Egy beérkező megrendelés adatait valaki átmásolja egy táblázatba, majd továbbítja a pénzügynek. Egy másik munkatárs ellenőrzi a számlázáshoz szükséges információkat, miközben az ügyfél már a teljesítésről érdeklődik. A vezető pedig több különböző rendszerből próbálja összegyűjteni az aktuális adatokat.
Ezek a feladatok külön-külön néhány percet igényelhetnek, együtt azonban jelentős munkaidőt kötnek le. Ráadásul minden kézi adatátadás újabb hibalehetőséget jelent. Az adminisztráció automatizálása azt jelenti, hogy a vállalkozás az ismétlődő, szabályok alapján elvégezhető ügyviteli feladatokat szoftverekre bízza. Ilyen lehet az adatrögzítés, a dokumentumok előállítása, a jóváhagyások kezelése, az értesítések küldése vagy a különböző rendszerek közötti adatátadás.
A cél nem feltétlenül az emberi közreműködés teljes megszüntetése. Sokkal inkább az, hogy a munkatársaknak ne kelljen újra és újra elvégezniük azokat a műveleteket, amelyek megbízhatóan végrehajthatók automatikusan.
Mit jelent az adminisztráció automatizálása a gyakorlatban?
A vállalati adminisztráció számos egymáshoz kapcsolódó tevékenységből áll. Egy ügyfél adatainak rögzítése például hatással lehet az értékesítésre, a számlázásra, a projektindításra és a későbbi ügyfélkommunikációra is. Ha ezek a területek különálló rendszerekben működnek, ugyanazt az információt több helyen kell kezelni. A probléma ilyenkor nem feltétlenül az alkalmazott szoftverek minősége, hanem az, hogy hiányzik közöttük az automatikus adatkapcsolat.
Az automatizálás során meghatározott események indítanak el előre kialakított műveleteket. Például amikor egy ügyfél elfogad egy ajánlatot, a rendszer létrehozhatja a megrendelést, értesítheti a felelős munkatársat, és előkészítheti a szükséges dokumentumokat. A workflow automatizálás éppen az ilyen, több lépésből álló munkafolyamatok összehangolására szolgál. Nem egyetlen kattintást vált ki, hanem a feladatok közötti átadásokat és döntési pontokat is kezeli. A legnagyobb megtakarítás gyakran az adatátadásoknál jelentkezik. Ha egy információ már rendelkezésre áll egy rendszerben, lehetőleg ne kelljen újra begépelni egy másikba.
Mely adminisztratív feladatokat érdemes automatizálni?
Nem minden irodai tevékenység automatizálható ugyanolyan könnyen. A jól meghatározott, gyakran ismétlődő és kiszámítható szabályok szerint működő feladatok általában megfelelő kiindulópontot jelentenek.
1. Adatrögzítés és adatok átvitele rendszerek között
Sok vállalkozásnál az adminisztráció jelentős része abból áll, hogy a munkatársak egyik alkalmazásból a másikba másolnak adatokat. Egy értékesítő például rögzíti az ügyfél adatait a CRM-ben, majd ugyanazokat az információkat egy megrendelési táblázatba és egy ügyviteli rendszerbe is bevezeti. Automatizált működés esetén az adatokat elegendő egyszer, a megfelelő helyen rögzíteni. A kapcsolódó rendszerek ezután átvehetik a szükséges információkat.
Ennek technikai alapja gyakran az API-integráció, amely lehetővé teszi, hogy a különböző alkalmazások szabályozott módon adatokat cseréljenek egymással. Az automatizálás azonban csak akkor működik megbízhatóan, ha egyértelmű, melyik rendszer számít az adott adat hiteles forrásának. Ha például az ügyfél címe több helyen is módosítható, szükség van az eltérések kezelésére.
