Biztosraktár
Vendéglátás · 4 kávézó, 2 étterem
Hat egység beosztása egy rácson, a munkajogi szabályokkal együtt
Egy rendszer kezeli a négy kávézó és a két étterem beosztását, a bélyegzést, a helyettesítést és a bér-előkészítést. A vezető a beállított szabályok ellenőrzése mellett készíti és teszi közzé a heti beosztást, a tulajdonos egységenként látja a bérköltséget a bevételhez képest, a bérszámfejtő pedig pótlékokra bontott, ellenőrzött adatot kap.
Hasonló feladatról egyeztetnék- Ügyfél
- Vendéglátó cég 4 kávézó, 2 étterem
- Megoldástípus
- Beosztás, jelenlét és bér-előkészítés
- NETipar feladata
- Beosztásrács, munkajogi szabálymotor, bélyegzés, helyettesítés, dolgozói mobilapp és bérexport
- Kinek készült
- A tulajdonosnak, a vezetőknek, a dolgozóknak és a bérszámfejtőnek
A projektről
Hat egység, egy közös csapat
A cég négy kávézót és két éttermet üzemeltet. A kávézók reggeltől estig, hétvégén brunch-csal nyitnak, az éttermek délelőtttől éjfélig, pénteken és szombaton teltházzal. A baristák és a cukrászok több egységben is dolgoznak, a vezetők két egység között ingáznak.
A heti beosztás
Az egységenként külön vezetett táblázatok helyett egy rács mutatja mind a hat egység beosztását, a kézi pótlékszámolás helyett pedig pótlékokra bontott bérexport készül.
A csapatban részmunkaidősök, iskolaszövetkezeti diákok és 18 év alattiak is dolgoznak, a munkakörök a séftől a konyhai kisegítőn át a baristáig terjednek. Mindegyikre más szabály vonatkozik.
Korábban
A beosztás Excelben vagy papíron készült, a cserét és a helyettesítést WhatsApp-csoportokban egyeztették, a jelenlétet kézi íven vezették.
- Excel-beosztás
- WhatsApp-csoport
- Kézi jelenléti ív
- Kézi pótlékszámítás
A probléma
Ha valaki reggel lebetegedett, a helyettest telefonon és csoportüzenetekben kellett keresni, és senki sem látta egyben, kinek fér még bele a heti óraszámába. A pihenőidő és a fiatalkorúak szabályai csak utólag derültek ki, a bérszámfejtő pedig havonta kézzel számolta a pótlékokat.
-
01
Tervezés sablonból
Egységenkénti alaphét, hétmásolás
-
02
Szabályellenőrzés
Tiltás és figyelmeztetés már rögzítéskor
-
03
Bélyegzés
Telefonról a helyszínen vagy kioszkon
-
04
Havi zárás
Pótlékokra bontott bérexport
A csapat csak a közzétett hetet látja, a vezető addig piszkozatban tervez. A rendszer figyelmeztet a beállított közzétételi határidőre.
A feladat
Szabályos, betölthető és megfizethető beosztás minden héten
Egy jó heti beosztásnak egyszerre kell megfelelnie a munka törvénykönyvének, a dolgozók szerződéses óraszámának és jártasságának, a várható forgalomnak és a bérköltség-célnak. Hat egységnél a helyettesítések és az órakeretek az egész csapatot érinthetik, ezért közös áttekintésre van szükség.
A cél egy olyan rendszer volt, amely a szabálytalan beosztást meg sem engedi közzétenni, segít megtalálni a kieső kolléga helyettesét, és a hónap végén kész adatot ad a bérszámfejtőnek.
Mit nyer vele a cég?
A szabályok betartását és a helyettesítést a rendszer végzi
-
A beosztás ellenőrzést kap közzététel előtt
A rendszer már rögzítéskor jelzi a hibát. Súlyos esetben a közzététel le van tiltva; a vezető látja, melyik beállított szabály sérül, és javíthatja a beosztást. Ugyanez a vizsgálat fut cserénél, helyettesítésnél és a nyitott műszak elvállalásánál is.
