Digitális transzformáció kezdőknek - A felhőn innen és túl

Nagyjából tíz évvel ezelőtt – a felhőkorszak hajnalán – miután dolgoztunk egy dokumentumban, elmentettük azt a saját gépünkön, majd e-mailben vagy külső adathordozón továbbítottuk a kollégánknak. Ő lementette a fájlt a saját számítógépére, szerkesztette, majd visszaküldte. Ha közben más is dolgozott rajta, hamar megjelentek az olyan fájlnevek, mint a „végleges”, „végleges2” vagy „tenyleg_vegleges”.

És így született meg a káosz.

A felhőalapú megoldások ezen rengeteget változtattak. Ugyanaz a dokumentum többé nem feltétlenül különálló másolatok formájában vándorol a munkatársak között: megfelelő jogosultságok mellett közösen elérhető és akár egyszerre szerkeszthető.

A digitális transzformáció kezdőknek azonban könnyen összemosódhat a felhőre költözéssel. Pedig a kettő nem ugyanaz. A cloud fontos technológiai alap lehet egy korszerű vállalkozásban, de önmagában attól még nem alakul át a cég működése, hogy a fájlok vagy egy üzleti alkalmazás már távoli infrastruktúrán futnak.

A digitális transzformáció ennél tágabb változást jelent: a technológia, az adatok és a vállalati folyamatok összehangolását. Ebben a cikkben azt nézzük meg, milyen technológiai hátteret adhat ehhez a felhő, és hogyan kapcsolódhat hozzá az adattárolás, a SaaS, a rendszerintegráció és az automatizáció.

Mit jelent a felhő vállalati környezetben?

A felhő – angolul cloud – gyűjtőfogalom. Lényege, hogy az általad használt adat, alkalmazás vagy informatikai erőforrás nem kizárólag a saját számítógépeden vagy a vállalkozás helyi szerverén található, hanem hálózaton keresztül elérhető távoli infrastruktúrán működik.

Az eredeti cikk ezt elsősorban a fájlok oldaláról mutatta be, ami továbbra is jó kiindulópont. Ha egy dokumentum csak a laptopod merevlemezén található, akkor alapvetően azon az eszközön férsz hozzá. Ha felhőalapú tárhelyen tárolod, megfelelő hozzáféréssel más eszközről és más helyszínről is elérhető. A vállalati felhő azonban jóval többet jelenthet egyszerű fájltárolásnál. A felhőben működhet például:

• dokumentumkezelés és közös fájltárolás;

• levelezés és naptár;

• CRM vagy más ügyviteli rendszer;

• projekt- és feladatkezelő alkalmazás;

• webalkalmazás vagy ügyfélportál;

• adatbázis;

• biztonsági mentési megoldás;

• különböző rendszerek közötti adatkapcsolat.

Ha kifejezetten a fájlok tárolásának technikai és gyakorlati oldalára vagy kíváncsi, az adattárolás a felhőben külön témaként is megér egy részletesebb magyarázatot.

Helyi rendszer vagy felhőalapú rendszer: mi a különbség?

Egy hagyományos helyi, vagyis on-premise rendszer esetében a vállalkozás saját környezetében található a működéshez szükséges infrastruktúra. Ez lehet például az irodában üzemelő szerver, amelyen a cég belső ügyviteli rendszere és adatai találhatók. Ilyenkor az infrastruktúra üzemeltetése, karbantartása és bővítése jellemzően a vállalkozás vagy az általa megbízott informatikai szakemberek feladata. A helyi rendszer nagyobb közvetlen kontrollt adhat a technikai környezet felett, viszont egy kapacitásbővítés új hardvert és további üzemeltetési feladatokat is jelenthet.

Felhőalapú megoldásnál a szolgáltatáshoz interneten vagy más hálózati kapcsolaton keresztül férsz hozzá, miközben a háttérben szükséges informatikai erőforrások távoli infrastruktúrán működnek. A szolgáltató a választott modelltől függően az üzemeltetési feladatok egy részét vagy jelentős részét átveszi, az erőforrások pedig sok esetben rugalmasabban növelhetők vagy csökkenthetők. Cserébe a vállalkozásnak a szolgáltató technikai megoldásaihoz, feltételeihez és az általa biztosított lehetőségekhez is alkalmazkodnia kell.

A hozzáférésben is van különbség. Egy helyi rendszer gyakran a vállalat belső hálózatához kapcsolódik, bár megfelelő technikai megoldásokkal természetesen távolról is elérhetővé tehető. A felhőalapú rendszereket ezzel szemben jellemzően eleve hálózaton keresztüli hozzáférésre tervezik, ezért könnyebben támogathatják a több telephelyről vagy távolról végzett munkát.