2. Számlázás és pénzügyi adminisztráció
A számlázáshoz kapcsolódó manuális feladatok különösen alkalmasak automatizálásra, mert sok esetben jól meghatározott üzleti eseményekhez kötődnek. Egy megfelelően kialakított rendszer képes lehet arra, hogy a teljesített megrendelés adataiból előkészítse a számlát, átadja az információkat a számlázóprogramnak, majd visszajelezze a bizonylat elkészültét. Az automatizált számlázás különösen akkor lehet hasznos, ha a vállalkozás rendszeresen hasonló típusú tranzakciókat kezel. Az automatizálható feladatok közé tartozhat:
a számlázási adatok átvétele a megrendelésből;
a számlatervezet létrehozása;
a számla továbbítása az ügyfélnek;
a fizetési állapot frissítése;
a lejárt fizetési határidőkhöz kapcsolódó emlékeztetők küldése.
A fizetések automatikus párosításához megfelelő banki vagy pénzügyi adatkapcsolat szükséges. A kivételeket, például a részfizetéseket és a nem egyértelmű közleményeket külön kezelni kell. Webáruházaknál a webshop és számlázó összekötése további lehetőséget kínál a rendelési és pénzügyi adminisztráció összehangolására. Az automatizált számlázás nem helyettesíti a pénzügyi ellenőrzést. A számlázási szabályokat, adózási beállításokat és kivételes eseteket a bevezetés előtt tisztázni kell.
3. Ügyféladatok és kapcsolattartási feladatok kezelése
Az ügyfélkezelésben sok időt emészthet fel a kapcsolattartási adatok frissítése, a korábbi kommunikáció visszakeresése és a következő teendők nyomon követése. Egy ügyfélkezelő CRM-rendszer központi helyen kezelheti az ügyfelekkel kapcsolatos információkat, és bizonyos eseményekhez automatikus műveleteket rendelhet.
Például egy weboldalon beérkező érdeklődés után a rendszer létrehozhat egy új ügyfélrekordot, hozzárendelheti a megfelelő értékesítőhöz, majd feladatot generálhat a kapcsolatfelvételhez. Ha az ügyfél meghatározott ideig nem kap választ, a rendszer figyelmeztetést küldhet a felelősnek.
Az automatizálás további lehetőségeit a CRM API-integráció teremtheti meg, amikor az ügyfélkezelő rendszer például a weboldallal, a számlázóval vagy egy belső ügyviteli alkalmazással kommunikál. A megfelelő működéshez ugyanakkor gondoskodni kell a duplikált ügyfélrekordok felismeréséről és az adatkezelési jogosultságokról.
4. Ajánlatok, szerződések és dokumentumok előállítása
Az ajánlatkészítés sok cégnél hasonló lépésekből áll. A munkatárs kiválasztja a szolgáltatást, megadja a mennyiséget vagy az árat, majd egy korábbi dokumentum alapján elkészíti az új ajánlatot. Ha a dokumentumok jelentős része szabványosítható, sablonokkal és üzleti szabályokkal egyszerűsíthető a folyamat. A rendszer az ügyféladatokból, terméklistákból és előre meghatározott feltételekből automatikusan összeállíthatja az ajánlattervezetet. A jóváhagyott dokumentumot ezután a megfelelő helyen tárolhatja. A felhőalapú dokumentumkezelés segíthet abban, hogy a munkatársak ugyanazokon a dokumentumokon dolgozzanak, és könnyebben követhessék a változtatásokat. Egyedi szerződéses feltételek vagy jelentős pénzügyi kötelezettségek esetén továbbra is szükséges lehet emberi, akár jogi ellenőrzés. Az automatizálás ilyenkor a dokumentum előkészítését és továbbítását gyorsítja, nem a szakmai döntést váltja ki.