Így működik: tiltás a 11 óránál rövidebb pihenőre, a 18 év alattiak éjszakai (22 és 6 óra közötti) és napi 8 óránál hosszabb beosztására, a 12 óránál hosszabb műszakra; figyelmeztetés a heti 48 óra felett és az éves 250 órás túlórakorlát közelében. Élesítés előtt munkajogi szakértő ellenőrzi.
-
Helyettes WhatsApp-csoport nélkül
A betegjelentésből nyitott műszak lesz, és csak azok kapnak értesítést, akik elvállalhatják. A beosztásban mindig látszik, ki kit helyettesít, a vezető pedig egy jóváhagyási postaládában dönt a cseréről, a szabadságról és a túlóráról.
Így működik: az értesítést csak az kapja, akinek megvan a jártassága, ráér, és nem sértene szabályt, akár a másik öt egységből is.
-
Bérköltség már tervezéskor
A tulajdonos egységenként és naponta látja, mennyibe kerül a beosztás a várható bevételhez képest. A cél feletti nap már tervezéskor pirosan jelenik meg, és a hat egység összevethető: melyik dolgozik túl drágán, hol kevés az ember.
Így működik: a beosztás költsége (órabér és pótlékok) osztva a bevétel-előrejelzéssel; az egységek között kölcsönzött dolgozó költsége oda kerül, ahol dolgozott.
-
Kész adat a bérszámfejtőnek
A hónap végén a vezető egységenként lezárja a jelenléti ívet, a dolgozó az appban megerősíti a saját óráit, és a lezárt hónap már nem változik. A bérszámfejtő pótlékokra bontott exportot és csak olvasható hozzáférést kap.
Így működik: automatikus éjszakai, vasárnapi, munkaszüneti napi és rendkívüli munka pótlékbontás, munkaidőkeret-egyenleg dolgozónként; export Kulcs-Bér, Nexon vagy CSV formátumban.
A vezető oldaláról
Egy rács mind a hat egységre
Sorban az emberek, oszlopban a napok, a cellákban színes műszakkártyák. A rács egységenként vagy mind a hat egységre egyszerre nézhető, egység vagy munkakör szerint csoportosítva.
- Heti óra a szerződéshez képest a név mellett, túllépésnél színesen
- Munka több egységben a kártyán jelölés mutatja, ha valaki másik egységben dolgozik; egyszerre két helyre nem osztható be
- Sablonok és hétmásolás egységenkénti alaphét, például kávézó hétköznap vagy étterem teltház
- Napfejléc időjárás és események (céges vacsora, teltház, brunch) a létszám tervezéséhez
- Jártasság és elérhetőség műszakot csak az kaphat, aki ért hozzá; a dolgozó megadhatja, mikor nem ér rá
A dolgozó oldaláról
Egy pillantás alatt érthető mobilapp
A dolgozók többsége csak a telefonján találkozik a rendszerrel, iOS-en vagy Androidon. A leggyakoribb ügyeket innen intézik, vezető nélkül:
- Bélyegzés egy gombbal, csak az egység közelében, beállítható körzeten belül; aki nem a saját telefonját használná, az egységben lévő tableten QR-kóddal vagy PIN-nel bélyegez
- Becsült kereset, a mai műszakra és a hónap eddigi részére, pótlékokra bontva
- Saját beosztás, értesítéssel közzétételkor és minden változáskor
- Csere, nyitott műszak, szabadság és betegjelentés; a nem vállalható műszaknál az indok is látszik
- Magyar, angol és ukrán nyelven, hogy a külföldi munkavállalók is használhassák
Biometrikus azonosítás nincs: a jelenlétet a helyszín és az időpont igazolja, minden javítás nyomon követhető naplóban.
Jelenlét és kivételek
- Élő „Ma” nézet – egységenként és összesítve: ki van bent, ki késik, ki van szüneten, ki nem jött be.
