Digitális transzformáció kezdőknek - A felhőn innen és túl

Nagyjából tíz évvel ezelőtt - a felhőkorszak hajnalán - miután dolgoztunk egy dokumentumban, elmentettük azt a saját gépünkön, és e-mailben, vagy külső adathordozón továbbítottuk a kollégánknak. Ez a kolléga lementette a fájlt a saját számítógépére, ő is szerkesztette, majd mentés után visszaküldte azt nekünk. És így született meg a káosz.

A fájlok ugyanis gyakran ugyanazt a nevet viselték, és ha több ember is ugyanazon a verzión dolgozott, az összefésülés már komoly adminisztrációs kihívásokat jelentett. Arról nem is beszélve, amikor elfelejtettük, hogy melyik a legfrissebb verzió, vagy épp hova mentettük azt!

Sok cég még ma is ezzel a módszerrel dolgozik. A kollégák World és Excel fájlokat küldenek egymásnak emailben; ez pedig teret enged a hibázás lehetőségének. Éppen ezért a kis- és középvállalkozások életében forradalmi mérföldkő az, amikor felhő alapú szolgáltatásra váltanak.

Mit jelent a felhő alapú szolgáltatás?

A felhő egy összefoglaló név mindazokra a szolgáltatásokra, melyek az adatokat nem a helyi merevlemezeken, hanem egy távoli szerveren tárolják. Munka közben, ha rákattintunk a fájl megnyitására, akkor az nem a számítógépünk tárhelyéről fog betölteni, hanem internetkapcsolaton keresztül a távoli szerverről.

Ma már bármilyen fájltípus eltárolható a felhőben. Emberek milliói tárolják családi fotóikat valamilyen online rendszerben, így percek alatt elő lehet keresni egy több évvel korábban készült fotót. Ugyanez igaz a céges fájlokra is: a felhőben tárolt dokumentumokhoz a megfelelő jogosultság birtokában bármikor hozzáférhetünk, és nem kell többé egymásnak továbbítani azokat.

A felhő alapú szolgáltatás három legnagyobb előnye

1. Adatvédelem és tárolás

   A távoli szervereken tárolt adatokat komoly biztonsági előírásokkal látják el. A legtöbb helyen garantált védelmet kínálnak hackerek ellen is. A szolgáltatók az adataid nem csak egy szerveren tárolják. Az adataidról biztonsági okokból másolatot készítenek, a másolatokat pedig egy olyan szerveren tárolják el, ami egy másik épületben van. Így ha például kiüt egy nagyobb tűz, és leáll a szerver, a másolatod még mindig a rendelkezésedre áll!

2. Egyszerű kereshetőség

   Mivel adataid egyetlen helyen vannak, könnyen tudsz köztük keresni. Nem kell azon gondolkodni, hogy melyik kolléga melyik gépén található egy-egy fájl; elég csak rákeresned a fájl nevére vagy tartalmára, a rendszer pedig megmutatja a cégen belüli összes releváns találatot.

   Emiatt nagyobb transzparencia jön létre a felhő rendszert alkalmazó cégeknél, hisz ha akarod, akkor bármelyik kollégád hozzáférhet bármelyik fájlhoz - mindez a jogosultságok beállításának kérdése.

3. Naprakészség

   A felhő alapú szolgáltatások további előnye, hogy azokat a fejlesztők folyamatosan frissítik, javítják, fejlesztik; neked pedig ezzel kapcsolatban az égvilágon semmilyen teendőd nincs! A felhő alapú szolgáltatások frissítésekor nem kell hívnod az IT-s kollégád, mert a frissítés magától megtörténik a háttérben.

A naprakészség még egy fontos aspektusban megjelenik. A felhőben tárolt adatok - fájltípustól függően - akár közösen is szerkeszthetőek. Így nem kell többé a verziókövetéssel bajlódni, és szinte korlátlan számú felhasználó tud valós időben ugyanazon a dokumentumon dolgozni. Azaz összefoglalva, a felhőben mindig a fájlok legutolsó verzióját fogod megtalálni.

Az alábbiakban összegyűjtöttem neked a leggyakrabban használt felhő alapú szolgáltatók listáját:

• Google Workspace: fájlok tárolása, céges email, közösen szerkeszthető dokumentumok
• SharePoint: a Microsoft üzleti terméke, annak minden ismert eszközével: Office, levelezés, projektkezelő
• OneDrive: fájlok tárolása, Office dokumentumok szerkesztése
• Dropbox: fájlok tárolása

A következő bejegyzésben kitérünk arra, hogy milyen lehetőségeid vannak a kézi adminisztráció megszüntetésére a feladatkezelő szoftverek alkalmazásával! Értesülj a legújabb bejegyzésekről, kövess Facebook-on!