5. Jóváhagyások és belső engedélyezési folyamatok
Beszerzések, szabadságkérelmek, költségelszámolások és szerződések esetében gyakori, hogy a jóváhagyás e-mailben történik. Ez kezdetben egyszerűnek tűnhet, de később nehézzé válik annak követése, hogy kihez került egy kérés, mikor kapott választ, és hol akadt el a folyamat. Egy digitális jóváhagyási rendszerben előre meghatározhatók a felelősök és a döntési szabályok. Például egy adott értékhatár alatti beszerzést az osztályvezető, egy nagyobb összeget pedig a cégvezetés hagyhat jóvá. Az ilyen megoldások kialakítása gyakran a céges munkafolyamatok digitalizálásának része. A jóváhagyási folyamatoknál a visszakövethetőség legalább olyan lényeges, mint a gyorsaság. A rendszernek rögzítenie kell, hogy ki, mikor és milyen döntést hozott, valamint azt is, ha a kérelem időközben módosult.
6. Feladatkiosztás, határidők és emlékeztetők
Egy projekt vagy megrendelés elindulásakor gyakran ugyanazokat a feladatokat kell létrehozni. A felelősök kijelölése, a határidők beállítása és az állapotok követése manuálisan is megoldható, de nagyobb feladatszám mellett könnyen átláthatatlanná válhat. A feladatkezelő programok használata lehetővé teheti, hogy az ismétlődő feladatsorok sablonokból jöjjenek létre. Egy új ügyfélprojekt indításakor például automatikusan létrejöhetnek az előkészítéshez, az adatbekéréshez és a belső ellenőrzéshez kapcsolódó teendők. A rendszer értesítést küldhet a közelgő határidőkről, vagy jelezheti, ha egy feladat a vártnál hosszabb ideje nem halad. Az automatizálás azonban nem oldja meg önmagában a rossz feladatszervezést. Ha nincsenek egyértelmű felelősök és teljesítési feltételek, a szoftver csak gyorsabban hoz létre rendezetlen feladatokat.
7. Munkaidő-nyilvántartás és jelenléti adatok
A munkaidő-nyilvántartás gyakran külön táblázatokban, e-mailekben vagy papíralapú dokumentumokban történik. Egy megfelelő digitális rendszer egyszerűsítheti a munkaidőadatok rögzítését, a hiányzó bejegyzések jelzését és a vezetői jóváhagyásokat. A munkaidő-nyilvántartás üzleti értéke túlmutathat az adminisztratív kötelezettségeken: megfelelő adatokkal a projektterhelés és a kapacitáskihasználás is jobban megérthető. Az automatizálás során figyelni kell arra, hogy a rendszer kezelje az eltérő munkarendeket, a távolléteket és az utólagos korrekciókat is. A nyilvántartásnak a vonatkozó munkajogi és adatvédelmi követelményekhez kell igazodnia.
8. Rendelésfeldolgozás és készletadatok frissítése
Kereskedelmi vállalkozásoknál a megrendelések feldolgozása több rendszer együttműködését igényelheti. A rendelés beérkezése után ellenőrizni kell a termék elérhetőségét, rögzíteni a vásárló adatait, elindítani a teljesítést, és gondoskodni a pénzügyi dokumentumokról. Ha minden lépés külön manuális beavatkozást igényel, a rendelési volumen növekedésével az adminisztrációs terhelés is emelkedik.
A webshop és ügyviteli rendszer összekötése lehetővé teheti, hogy a rendelési információk automatikusan bekerüljenek a vállalat belső rendszerébe. Ehhez kapcsolódhat a készletadatok automatikus szinkronizálása, amely segít csökkenteni az online értékesítési felület és a tényleges készletnyilvántartás közötti eltéréseket. Külön figyelmet igényelnek azonban a párhuzamos rendelések, a visszáruk, a készletfoglalások és az adatkapcsolat megszakadásakor szükséges helyreállítási műveletek.
9. Riportok és vezetői kimutatások készítése
A rendszeres riportkészítés gyakran több adatforrásból történő exportálással, táblázatok összevonásával és képletek ellenőrzésével jár. Ha a szükséges adatok strukturáltan rendelkezésre állnak, a kimutatások jelentős része automatikusan előállítható. Egy vezetői felületen például megjelenhetnek az aktuális megrendelések, a nyitott ügyfélfeladatok, a késedelmes teljesítések és az egyes projektek állapotai.