Ez nem azt jelenti, hogy a felhő minden esetben jobb választás a helyi infrastruktúránál. A két megközelítés eltérő lehetőségeket, felelősségeket és kompromisszumokat jelent. A gyakorlatban ráadásul nem feltétlenül kell kizárólag az egyik mellett dönteni: egy vállalkozás bizonyos rendszereket saját infrastruktúrán tarthat, miközben más szolgáltatásokat felhőből vesz igénybe.

Miért lett a felhő a digitális transzformáció egyik fontos technológiai alapja?

A felhő nem azért érdekes, mert az adat fizikailag máshol található. A gyakorlati jelentősége inkább abban van, hogy más módon teszi elérhetővé és használhatóvá a digitális erőforrásokat.

Távoli hozzáférés és közös munkavégzés

Az eredeti cikk egyik legerősebb példája a dokumentumok verziókezelésének problémája volt. Ez ma is jól mutatja a változást. Ha minden munkatárs külön fájlmásolatot szerkeszt, előbb-utóbb tisztázni kell, melyik változat az aktuális. Egy közösen használt felhőalapú dokumentumnál ehelyett ugyanahhoz az állományhoz férhetnek hozzá a jogosult felhasználók.

Ez nem csupán kényelmi kérdés. Megváltoztatja a közös munka logikáját: a dokumentum helyett annak elérhetőségét osztjuk meg, és nem kell minden módosítás után új példányt küldeni. Ugyanez a szemlélet a fájlokon túl is megjelenhet. Egy feladatkezelő rendszer például közös munkafelületet adhat ahhoz, hogy a feladatok állapota ne külön levelezésekből és személyes jegyzetekből derüljön ki.

Skálázhatóság: amikor az infrastruktúra együtt változhat az igényekkel

A skálázhatóság azt jelenti, hogy egy rendszer erőforrásai az igények változásához igazíthatók. Egy kisebb vállalkozásnak induláskor egészen más kapacitásra lehet szüksége, mint néhány évvel később. Hagyományos infrastruktúránál a bővítés új szervereket, tárhelyet vagy egyéb hardvert is jelenthet. Felhőkörnyezetben az erőforrások sok esetben rugalmasabban módosíthatók.

Ez nem egyenlő azzal, hogy a skálázás automatikusan egyszerű vagy korlátlan. Egy rosszul felépített alkalmazást önmagában nem tesz jól skálázhatóvá az, hogy felhőben fut. Az alkalmazás felépítésének, az adatbázisnak, az integrációknak és a szolgáltatás korlátainak is alkalmasnak kell lenniük a növekedés kezelésére. A cloud tehát lehetőséget teremt a rugalmasabb infrastruktúrára, de a jó rendszertervezést nem helyettesíti.

Felhőalapú adattárolás: több egyszerű online merevlemeznél

A felhő egyik legismertebb felhasználási területe továbbra is az adattárolás. A vállalati környezetben azonban nem elég annyit mondani, hogy „minden fájl egy helyen van”. A hozzáférés szabályozása legalább ilyen lényeges. Nem feltétlenül kell minden kollégának minden dokumentumot látnia vagy módosítania. Egy megfelelően kialakított rendszerben meghatározható például:

• ki férhet hozzá egy adott fájlhoz vagy mappához;

• ki szerkesztheti, és ki csak megtekintheti;

• hogyan osztható meg külső partnerrel;

• hogyan kezelhetők a korábbi változatok;

• milyen módon történik a mentés és helyreállítás;

• mi történik a hozzáférésekkel, amikor egy munkatárs szerepköre megváltozik vagy megszűnik.

Az eredeti cikk azt állította, hogy a távoli szervereken tárolt adatok lényegében garantált védelmet kapnak a támadásokkal szemben. Ezt így nem lehet általánosan kijelenteni. A felhő nem teszi automatikusan biztonságossá az adatokat. A szolgáltató biztonsági megoldásai mellett számít a hozzáférések beállítása, a hitelesítés, a jogosultságkezelés, a mentési stratégia és maga a felhasználói gyakorlat is. A biztonsági mentés és a felhőalapú tárolás sem feltétlenül ugyanaz. Attól, hogy egy fájl online elérhető, még külön meg kell vizsgálni, hogyan állítható helyre véletlen törlés, hibás módosítás vagy más adatvesztési helyzet után.

A felhő nem csak tárhely: itt jönnek képbe a SaaS rendszerek

A felhőtechnológiával kapcsolatban gyakran találkozhatsz a SaaS, vagyis Software as a Service kifejezéssel. SaaS esetében a szoftvert szolgáltatásként használod. Nem feltétlenül neked kell saját szerverre telepítened és ott üzemeltetned az alkalmazást; jellemzően böngészőből vagy kliensalkalmazáson keresztül férsz hozzá, miközben a háttérben működő infrastruktúra és a szoftver üzemeltetésének jelentős része a szolgáltatóhoz tartozik. Ilyen formában működhet például egy:

• CRM;

• számlázóprogram;

• projektmenedzsment-rendszer;

• vállalati levelezés;

• dokumentumkezelő;

• ügyviteli alkalmazás.