- Riasztás hiányzáskor – ha valaki a kezdés után sincs bent, SMS-t kap, majd a vezető is értesítést.
- Elfelejtett kibélyegzés – a rendszer a műszak végén lezárja, a dolgozó javítást kérhet, a vezető jóváhagyja.
- Körzeten kívüli bélyegzés – a vezetőhöz kerül jóváhagyásra.
- Munkaközi szünet – rögzíthető, és a rendszer figyelmeztet, ha 6 óra munka után elmaradt.
- Szabadságkeret – az alapszabadságot és az életkor, valamint a gyermekek után járó pótszabadságot a rendszer számolja; a jóváhagyott szabadság blokkolja a beosztást.
Szerepkörök és jogosultságok
Mindenki azt látja, ami a dolga
A tulajdonostól a dolgozóig hat szerepkör van. A béradatokhoz csak a tulajdonos és a bérszámfejtő fér hozzá.
-
Tulajdonos
- Látja:
- mind a hat egység, költség, bevétel és béradatok
- Teheti:
- beállítások, szabályok, havi zárás
-
Területi vezető
- Látja:
- a rá bízott egységek és a költségarány
- Teheti:
- beosztás, jóváhagyás, emberek kölcsönzése az egységei között
-
Üzletvezető
- Látja:
- a saját egysége
- Teheti:
- beosztás és közzététel, csere, szabadság, jelenlét javítása
-
Műszakvezető
- Látja:
- a saját egysége aznap
- Teheti:
- ki van bent, ki késik, helyettes hívása
-
Dolgozó
- Látja:
- a saját beosztása, órái és becsült keresete
- Teheti:
- bélyegzés, csere, kérelmek
-
Könyvelő vagy bérszámfejtő
- Látja:
- a lezárt hónapok jelenléti ívei
- Teheti:
- export, csak olvasásra
Bevezetés
Egy kávézótól hat egységig, négy hét alatt
A bevezetés egy kávézóban kezdődik, és egységenként halad tovább, így a napi működés közben sem áll meg.
- 1. hét Adatfelvétel Egységek, munkakörök, dolgozók Excelből, szerződéses órák, órabérek, szabadságkeretek és szabály-beállítások.
- 2. hét Próba egy kávézóban Beosztás, bélyegzés és app; a vezető és a csapat képzése nagyjából egy óra.
- 3. hét A többi három kávézó Egységenkénti sablonokkal.
- 4. hét A két étterem Éjszakai és vasárnapi pótlék, teltház-sablon.
- Hónap vége Első havi zárás Bérexport a bérszámfejtővel közösen, párhuzamosan a korábbi módszerrel.
A második fázis, amikor az adatok már bent vannak
- Bevétel a pénztárgépből – a bérköltség-arány a pénztárgép vagy a POS adataiból, időjárással és eseményekkel súlyozva.
- AI-beosztásjavaslat – javaslat a nyitott műszakra és a teljes hétre, indoklással; a döntés a vezetőé.
- Lejáratok és checklistek – egészségügyi kiskönyv, HACCP, nyitási és zárási checklist egységenként.
Kapcsolódó szolgáltatások és projektek
Ti is táblázatban osztjátok be a műszakokat?
Írd meg, hány egységetek van, hogyan készül ma a beosztás, és ki számolja a pótlékokat. Ebből kiindulva megmutatjuk, mi menjen magától, és hol maradjon vezetői döntés.
Beszéljünk a beosztási folyamatotokról
Kapcsolatfelvétel
Mit szeretnél megoldani?
Írd meg pár sorban, és jelentkezünk. Egy személyes vagy online találkozón közösen megnézzük, hogyan lesz belőle működő megoldás.
Visszajelzések
Ügyfeleink mondták rólunk
Így látták a közös tervezést és fejlesztést az ügyfeleink.
5,0 átlag az 5-ből, 9 Google-értékelés Egyeztetést kérekVálogatás a Google-értékeléseinkből.