A vállalatirányítási rendszerek több üzleti terület adatait is összefoghatják, így megfelelő beállítás mellett kevesebb manuális adatösszesítésre lehet szükség. Az automatikusan elkészített riport ugyanakkor csak annyira megbízható, amennyire az alapjául szolgáló adatok. Ha a munkatársak nem frissítik a feladatok állapotát, a vezetői kimutatás is pontatlan képet adhat.
Mikor éri meg automatizálni egy adminisztratív feladatot?
Az automatizálás megtérülését nem kizárólag az határozza meg, hogy egy feladat mennyi időt vesz igénybe. Számít az ismétlődés gyakorisága, a hibák következménye, az érintett munkatársak száma és a folyamat technikai összetettsége is. Egy havonta egyszer elvégzett, tízperces feladat automatizálása valószínűleg nem elsődleges beruházási célpont. Egy naponta többször ismétlődő, több munkatársat érintő adatfeldolgozás viszont már komolyabb lehetőséget jelenthet. A döntéshez célszerű öt kérdést megválaszolni:
Milyen gyakran ismétlődik a feladat? A napi vagy heti rendszerességű műveleteknél hamarabb jelentkezhet időmegtakarítás.
Mennyire szabályozható a végrehajtás? Az egyértelmű bemenetekkel és döntési feltételekkel rendelkező folyamatok könnyebben automatizálhatók.
Milyen hibák fordulnak elő? A téves adatrögzítés, az elveszett dokumentum vagy az elmulasztott határidő közvetlen üzleti következményekkel járhat.
Hány rendszer és munkatárs érintett? Minél több az átadás, annál több lehetőség kínálkozik az egyszerűsítésre.
Mennyi bevezetési és fenntartási munkát igényel a megoldás? Az automatizálás költségéhez a fejlesztés mellett a tesztelés, az üzemeltetés és a későbbi módosítások is hozzátartoznak.
A vállalati üzleti folyamatok automatizálásánál ezért célszerű először feltérképezni a működést, majd azonosítani azokat a pontokat, ahol a manuális munka ténylegesen akadályozza a hatékonyságot.
Hogyan számítható ki a várható időmegtakarítás?
Egy egyszerű, szemléltető példában feltételezzük, hogy egy vállalkozás naponta 40 megrendelést dolgoz fel, és minden rendeléshez átlagosan 4 perc manuális adminisztráció kapcsolódik. Ez napi 160 percet jelent. Húsz munkanappal számolva a havi adminisztrációs idő 3200 perc, vagyis körülbelül 53 óra. Ha az automatizálás a manuális munkát rendelésenként átlagosan 1 percre csökkenti, a havi időigény 13 óra körül alakulhat. A különbség megközelítőleg 40 munkaóra. Ez hipotetikus számítás, nem igazolt vállalati eredmény. A tényleges megtakarítás függ a kivételes esetektől, az ellenőrzési igénytől és a folyamat összetettségétől. A pénzügyi megtérülés vizsgálatakor az időmegtakarítás értékét össze kell vetni a rendszer bevezetési és fenntartási költségeivel. Figyelembe kell venni azt is, hogy a felszabaduló munkaidő valóban más, értékteremtő feladatokra fordítható-e.
Milyen technológiákkal automatizálható az adminisztráció?
Az adminisztratív folyamatok automatizálására több technológiai megközelítés létezik. A megfelelő megoldás attól függ, hogy a vállalkozás milyen rendszereket használ, mekkora az adatforgalom, és mennyire összetettek a munkafolyamatok.
Beépített automatizálási funkciók
Számos CRM, számlázóprogram, projektmenedzsment-alkalmazás és ügyviteli rendszer rendelkezik saját automatizálási lehetőségekkel. Ilyenek lehetnek az automatikus értesítések, az ismétlődő feladatok, a státuszváltozásokhoz kapcsolódó műveletek vagy a dokumentumsablonok. Ha a szükséges funkció már megtalálható egy meglévő alkalmazásban, általában célszerű ezt megvizsgálni az egyedi fejlesztés előtt. A korlátot rendszerint az jelenti, ha az automatizálásnak több, egymástól független alkalmazást kell összekapcsolnia, vagy a folyamat nem illeszkedik a szoftver által támogatott szabályokhoz.
