A feladat
Minden bérléshez szerződés, díj, számla és belépési jog tartozik
Egy raktárkonténer kiadása több, egymásra épülő lépés: szerződés, kaució, havidíj, számla vagy bizonylat, végül jogosultság a telephely kapujához. A Biztosraktár budapesti és Fejér vármegyei telephelyein cégek és magánszemélyek is bérelnek, eltérő árral és eltérő számlázással.
A cél egy olyan rendszer volt, amelyben ezek a lépések ugyanarra a bérlésre épülnek és egymásból következnek, a munkatársaknak pedig elsősorban a kivételekkel kell foglalkozniuk.
Mit nyer vele a Biztosraktár?
A bérbeadás rutinfeladatait a rendszer végzi
-
Bérlés a nap bármely órájában
Az érdeklődőnek nem kell nyitvatartásra vagy visszahívásra várnia: kiválasztja a szabad konténert, és a weboldalon megrendeli. A munkatárs értesítést kap az új bérlésről.
Így működik: a telephely térképe élőben mutatja a szabad és a foglalt egységeket; megrendeléskor a rendszer újra ellenőrzi a foglaltságot, így egy konténert nem lehet kétszer kiadni.
-
Havi számlák kézi kiállítás nélkül
A rendszer minden nap lezárja a lejárt bérleti időszakokat, létrehozza a következő havidíjat, és elküldi a céges bérlőnek a számlát, a magánszemélynek a bizonylatot. A céges számlák befizetését is követi, és a rendezett tételeket fizetettre állítja.
Így működik: Számlázz.hu-kapcsolat e-számlával; a céges befizetések egyeztetése naponta négyszer fut.
-
A belépés követi a fizetést
Új bérlésnél a kapu csak az első befizetés után nyitható. Ha később egy havidíj rendezetlen marad, a hozzáférés beállítható számú nap után letiltódik, a befizetés után pedig visszakapcsol.
Így működik: a telephely kapuvezérlője egy felhős vezérlőszolgáltatáson keresztül kapja a nyitási parancsot; minden bérlői nyitás naplózva van.
-
Kevesebb utánajárás a késedelmes díjaknál
A lejárt díjakról a rendszer e-mailben emlékezteti a bérlőt, és a fiókjába belépve is figyelmezteti. A munkatársak egy listában látják, ki van túl a fizetési határidőn, és ki a türelmi időn is.
Így működik: egy emlékeztető a fizetési határidő, egy pedig a türelmi idő lejárta után megy ki.
A bérlő oldaláról
Önkiszolgálás egy fiókból
A leggyakoribb ügyekhez a bérlőnek nincs szüksége ügyintézőre:
- Pontosan azt a konténert választja ki, amelyiket szeretné, és előre látja a havidíjat és a kauciót
- Egy fiókban látja minden bérelt raktárát telephelyenként, és innen bérelhet újat is
- Kollégáit vagy családtagjait saját belépéssel hívhatja meg, így ők is nyithatják a kaput
- Letölti a szerződését, a számláit és a bizonylatait, és megadhatja, melyik e-mail-címre kéri a fizetési értesítőket
- Online mondhatja fel a bérlést; a bérlet a már kifizetett időszak végéig tart
Egyszerűbb üzemeltetés
Egy képernyőn a kihasználtság, a bevétel és a teendők
A vezérlőpult egy helyen mutatja a szabad konténereket, a rendezetlen díjakat és a bevétel alakulását, az egyedi esetekben pedig a munkatárs felülírhatja a szabályokat.
Áttekintés egy helyen
- Szabad és karbantartás alatti egységek, telephelyenként a bérlők számával és a havi bevétellel
- Aktív, fizetetlen és felmondás alatti bérlések, a kintlévőség összegével
- Az elmúlt 12 hónap kiállított és beérkezett bevétele grafikonon
- A legutóbbi kapunyitások és befizetés-egyeztetések
- Excel-export a bérlésekről, az ügyfelekről és a készletről
Egyedi esetek és értesítések
- Egyedi ár és egyedi megállapodás – kézzel rögzített bérlésnél megadható; a megállapodás a szerződésbe is bekerül.
- Kapunyitás kézi engedélyezése vagy tiltása – bérlésenként, a fizetési szabályoktól függetlenül.
- E-mail-értesítés – felmondásról, felszabadult konténerről és megtelt telephelyről.
- Szerkeszthető ügyféllevelek – a bérlőknek küldött e-mailek szövegébe adatmezők illeszthetők, és sablononként ki-be kapcsolhatók.
- Névjegyek a telefonon – a bérlők elérhetőségei a munkatársak Google- vagy Outlook-névjegyei között is frissülnek.
- Megkeresések követése – a weboldalról érkező érdeklődések állapottal és megjegyzésekkel kezelhetők.
Számlázás és nyilvántartás
Több bérbeadó, mindegyik a saját nevében
A konténereket cég és magánszemély is bérbe adhatja. A rendszer minden bérléshez hozzárendeli a bérbeadót, és az ő nevében készíti el a dokumentumokat.
-
Bérbeadói aláírással
A szerződésen, a bizonylatokon és a kaucióigazoláson a bérbeadó adatai és aláírása szerepel.
-
Áfakörön kívüli bizonylat
Magánszemély bérlőknek szól, betűvel is kiírt összeggel.
-
Negyedéves SZJA-számítás
A magánszemély bérbeadóknak a rendszer kiszámolja a negyedéves nettó bevételt, az adóalapot és a fizetendő személyi jövedelemadót, havi bontásban, Excelbe exportálva.
-
Bérbeadónkénti kimutatás
Bérbeadónként látható a konténerek száma, az aktív bérlések és a havi nettó bevétel.
Az adatokról minden éjjel biztonsági mentés készül.