Az eredeti cikkben említett automatikus frissítés is elsősorban ebben a kontextusban érthető jól. Egy SaaS szolgáltatásnál a verziófrissítések és az infrastruktúra karbantartásának jelentős részét valóban a szolgáltató végzi, így a felhasználónak általában nem kell minden új verziót saját szerverére telepítenie. Ez ugyanakkor kompromisszumot is jelent. A szolgáltató határozza meg a rendszer bizonyos technikai kereteit, funkcióit és frissítési ütemét. Ha egy vállalkozás működése nagyon egyedi, előfordulhat, hogy egy kész SaaS termék már nem illeszkedik megfelelően a folyamataihoz. Ilyen helyzetben válhat relevánssá a vállalkozás működéséhez igazított egyedi szoftverfejlesztés. A felhőalapú üzleti alkalmazások gyakorlati működését külön is bemutatjuk a felhőalapú ügyviteli rendszerekről szóló cikkünkben.

A következő lépcső: amikor a rendszerek már egymással is kommunikálnak

Egy korszerű digitális vállalati környezetben általában nem egyetlen rendszer végez mindent. Lehet külön weboldal vagy webáruház, CRM, számlázó, ügyviteli rendszer, dokumentumtár és feladatkezelő. A probléma akkor kezdődik, ha ezek digitális szigetekként működnek. Képzelj el egy egyszerű folyamatot. Az ügyfél kitölt egy űrlapot a weboldalon. A munkatárs megkapja e-mailben, majd kézzel felviszi az adatokat a CRM-be. Megrendelés után ugyanezeket az adatokat ismét beírja a számlázóba. Ez digitális működés, de még mindig sok manuális adatmozgatással jár.

A rendszerintegráció célja, hogy a különböző alkalmazások szükség esetén adatot tudjanak cserélni egymással. Ennek gyakori technikai eszköze az API, vagyis olyan programozási kapcsolódási felület, amelyen keresztül két rendszer meghatározott szabályok szerint kommunikálhat. Így például egy új megrendelés adatai automatikusan továbbkerülhetnek egy másik rendszerbe, anélkül hogy a kollégának újra be kellene gépelnie őket.

Egy vállalatirányítási rendszer szintén több üzleti terület adatait és folyamatait foghatja össze, ezért a különálló digitális eszközökből álló környezet továbbfejlesztésekor természetes következő kérdés lehet, hogy mely folyamatokat célszerű közös rendszerbe szervezni.

Az integráció teremti meg az automatizálás egyik alapját

Ha a rendszerek képesek egymással adatot cserélni, bizonyos ismétlődő lépések automatizálhatók is. Tegyük fel, hogy egy megrendelés egy webes felületen érkezik. A rendszer rögzítheti az adatokat, létrehozhatja a kapcsolódó feladatot, továbbíthatja a szükséges információkat egy másik üzleti alkalmazásnak, és meghatározott esemény után újabb folyamatot indíthat.

Az automatizálás célja ilyenkor nem az, hogy minden emberi munkát megszüntessen. Sokkal inkább az, hogy a kiszámítható, szabályokkal leírható adatmozgatást és ismétlődő lépéseket ne kelljen minden alkalommal kézzel elvégezni. Az automatizált számlázás például jól szemlélteti, hogyan kapcsolható össze egy adminisztratív folyamat más digitális rendszerekkel. Ezen a ponton válik igazán láthatóvá, miért több a digitális transzformáció annál, hogy „felköltöztettük a fájlokat a felhőbe”. A technológiai elemek egymásra épülnek: felhőalapú infrastruktúra → digitális alkalmazások → közösen használható adatok → rendszerintegrációk → automatizálható folyamatok.

Nem minden vállalkozásnak kell végigmenni ezen a teljes láncon, és nem minden folyamatot célszerű automatizálni. A technológiai háttérnek a valós működési igényhez kell igazodnia.

Milyen szerepet kap a CRM és az ügyviteli rendszer?

A digitális transzformáció során gyakori cél, hogy az információ ne munkatársak postaládáiban és különálló táblázatokban legyen szétszórva. Egy CRM az ügyfélkapcsolatokhoz kötődő adatokat és folyamatokat szervezheti közös rendszerbe. Így az ügyfélhez tartozó elérhetőségek, kommunikációs előzmények, értékesítési lépések és feladatok nem feltétlenül különböző helyeken élnek. A CRM-rendszerek működését és bevezetésük indokait ezért külön cikkben részletesebben is körbejárjuk.