Rendszerintegráció és API-kapcsolatok
Amikor az adminisztráció több szoftver között oszlik meg, a rendszerintegráció teremtheti meg az automatizálás technikai alapját. Egy integráció például összekapcsolhatja a CRM-et, a számlázóprogramot és a projektkezelő rendszert. Így egy ügyfélhez kapcsolódó esemény több alkalmazásban is elindíthatja a szükséges műveleteket. Az API-alapú kapcsolatok előnye, hogy a rendszerek közvetlenül, strukturált formában kommunikálhatnak. Ugyanakkor kezelni kell az elérhetőségi hibákat, a jogosultságokat, a sikertelen adatátadásokat és az esetleges duplikációkat. Egy megbízható integráció például felismeri, ha ugyanazt a megrendelést már feldolgozta, és nem hoz létre újabb példányt pusztán azért, mert egy korábbi kérés megismétlődött.
RPA: amikor a szoftver a felhasználói műveleteket utánozza
Az RPA, vagyis a robotizált folyamatautomatizálás olyan technológia, amely képes előre meghatározott felhasználói műveleteket végrehajtani. Például megnyithat egy alkalmazást, adatokat másolhat meghatározott mezőkbe, vagy letölthet egy jelentést. Ez akkor lehet hasznos, ha egy régebbi rendszer nem rendelkezik megfelelő API-val, de a felhasználói felületén keresztül elvégezhetők a szükséges műveletek.
Hátránya, hogy az ilyen automatizmus érzékeny lehet a kezelőfelület változásaira. Ha egy mező áthelyeződik vagy módosul a képernyő szerkezete, a folyamat működése megszakadhat. Tartós, nagy forgalmú adatkapcsolatoknál általában célszerű előnyben részesíteni a közvetlen rendszerintegrációt, amennyiben az technikailag megvalósítható.
Mesterséges intelligenciával támogatott adminisztráció
A hagyományos automatizálás elsősorban előre meghatározott szabályokat követ. A mesterséges intelligencia olyan feladatokban is segítséget nyújthat, amelyeknél a bemeneti adatok nem teljesen egységesek. Például képes lehet dokumentumokból adatokat kinyerni, beérkező ügyfélüzeneteket kategorizálni vagy hosszabb szövegekből összefoglalót készíteni. Az AI-alapú automatizálás különösen a dokumentumfeldolgozásban és a nagy mennyiségű, változatos szöveges információ kezelésében jelenthet lehetőséget. Egy beszállítói számla feldolgozásánál például a rendszer felismerheti a szállító nevét, a számlaszámot, az összeget és a fizetési határidőt. Az így kinyert adatokat azonban ellenőrizni kell, mielőtt pénzügyi művelet indulna belőlük. Az AI ugyanis hibásan is értelmezhet dokumentumokat. Emiatt célszerű bizonyossági küszöböket, adatellenőrzési szabályokat és emberi jóváhagyási pontokat kialakítani.
Excel, kész ügyviteli rendszer vagy egyedi szoftver?
Sok vállalkozás adminisztrációja táblázatokra épül. Ez önmagában nem probléma: egy jól kialakított Excel-állomány egyszerű nyilvántartásokhoz megfelelő eszköz lehet. A nehézségek akkor jelentkeznek, amikor ugyanazt a fájlt többen szerkesztik, összetett jogosultságokra van szükség, vagy a táblázat adatait rendszeresen más alkalmazásokba kell továbbítani. Ilyenkor felmerülhet az Excel kiváltása egyedi üzleti szoftverrel. A döntés azonban nem kizárólag a táblázat méretétől függ.
