást kerülni kell. Sok esetben éppen ezek teszik gyorsabbá vagy hatékonyabbá a fejlesztést. A döntésnél azt kell mérlegelni, mekkora üzleti előnyt ad az adott technológia, és mekkora későbbi kötöttséget vállal érte a cég.

Az adatok exportálhatóságát, az integrációk hordozhatóságát és a kilépési lehetőségeket ezért már a rendszer kiválasztásakor célszerű megvizsgálni.

Mikor nem feltétlenül a felhő a legjobb választás?

A felhőalapú működés sok vállalkozás számára praktikus, de nem univerzális válasz minden informatikai problémára. Más megoldás is indokolt lehet, ha például egy rendszernek megbízhatatlan internetkapcsolat mellett is folyamatosan működnie kell, speciális helyi hardverekkel kommunikál, rendkívül szigorú infrastruktúra-követelmények vonatkoznak rá, vagy egy meglévő helyi rendszer kiváltása aránytalanul költséges lenne. Hibrid architektúra is kialakítható: bizonyos komponensek helyben, mások felhőben működnek. Egy ilyen rendszer összetettebb lehet, ugyanakkor lehetőséget ad arra, hogy a vállalkozás ne kényszerüljön mindent egyetlen technológiai modellbe.

A felhő akkor segíti a növekedést, ha a rendszer is jól van megtervezve

A felhőalapú ügyviteli rendszer egyik legnagyobb előnye, hogy a vállalkozásnak nem feltétlenül kell minden informatikai infrastruktúrát saját maga kiépítenie és üzemeltetnie. Könnyebbé teheti a több helyszínről történő hozzáférést, az egységes adatkezelést, az integrációkat és bizonyos esetekben a kapacitás bővítését is.

A felhő azonban nem helyettesíti a jó üzleti folyamatokat, a megfelelő szoftverarchitektúrát, az adatbiztonságot és az átgondolt üzemeltetést.

Egy növekvő vállalkozás számára ezért nem az az első kérdés, hogy „költözzünk-e a felhőbe?”, hanem az, hogy milyen folyamatokat szeretne jobban működtetni. Hol keletkezik felesleges adminisztráció? Hol szakad meg az információáramlás? Mely feladatokat lehet automatizálni? Milyen rendszereket kell összekapcsolni? Milyen terhelést és szervezeti növekedést kell később kiszolgálni? Ha ezekre megvan a válasz, sokkal könnyebb eldönteni, hogy egy kész felhőszolgáltatás, egy integrált vállalatirányítási rendszer vagy egyedi szoftverfejlesztés ad-e megfelelő technikai alapot a további növekedéshez.