Az ügyviteli rendszer ennél más vagy szélesebb folyamatokat is lefedhet. A lényeg mindkét esetben az, hogy egy jól kialakított digitális környezetben az alkalmazások nem önmagukért vannak: a vállalkozás valós folyamatait támogatják.

És mi a helyzet a Google Workspace-szel, a OneDrive-val, a SharePointtal vagy a Dropboxszal?

Az eredeti cikk felsorolt néhány ismert felhőalapú szolgáltatást. Ezek jó példák arra, hogy a felhővel már a mindennapi irodai munkában is rendszeresen találkozunk. A lista azonban könnyen félrevezetővé válhat, ha úgy kezeljük, mintha az egyes szolgáltatások ugyanazt nyújtanák. Egy felhőalapú tárhely, egy kollaborációs környezet és egy teljes üzleti alkalmazás nem azonos kategória, még akkor sem, ha mindegyik cloud technológiára támaszkodik. A konkrét szolgáltató kiválasztásánál ezért előbb azt kell tisztázni, milyen problémát szeretnél megoldani:

• egyszerű fájltárolásra van szükséged;

• több ember szerkesztene közösen dokumentumokat;

• jogosultságokkal szabályozott vállalati dokumentumkezelést szeretnél;

• üzleti alkalmazást keresel;

• vagy több rendszert szeretnél egymással összekapcsolni.

A technológia kiválasztása csak ezután következik. A konkrét cloud szolgáltatók részletes összehasonlítása már más döntési helyzet, mint annak megértése, milyen szerepet tölt be a felhő a digitális átalakulásban.

A felhő használata még nem digitális transzformáció

Ez az egyik legfontosabb különbség. Ha egy cég a helyi fájlszervert felhőalapú tárhelyre cseréli, technológiai modernizáció történt. Ez önmagában is hasznos lehet, de a vállalkozás folyamatai ettől még lényegében változatlanok maradhatnak. Ugyanez igaz egy új SaaS alkalmazásra is. Ha a régi, fölöslegesen bonyolult folyamatot változtatás nélkül átmásoljuk egy modernebb rendszerbe, attól még nem biztos, hogy jobb lesz a működés. A digitális transzformáció ott kezd igazán értelmet nyerni, ahol a technológia használata együtt jár a folyamatok újragondolásával. Például:

1. azonosítjuk, hogy ugyanazt az ügyféladatot három különböző helyre írják be;

2. meghatározzuk, melyik rendszer legyen az adat elsődleges forrása;

3. összekapcsoljuk azokat a rendszereket, amelyeknek szükségük van erre az információra;

4. automatizáljuk azokat az adatátadásokat, amelyekhez nincs szükség emberi döntésre;

5. a munkatársak így az adatmásolás helyett azokra a feladatokra koncentrálhatnak, ahol ténylegesen szükség van rájuk.

Ebben a példában a felhő, a SaaS, az integráció és az automatizáció technológiai eszköz. A transzformáció maga a működés megváltozása.

Mivel érdemes kezdeni, ha még csak most épül a digitális környezet?

Kis- és középvállalkozásként nem szükséges egyszerre lecserélni a teljes informatikai környezetet. Sőt, gyakran jobb egy konkrét problémából kiindulni. Ha a fájlok szétszórtan találhatók a munkatársak gépein, a központi tárolás és a jogosultságkezelés lehet az első lépés. Ha a feladatok e-mailekben vesznek el, egy közös feladatkezelő rendszer adhat átláthatóbb működést. Ha az ügyféladatokat több táblázatban kezelitek, egy CRM vagy más üzleti rendszer lehet a következő fejlesztési pont. Mielőtt azonban új alkalmazást választasz, érdemes néhány kérdést tisztázni:

• Melyik folyamat okozza jelenleg a legtöbb kézi munkát vagy hibalehetőséget?

• Hol keletkeznek azok az adatok, amelyekre több rendszernek is szüksége van?

• Kiknek kell hozzáférniük ezekhez az adatokhoz?

• Mely lépések ismétlődnek kiszámítható módon?

• Kell-e a választott rendszernek más alkalmazásokkal kommunikálnia?

• Mi történik, ha a felhasználók vagy a kezelt adatok mennyisége később jelentősen nő?

• Mely feladatokat vállalja át a szolgáltató, és mi marad továbbra is a vállalkozás felelőssége?

Ezek a kérdések segítenek elkerülni azt a helyzetet, amikor a cég sok különálló digitális eszközt vezet be, de a munkatársak végül továbbra is kézzel másolgatják közöttük az adatokat.

A felhő tehát jó kiindulópont lehet a digitális transzformáció megértéséhez. Megkönnyítheti a távoli hozzáférést, a közös munkát, a rugalmas erőforrás-használatot és számos üzleti alkalmazás elérését. A valódi következő lépés azonban az, amikor ezek az eszközök már nem külön-külön működnek, hanem egy átgondolt digitális vállalati környezet részeivé válnak.