Egy kész ügyviteli rendszer megfelelő lehet, ha a vállalkozás működése viszonylag szabványos, és a szükséges folyamatokat a szoftver már támogatja. Az ügyviteli rendszerek előnyei különösen akkor érvényesülhetnek, ha több adminisztratív területet kell egységes adatkezelés mellett működtetni. Egyedi fejlesztés akkor lehet indokolt, ha a vállalkozás sajátos jóváhagyási szabályokkal, speciális adatkapcsolatokkal vagy olyan belső folyamatokkal dolgozik, amelyeket a kész alkalmazások csak jelentős kompromisszumokkal támogatnak. A belső vállalati rendszer fejlesztése lehetőséget teremthet arra, hogy a korábban különálló adminisztratív műveletek egy közös felületen legyenek kezelhetők. Az egyedi és dobozos szoftverek közötti választásnál ugyanakkor a teljes életciklusköltséget kell mérlegelni. Az egyedi rendszer nagyobb szabadságot adhat, de a fejlesztés, a karbantartás és a későbbi módosítások felelősségét is kezelni kell.
Hogyan vezessük be az adminisztráció automatizálását?
Az automatizálás bevezetését nem célszerű azzal kezdeni, hogy a vállalkozás kiválaszt egy szoftvert, majd megpróbálja hozzáigazítani az összes meglévő folyamatát. Először a tényleges működést kell megérteni.
1. A jelenlegi adminisztratív folyamatok feltérképezése
Érdemes megvizsgálni, hogyan jut el egy információ a beérkezéstől a feldolgozásig. Egy megrendelésnél például tisztázni kell, honnan érkeznek az adatok, ki ellenőrzi azokat, milyen jóváhagyások szükségesek, és mely rendszerekben történik további feldolgozás. Különösen hasznos azonosítani a várakozási időket, a párhuzamos adatrögzítéseket és azokat a pontokat, ahol gyakran keletkeznek hibák.
2. A felesleges lépések megszüntetése
Nem minden meglévő műveletet kell automatizálni. Előfordulhat, hogy egy jóváhagyási körre már nincs szükség, vagy ugyanazt az adatot két munkatárs is ellenőrzi anélkül, hogy ez további biztonságot teremtene. A rosszul kialakított folyamat automatizálása nem feltétlenül jelent hatékonyabb működést. Először egyszerűsíteni kell a munkamenetet, és csak ezután érdemes technológiai megoldást választani.
3. Egy jól körülhatárolható folyamat kiválasztása
A teljes adminisztráció egyidejű átalakítása jelentős szervezeti és technikai kockázatot hordozhat. Célszerű egy olyan feladattal kezdeni, amely gyakran ismétlődik, könnyen mérhető, és nem igényli az összes vállalati rendszer azonnali módosítását. Ilyen lehet például az érdeklődők automatikus rögzítése vagy a jóváhagyott megrendelések átadása a számlázóprogramnak.
4. A kivételek és hibakezelés megtervezése
Az automatizálási projektek egyik gyakori hibája, hogy kizárólag az ideális működési esetre készülnek. Mi történik, ha hiányzik egy ügyféladat? Ha nem érhető el a számlázó? Ha ugyanaz a kérés kétszer érkezik be? Ha egy jóváhagyó szabadságon van? Ezekre a helyzetekre előre meg kell határozni a rendszer viselkedését. Egy jól kialakított automatizmus nem feltétlenül old meg minden kivételt önállóan. Sok esetben az a megfelelő működés, ha megállítja az érintett műveletet, rögzíti a hibát, és értesíti az illetékes munkatársat.
5. Tesztelés és fokozatos bevezetés
Az automatizálás élesítése előtt valósághű tesztadatokkal kell ellenőrizni a folyamatot. Nem elegendő egyetlen sikeres végrehajtás. Vizsgálni kell a hibás bemeneteket, a hiányzó adatokat, a megszakadó kapcsolatokat és a párhuzamos feldolgozást is. Egyedi fejlesztés esetén a szoftverspecifikáció segíthet pontosan rögzíteni az üzleti szabályokat, a rendszerkapcsolatokat és az elvárt működést. A bevezetés után célszerű rendszeresen ellenőrizni az automatizált folyamatok teljesítményét, és szükség esetén módosítani a szabályokat.
Milyen hibákat érdemes elkerülni?
Az adminisztráció automatizálása során a technológiai problémák mellett szervezési hibák is előfordulhatnak. Az egyik leggyakoribb, hogy a vállalkozás nem tisztázza az adatok tulajdonosát. Ha egy ügyféladat több rendszerben szerepel, meg kell határozni, hol történhet módosítás, és hogyan jut el a változás a többi alkalmazásba. További probléma lehet a túlzott automatizálás. Nem minden döntés alakítható egyszerű szabállyá, különösen akkor, ha jogi, pénzügyi vagy üzleti mérlegelést igényel.
Az adatbiztonságot sem szabad utólagos kérdésként kezelni. Az automatizált rendszerek gyakran ügyféladatokhoz, pénzügyi információkhoz vagy belső dokumentumokhoz férnek hozzá. Ezért megfelelő hozzáférés-kezelésre, naplózásra és adatvédelmi megoldásokra van szükség. Végül számolni kell a változásokkal is. Egy új számlázási szabály, egy módosított CRM-adatmező vagy egy külső szolgáltatás frissítése hatással lehet az automatizált folyamatokra. Az automatizálás folyamatosan karbantartandó üzleti megoldás, nem egyszeri technikai beállítás.
Hogyan mérhető az automatizálás eredményessége?
Az automatizálás sikerét nem érdemes kizárólag a megtakarított munkaórák alapján megítélni. Egy megfelelően kialakított rendszer javíthatja az adatok pontosságát, csökkentheti az átfutási időt, és átláthatóbbá teheti a vállalkozás működését. A méréshez több mutató is használható:
Feldolgozási idő: mennyi idő telik el egy adminisztratív folyamat elindítása és lezárása között?
Manuális beavatkozások száma: hány alkalommal szükséges munkatársi közreműködés?
Hibaarány: milyen gyakran fordul elő hiányos, hibás vagy duplikált adat?
Határidők teljesítése: csökkent-e a késedelmes feladatok száma?
Automatikusan feldolgozott esetek aránya: a teljes feladatmennyiség mekkora része fut le emberi beavatkozás nélkül?
Az eredményeket célszerű a bevezetés előtti állapottal összehasonlítani. Enélkül nehéz megállapítani, hogy a változás valóban az automatizálásnak köszönhető-e. A mérés során a minőséget is figyelembe kell venni. Egy gyorsabban működő folyamat nem tekinthető sikeresnek, ha közben nő a hibásan feldolgozott ügyek száma.
Az adminisztráció automatizálása akkor működik jól, ha a vállalkozás működéséhez igazodik
Az adminisztráció automatizálása számos területen csökkentheti a manuális munkát: az adatrögzítéstől és számlázástól kezdve az ügyfélkezelésen és dokumentum-előállításon át a belső jóváhagyásokig. A legnagyobb lehetőséget általában azok a feladatok jelentik, amelyek gyakran ismétlődnek, egyértelmű szabályok szerint működnek, és több munkatárs vagy szoftver között igényelnek adatátadást.
A megfelelő megoldás azonban nem feltétlenül egy új, összetett vállalatirányítási rendszer. Sok esetben egy meglévő alkalmazás beállítása vagy két rendszer összekapcsolása is elegendő lehet. Ha a vállalkozás működése összetettebb, és a kész szoftverek nem támogatják megfelelően a szükséges folyamatokat, az egyedi szoftverfejlesztés teremthet lehetőséget a vállalati igényekhez illeszkedő automatizálás kialakítására.
A Netipar szoftverfejlesztési megoldásai ilyen esetekben a belső rendszerek, az adatkapcsolatok és az üzleti munkafolyamatok összehangolásához kapcsolódhatnak. A legjobb kiindulópont egy konkrét, rendszeresen visszatérő adminisztratív probléma azonosítása. Ha pontosan meghatározható, hol keletkezik a felesleges munka, könnyebben eldönthető az is, hogy milyen automatizálási megoldás jelenthet valódi üzleti előnyt.
